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Uma ordem de serviço é o tecido conectivo entre um cliente e o trabalho que ele deseja que seja executado. Eles são a trilha de papel que define o que precisa ser feito, quando e por quanto. Eles são a força vital de muitos setores que fornecem serviços e manutenção.

A maioria de nós assinou ou recebeu ordem de serviço, mas como muito do que é comum, não temos realmente uma ideia firme do que é e por que é um elo tão crucial em muitas transações comerciais.

O que é uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que descreve um trabalho entre um cliente e um contratado. As ordens de serviço podem ser geradas para uso dentro de uma organização, provavelmente com software de gerenciamento de trabalho, mas normalmente servem como um contrato entre o cliente e quem quer que ele contrate para executar o trabalho desejado.

Uma ordem de serviço inclui uma descrição do trabalho com uma estimativa de quanto custará para realizá-lo, incluindo mão de obra, peças e materiais. Pode haver formulários anexados, dependendo do tipo de trabalho que você está atribuindo, o que pode exigir licenças ou outra papelada.

A ordem de serviço também terá informações sobre o local onde o trabalho é necessário, quem o executará e o prazo em que deve ser concluído. As informações do cliente também estão incluídas e podem ser usadas como nota fiscal da obra.

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Para que servem as ordens de serviço?

As ordens de serviço padronizam o fluxo de trabalho e criam um processo simples e rápido para agendar, atribuir e rastrear o trabalho enquanto documenta recursos e rastreia o desempenho.

As ordens de serviço são usadas principalmente na indústria da construção para solicitações de serviço, mas também podem ser usadas para produtos, inspeções e auditorias. Na manufatura, uma ordem de serviço é freqüentemente chamada de ordem de venda quando uma construção ou engenharia está para ocorrer.

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Independentemente do setor em que uma ordem de serviço é usada, ela é usada para rastrear e monitorar o andamento do status do trabalho. Isso é verdadeiro quando usado em serviço de campo ou dentro de uma indústria com a tarefa de inspeção regular. Nesse sentido, eles agem quase como um relatório de status.

Tipos de Ordem de Serviço

Em termos de estrutura, existem vários tipos de ordens de serviço.

  • Citações: Este tipo de ordem de serviço é uma lista de produtos com seus preços incluídos. Essas cotações são capturadas e o cliente pode, então, decidir se cumpre seus requisitos financeiros para o trabalho. Esses produtos não estão comprometidos com o estoque.
  • Pedidos: A diferença entre uma ordem de serviço de cotação e uma ordem de serviço baseada em pedidos é que a última é uma lista de produtos com maior probabilidade de serem adquiridos pelo cliente. Portanto, eles podem ser comprometidos com um inventário.
  • Ordem de trabalho não planejada: Isso trata de trabalhos que não foram planejados com antecedência, como quando uma máquina quebra.
  • Ordem de Trabalho Planejada: Quando você tem um trabalho recorrente e que pode ser programado, como uma manutenção preventiva, é chamado de ordem de serviço planejado.
  • Ordem de Trabalho Interna: Essas são ordens de serviço que se originam de alguém na organização e são enviadas para outra pessoa na organização.
  • Ordem de Trabalho Externa: Quando uma ordem de serviço se origina de fora da organização.
  • Ordem de Trabalho Manual: Esta ordem de serviço é programada manualmente após a obtenção de uma solicitação de serviço.
  • Ordem de Serviço Automática: Quando uma ordem de serviço pode ser configurada para agendar atribuições automaticamente, como uma ferramenta de software.

Se você está falando sobre uma ordem de serviço de serviço, em vez de um produto, está detalhando a programação para que esse serviço seja entregue.

Esses tipos são um tanto flexíveis, uma vez que a ordem de serviço é feita, ela pode ser alterada de uma cotação para um pedido, detalhando quantos produtos na cotação podem ser comprometidos. Um pedido com uma cotação contém informações apenas do pedido, como uma data de autorização.

Amostra de ordem de serviço

Para ter uma ideia geral melhor das ordens de serviço e o que elas envolvem, vamos dar uma olhada em um exemplo. ProjectManager.com tem uma série de modelos gratuitos de gerenciamento de projeto e, abaixo, uma versão completa de nosso modelo de ordem de serviço. Descreveremos os diferentes elementos da ordem de serviço e como usá-los.

