Um guia completo para gráficos RACI / RASCI • Guia para gerenciamento de projetos para meninas
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Um guia completo para gráficos RACI

Descobrir quem faz o quê em seu projeto pode ser um desafio. Um gráfico RACI é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda você a fazer exatamente isso.

Neste artigo, darei a você tudo o que você precisa saber sobre a produção de um gráfico RACI para o seu projeto.

Sua equipe chama isso de gráfico RASCI? Também cobriremos esse ‘S’ extra. Há muita coisa acontecendo neste artigo, então aqui estão alguns links rápidos para ajudá-lo a navegar por ele.

O que é um gráfico RACI?

O RACI (digamos: atrevido) é uma maneira de categorizar as partes interessadas para definir suas funções e responsabilidades em um projeto. As letras na parte superior representam:

  • Responsável: Essas pessoas são responsáveis ​​por determinadas tarefas. Eles são o “criador” da entrega.
  • Responsável: Essa é a pessoa responsável pelo trabalho em questão que dará a aprovação.
  • Consultado: Essas pessoas gostariam de saber sobre a tarefa e procuraríamos suas opiniões antes de uma decisão ou ação.
  • Informado: Esse grupo obtém comunicação unidirecional para mantê-los atualizados com o progresso e outras mensagens após uma decisão ou ação.

Lembre-se de que as pessoas podem se enquadrar em várias categorias. Aqui está um exemplo.

Modelo de gráfico RACI
Exemplo de um gráfico RACI

Saber o que as pessoas fazem e a influência que elas têm é parte importante de como gerenciar um projeto.

O que há de diferente no modelo RASCI?

Na verdade não muito. O RASCI inclui uma opção extra para marcar as pessoas como “Suporte” (esse é o S). É alguém que pode fornecer recursos, informações ou geralmente o ajudará a realizar o trabalho.

O vídeo abaixo resume os gráficos RACI em menos de um minuto.

Para que é usada a matriz RACI

Predominantemente, o RACI e o RASCI são usados ​​como uma matriz de papéis e responsabilidades. Eles esclarecem as relações entre tarefas e pessoas nos projetos.

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Porque se importar? Bem, as pessoas nem sempre sabem o que devem fazer. Um gráfico que o define explica claramente o que você espera deles no projeto.

Inclua-o na documentação de suas funções e responsabilidades para o projeto.

trabalhando no ipad

Também é útil para planos de comunicação, pois pode fornecer idéias sobre quais partes interessadas precisam de qual tipo de comunicação em quais pontos. Pode sinalizar quais decisões serão tomadas por consenso, o que também é útil para identificar antecipadamente.

Outro uso é para o mapeamento de processos. Se você deseja alterar um processo como parte do seu projeto, pode usar o RACI para percorrer o processo e registrar quem será afetado por qualquer alteração no processo.

No entanto, seu gráfico não ajuda muito, a menos que você o mantenha atualizado, pois as pessoas mudam de função e passam a diferentes posições de responsabilidade durante um projeto.

Os problemas de não ter gráficos RACI

Quando você não documenta quem é responsável pelo quê, corre o risco de:

  • As decisões demoram mais, porque ninguém sabe quem terá a palavra final.
  • Culpe quando as coisas dão errado.
  • Uma equipe sobrecarregada porque você não equilibrou o trabalho adequadamente.
  • Inatividade: quando as pessoas não têm certeza se devem fazer algo, normalmente não fazem nada.

Se você está enfrentando problemas, leia o meu guia definitivo para levar as pessoas a assumirem a responsabilidade por seu trabalho. Tem algumas boas sugestões para levar as pessoas a fazerem o que precisam.

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Como produzir um gráfico RACI

A maneira mais comum de ver o RACI ou o RASCI usado é na forma de tabela – com os indivíduos (ou grupos) na parte superior e a lista de tarefas na lateral.

O Praxis Framework explica que você o cria da seguinte maneira:

“… combinando duas estruturas de detalhamento: a estrutura de detalhamento do trabalho com a estrutura de detalhamento organizacional. Se necessário, a estrutura de detalhamento do trabalho pode ser substituída por uma estrutura de detalhamento do produto. ”

Dica profissional: É assim que o RACI se vincula à sua WBS, caso você esteja se perguntando qual é a diferença.

Um formato tabular é bom para documentar as funções e responsabilidades de seus stakeholders e é muito fácil criar um modelo RACI para usar uma e outra vez.

