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O Kanban, ou outdoor em japonês, é uma ferramenta visual para agendamento. Foi introduzido pela primeira vez no chão da fábrica da Toyota como um método de fabricação just-in-time que fornecia apenas os materiais necessários no momento em que eram necessários.

Desde então, o kanban se expandiu e pode ser encontrado em todo o gerenciamento de projetos, usado por equipes que nunca montaram um carro. As equipes responderam ao estilo visual do software Kanban como uma maneira fácil de se concentrar na tarefa em questão. Os gerentes de projeto adoram sua transparência no fluxo de trabalho do projeto.

Kanban Basics

Kanban é composto de um tabuleiro e cartões. É realmente simples assim. Seja usando uma placa física ou possuindo uma ferramenta digital, o conceito é o mesmo e também o uso. Essa interface fácil faz parte do seu charme. Se você acabou de ouvir falar sobre o Kanban ou tem apenas conhecimento superficial, continue lendo e veja como os cartões Kanban podem empilhar o deck do projeto a seu favor.

O que é um quadro Kanban?

Antes de chegarmos ao cartão kanban, que é o sangue da vida do kanban, é importante definir o ambiente em que esses cartões residem: o quadro kanban.

O quadro kanban é um campo dividido em colunas. Cada coluna é uma fase do ciclo de produção. Essas colunas podem ter o nome apropriado para o projeto, mas em geral elas são divididas em três: Tarefa, Execução e Concluído.

É enganosamente simples. Na coluna Tarefa, há uma lista de todas as suas tarefas. Os membros da equipe apenas movem a tarefa da coluna Tarefa para a coluna Tarefa depois de iniciarem a execução dessa tarefa. Agora todos podem ver que a tarefa está em jogo. Quando concluída, a tarefa é movida para essa coluna, indicando que o trabalho foi concluído.

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As placas Kanban no ProjectManager.com são personalizáveis
Um exemplo de uma placa kanban no ProjectManager.com

O quadro kanban representa o fluxo de trabalho geral do projeto. Essas placas são ótimas para qualquer processo. Eles organizam o trabalho e evitam que as equipes sejam prejudicadas. Mas e as próprias tarefas, como elas são simbolizadas no quadro?

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O que é um cartão Kanban?

Agora estamos chegando à parte principal do processo kanban, o cartão. No gerenciamento de projetos, eles representam a tarefa conforme ela se move no ciclo de produção. Cada cartão Kanban é uma tarefa. Você pode colocar quantas cartas desejar em cada coluna. Esses cartões podem ser atribuídos a um ou mais membros da equipe.

Os membros da equipe podem ver o trabalho atribuído a eles na coluna a fazer. Em seguida, eles podem colocar suas tarefas uma a uma na coluna de tarefas. Lá fica enquanto eles executam a tarefa. Depois de concluídos, eles movem o cartão para a coluna Concluído. Agora está claro que o trabalho nessa tarefa foi concluído e o ciclo inicia novamente.

Embora o uso do cartão com palavras esteja se distanciando de um cartão real à medida que o Kanban migra on-line, o uso ainda é válido. É o mesmo que um disco, mesmo quando a música é cada vez mais distribuída digitalmente, os termos antigos são difíceis de abalar.

5 dicas do cartão Kanban

O cartão kanban é uma tarefa, mas é um meio de acompanhar o progresso conforme ele se move de uma coluna para a próxima no fluxo de trabalho. Isso dá à produção dessa tarefa maior transparência. Para dominar esse processo, aqui estão cinco dicas para aproveitar ao máximo seus cartões kanban.

1. Dados críticos

O cartão kanban deve ser preenchido com todos os dados críticos necessários para concluir a tarefa. Isso inclui quem na equipe é responsável pelo trabalho, o que é esse trabalho em uma breve descrição, quando é devido, se existem dependências vinculadas à tarefa e, em seguida, documentos e imagens de suporte anexados ao cartão para maior orientação e clareza.

2. Mantenha as coisas simples

O objetivo dos cartões kanban é manter o foco no que deve ser feito agora. Quando você começar a usar cartões kanban, comece com simplicidade. Você sempre pode acelerar mais tarde. Um cartão kanban passará por três iterações: fazer, fazer e fazer. É claro que pode fazer muito mais do que isso, mas no início é melhor seguir o básico. À medida que se sentir confortável, expanda o que o seu Kanban faz.

3. Políticas de configuração

Antes de começar a usar os cartões Kanban, defina políticas claras sobre metodologia. Se todos na equipe entenderem o que os cartões kanban fazem, o processo será mais bem-sucedido. Por exemplo, quando um cartão pode ser trabalhado, o que ele pode passar de uma coluna para a próxima etc.? Esses são limites importantes a serem configurados para garantir um fluxo de trabalho ágil.