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exemplo de ordem de serviço
Modelo de ordem de serviço do ProjectManager.com –Baixe Agora

Contato e informações internas

Nosso modelo de pedido de serviço gratuito pode ser personalizado para se ajustar aos perímetros do seu negócio, mas está totalmente carregado com o básico. Na parte superior, é onde muitas das informações pertinentes são capturadas, como nome da empresa, endereço e contato.

Também há um local para adicionar o número da ordem de serviço, que é a chave para controlar o trabalho e encontrar a ordem de serviço rapidamente. As datas são incluídas para quando a ordem de serviço é emitida, quando o trabalho deve começar, terminar e quando estiver concluído.

Um nível de prioridade pode ser definido. A pessoa que solicitou a ordem de serviço é identificada e um ID de cliente para uso interno é fornecido. Para organizações maiores, o departamento pode ser especificado.

Descrição do trabalho

A carne da ordem de trabalho é, obviamente, o trabalho e seu trabalho e materiais relacionados. Aqui a obra é descrita, quem é faturado é identificado e, se necessário, para onde a obra será enviada.

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A seguir, há uma descrição detalhada do trabalho a ser feito e quantas horas levará para fazer cada tempo de linha, bem como a taxa do trabalhador encarregado do trabalho. Isso é então totalizado.

Materiais requeridos

A próxima seção em nosso exemplo de ordem de serviço lista os materiais necessários para concluir o trabalho, quanto de cada um, o custo e qualquer imposto aplicável. Tudo isso é adicionado ao total acima para um subtotal. Quaisquer cobranças adicionais são adicionadas a este subtotal para atingir o preço total da ordem de serviço.

Finalmente, há espaço para adicionar informações adicionais. Depois, há uma assinatura e data. Novamente, este é um exemplo de ordem de serviço, mas alguns ajustes podem ser aplicados a quase qualquer ordem de serviço que você precise produzir.

Princípios Chave da Boa Gestão da Ordem de Trabalho

Uma ordem de serviço é, na verdade, uma tarefa. É uma maneira de descrever, atribuir e rastrear um trabalho para garantir que seja concluído no prazo e dentro de um orçamento acordado. Gerenciar a criação e o fluxo de uma ordem de serviço à medida que ela vai do início à execução e à conclusão é fundamental.

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O processo de ordem de serviço segue três etapas:

1. Crie uma nova ordem de serviço
2. Tráfego através da organização
3. Feche a ordem de serviço ao concluir

No que se refere aos que estão envolvidos na gestão da ordem de trabalho, incluem-se quem solicitou a obra, quem está habilitado a aprová-la e quem a realiza.

Ter algum mecanismo de relatório também ajudará a acompanhar o trabalho e garantir que ele seja concluído dentro do prazo. Quando terminar, o pagamento é necessário e, portanto, a folha de pagamento precisa ser envolvida para gerenciar quaisquer adiantamentos e o pagamento final.

Como ProjectManager.com simplifica o gerenciamento de ordens de serviço

ProjectManager.com é um software premiado que ajuda a organizar o trabalho e aumentar a eficiência. A geração, o rastreamento e o pagamento de ordens de serviço são aprimorados por nossa ferramenta baseada na nuvem, que fornece dados em tempo real para sempre saber se você está cumprindo o cronograma.

Os quadros Kanban podem ser usados ​​para criar ordens de serviço, adicionar anexos, definir prioridades e monitorar o progresso. As ordens de serviço são feitas em cartões que são colocados abaixo das colunas que representam as fases do trabalho, que podem ser personalizadas para corresponder à nomenclatura da sua organização.

quadros kanban para gerenciar ordens de serviço

Acompanhe o progresso para melhores resultados

Acompanhe o progresso nos painéis que refletem automaticamente as atualizações de status e calculam métricas como tempo, tarefas, custos e muito mais. Se sua equipe estiver em campo, desde que tenha conectividade com a Internet, eles podem atualizar seu status ou colaborar comentando no nível da tarefa.

o painel em tempo real monitora o progresso e o desempenho

O tempo registrado no trabalho também pode ser rastreado com planilhas de horas que também otimizam a folha de pagamento. Eles são seguros e fáceis de usar. Nosso armazenamento ilimitado de arquivos significa que você pode usar a ferramenta como um hub centralizado para gerenciar todas as suas ordens de serviço.

ProjectManager.com é uma ferramenta baseada em nuvem que organiza o trabalho e os trabalhadores para maior produtividade. Gerencie suas ordens de serviço e mantenha sua equipe trabalhando onde quer que esteja ou quando estiver trabalhando. Experimente ProjectManager.com hoje, fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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