Então, fazemos isso:

  1. Identifique o trabalho (use sua estrutura de detalhamento do trabalho, se você tiver um, para obter velocidade).
  2. Identifique as pessoas, incluindo fornecedores e clientes. É tradicional usar funções em vez de nomes no gráfico, mas pessoalmente eu usaria nomes reais, onde é apenas uma pessoa.
  3. Preencha seu modelo RACI com funções / nomes e tarefas.
  4. Marque as pessoas responsáveis ​​primeiro.
  5. Agora adicione as contas.
  6. Agora adicione o Consultado, Informado e de Suporte (se estiver usando). Faça isso em equipe, se necessário, mas é mais fácil começar com um rascunho do que em uma tabela em branco.
  7. Distribua o gráfico RACI.
  8. Faça alterações com base no feedback.
  9. Assine como concluído.
  10. Não se esqueça de revisá-lo de vez em quando para verificar se nada mudou.
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trabalhando em um laptop

Uma maneira alternativa de pensar sobre o RACI

Se você tiver dificuldade em lembrar quantos você tem em cada grupo, pense no RACI como um triângulo.

Triângulo Matricial RACI

Há apenas uma pessoa responsável pela tarefa ou projeto, e eles estão no topo. Você tem várias pessoas responsáveis ​​por vários elementos. Um grupo maior é consultado e fornece informações.

Um grupo ainda maior obtém comunicações regulares, mas não está ativo de nenhuma outra maneira.

Verificando sua matriz RACI

Depois que sua matriz de atribuição de responsabilidades estiver concluída, vale a pena gastar alguns minutos checando o que você fez. Olhe para:

  • Pessoas sem espaços vazios: eles têm muito trabalho alocado a elas.
  • Pessoas com muitos “A’s”: você pode empurrar a autoridade deles para baixo na organização?
  • Pessoas com muitos “Rs”: eles são responsáveis ​​por muitos resultados. Verifique o seu equilíbrio de trabalho.

Verifique também as tarefas.

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  • Tarefas com muitos “Rs”: existem muitas pessoas envolvidas nisso para concluir o trabalho a tempo?
  • Tarefas com muitos “C”: muitas pessoas consultadas vão atrasar o trabalho.
  • Tarefas com muitos “eu”: você pode criar uma regra que diga que as pessoas são informadas apenas por exceção, ou seja, quando precisam saber que algo se desvia do plano? Isso economizará tempo de comunicação quando tudo estiver indo como esperado.

Por fim, verifique se há espaços em branco. Toda tarefa deve ter uma pessoa responsável e uma pessoa responsável. Você não precisa necessariamente que as pessoas sejam de suporte, consultadas e informadas para todas as tarefas, mas se houver muitas lacunas aqui, pode ser um sinal de que você perdeu algumas partes interessadas.


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RACI e PRINCE2

O PRINCE2® não possui RACI / RASCI exatamente da mesma maneira como descrito acima. O método possui três níveis de responsabilidade:

  • Produtor (isso é equivalente a Responsável)
  • Revisor (como uma função de controle de qualidade)
  • Aprovador (o mesmo que Responsável)
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Você documenta essas funções para cada pacote de trabalho. Também funciona bem assim, mas é limitado no uso de comunicações, porque realmente define apenas as responsabilidades das funções de gerente de projeto, gerente de equipe, garantia de projeto e suporte ao projeto.

Você também pode atribuir responsabilidades ao patrocinador e ao fornecedor sênior, mas acho que o RACI geral é uma escolha melhor e mais completa.

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RACI e O Guia PMBOK – Sexta Edição

Você pode ter vários gráficos RACI para um projeto, cada um com diferentes níveis de detalhe

O RACI (não o RASCI) faz parte da seção 9 do Guia PMBOK® – Sexta Edição, Gestão de recursos.

O livro enfatiza que você pode produzir várias matrizes de atribuição de responsabilidades em diferentes níveis. Você pode ter um de alto nível para o projeto em geral e, em seguida, de nível inferior para atividades específicas.

Dicas e truques para gráficos RACI fantásticos

Por fim, deixe-me dar algumas dicas e truques sobre como tornar seus gráficos RACI e RASCI o mais útil possível.

  • Responsabilidades responsáveis ​​devem estar o mais baixo possível na hierarquia.
  • Apenas tenha uma pessoa responsável por qualquer atividade.
  • A pessoa responsável deve ter autoridade para ser realmente responsável.
  • Tenha o menor número possível de pessoas consultadas ou informadas.
  • Obtenha seu gráfico RACI acordado pela equipe.

A matriz de atribuição de responsabilidade – RACI / RASCI – é uma ferramenta útil de gerenciamento de projetos que destaca o tipo de entrada que cada parte interessada ou grupo de partes interessadas terá.

Mas só isso não basta. Você precisa envolver as partes interessadas além da grade para que o projeto seja um sucesso.

No entanto, o RACI fornece um ponto de partida para identificar e categorizar as partes interessadas, para que você possa se envolver adequadamente e trabalhar com elas.

Leitura adicional

Aqui estão alguns livros que ajudarão você a levar isso adiante.

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