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4. Loops de Feedback

O cartão Kanban não está escrito em pedra. Conforme o projeto muda, o cartão e o cartão kanban também mudam. Sempre há espaço para melhorias no seu fluxo de trabalho e o Kanban está lá para responder a ele. Portanto, reserve um momento regularmente para examinar seu Kanban e ver se ele pode ser melhorado.

5. Não desorganize sua coluna de tarefas

Você não quer ter um gargalo obstruindo o processo de seus trabalhos. A idéia de limitar a coluna WIP (trabalho em andamento) impede que essa fila obtenha muitos cartões kanban e, potencialmente, deixe muitos desses cartões desfeitos. Você não deseja cartões em estado inacabado ou inicia a multitarefa em um esforço para fazer as coisas muito rapidamente. Apenas trabalhe em cartões prioritários.

ProjectManager.com e cartões Kanban

Esse é o básico, mas os painéis kanban se desenvolveram exponencialmente à medida que foram dobrados em ferramentas de software de gerenciamento de projetos maiores. O ProjectManager.com é um software que organiza projetos com alguns dos recursos mais dinâmicos do Kanban disponíveis.

Uma experiência personalizável

Alguns quadros kanban podem muito bem ser escritos em pedra: eles não estão abertos à forma como você trabalha. O ProjectManager.com possui colunas kanban personalizáveis, para que você possa nomeá-las como apropriado para o seu projeto. Crie quantos forem necessários para o projeto.

Exemplo da placa Kanban do ProjectManager.com As equipes desejam um Kanban fácil de usar e flexível. Os cartões podem ser arrastados e soltos de uma coluna para a próxima, o que facilita o progresso da atualização. Mas esses cartões são mais do que meras tarefas.

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Os cartões kanban do ProjectManager.com são altamente dinâmicos. Por exemplo, você pode adicionar uma lista de tarefas ao cartão atribuído a você e gerenciar seu próprio fluxo de trabalho. Cada cartão pode ser marcado e priorizado para facilitar a classificação. Além disso, os gerentes de projeto podem anexar quantos documentos e imagens relevantes forem necessários ao cartão.

Recursos de colaboração

Depois que o cartão tiver sido formatado e atribuído, você não deseja que ele fique apenas lá. O ProjectManager.com possui cartões que facilitam o trabalho em equipe das equipes.

As equipes podem comentar, marcar outros membros do projeto e anexar arquivos. Tudo isso está anexado à tarefa, para que você não precise alternar entre vários e-mails para encontrar o que precisa.

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Recursos de colaboração no ProjectManager.com Os gerentes têm prioridades diferentes. Eles querem atribuir e acompanhar o projeto. Com o ProjectManager.com, você pode atribuir tarefas diretamente do cartão Kanban. Os membros da equipe são notificados quando são designados, para que todos estejam na mesma página.

Várias vistas de projeto para mais controle

Porém, nem tudo que você faz em um projeto pode se apoiar em quadros kanban. É por isso que o ProjectManager.com tem várias visualizações de projeto. As equipes podem preferir o fluxo de trabalho visual de uma exibição kanban, enquanto os gerentes podem querer ver as tarefas dispostas em uma linha do tempo em um gráfico de Gantt, para que possam vincular dependências. Também há visualizações de lista de tarefas e calendário.

recurso de lista de tarefas no ProjectManager.com

Relatórios acionáveis

É importante ter dados para acompanhar um projeto. Você não precisa mudar para outro software para ver como o projeto está indo. O ProjectManager.com tem tudo isso sob o mesmo teto. Os relatórios com um clique informam como as tarefas estão progredindo, pois as atualizações de status são refletidas instantaneamente no software. Ele fornece os dados necessários para você fazer a escolha certa.

As partes interessadas também querem saber como o projeto está progredindo, mas não querem que você entre no mato com elas. O ProjectManager.com possui um painel em tempo real para uma visualização de alto nível, incluindo o progresso da tarefa, para manter as partes interessadas informadas.

Painel do ProjectManager.com

Kanban não é mais apenas para fabricação. É uma ferramenta favorita para equipes de scrum que trabalham em um ambiente ágil, mas também para equipes de marketing, RH e qualquer pessoa envolvida em qualquer tipo de projeto ou setor. Cartas Kanban são uma mão vencedora.

O ProjectManager.com possui uma ferramenta Kanban robusta que fornece visibilidade aos projetos e permite que as equipes tenham autonomia para trabalhar em conjunto de maneira mais produtiva. Seu software baseado em nuvem fornece aos gerentes e equipes de projetos os dados mais atualizados possíveis, o que significa decisões mais informadas. O Kanban é apenas uma das quatro visualizações do projeto, todas totalmente integradas ao software, mantendo todos na mesma página. Experimente a ferramenta kanban do ProjectManager.com hoje, fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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