Revisão GanttPRO + Mini-tutorial • Guia das garotas para gerenciamento de projetos
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Esta é uma revisão do software GanttPRO usado em março de 2020. Fui compensado pelo meu tempo na preparação desta revisão, mas todas as visualizações são minhas.

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Você está procurando uma ferramenta on-line que ofereça poderosos modelos de gráficos de Gantt e todos os outros bits necessários para colaboração, como compartilhamento de arquivos, exportação e gerenciamento de recursos? O GanttPRO pode ser apenas a solução para você.

Leia…

(Divulgação completa: Fui compensado pelo tempo gasto na preparação desta revisão, mas as opiniões expressas são minhas e esta é uma revisão / tutorial honesto de como a encontrei.)

Informação geral

Nome: GanttPRO

Fornecedor: XB Software, Inc

Opções de hospedagem: Apenas solução online (desktop). O aplicativo móvel está em desenvolvimento.

Línguas: Inglês, russo, espanhol, alemão e português.

Custo: Não há plano gratuito (embora exista um teste gratuito). O preço começa em US $ 8,90 por mês por usuário, para equipes com mais de 5 usuários. Também há um plano “individual” se você é o único gerente de projeto que precisa de uma solução de gráficos de Gantt e isso custa US $ 15 por mês.

Primeiras impressões

O poder do GanttPRO está – como você adivinhou pelo nome – nos gráficos de Gantt.

Primeiras impressões: é muito bom.

Costumo comparar as coisas com o Microsoft Project, porque essa é a ferramenta que eu conheço melhor e que utilizo há anos. Dito isso, eu me classifico como um usuário “normal” do MSP porque não uso muitos dos recursos avançados de rastreamento de custos etc.

O GanttPRO é bom para o Microsoft Project. Eu gostei de usá-lo, e é fácil. Se você já usou outros planejadores de projeto de gráfico de Gantt, poderá escolher este com uma pequena curva de aprendizado.

Criando um gráfico de Gantt

Crie um novo projeto e defina a duração com a qual você deseja trabalhar. A etapa Duração oferece a opção de definir horas, dias, semanas ou meses. Em seguida, defina seus dias e horários de trabalho, para que você possa dar à sua equipe um almoço generoso, se quiser.

Feito isso, você vê a visualização do gráfico de Gantt.

Hierarquia de tarefas

O nível mais alto do seu gráfico de Gantt do projeto é um subprojeto. Isso pode representar um fluxo de trabalho, um grupo de tarefas ou literalmente um subprojeto, se você estiver planejando um programa.

Com isso, você pode adicionar tarefas, e o menu adicional “três pontos” permite adicionar subtarefas infinitamente. Clique em Enter para adicionar outra tarefa ou adicione uma tarefa irmã no mesmo nível em que você está atualmente.

Você pode arrastar e soltar qualquer coisa no gráfico de Gantt, mesmo para recuar / recuar tarefas.

Ícones de tarefas no GanttPRO

Cada tarefa possui três ícones:

Em formação: Contém o nome e a descrição da tarefa. Você pode usar a descrição como uma maneira de comunicar informações importantes para outros usuários, pois pode passar o mouse sobre a tarefa e ver essas informações aparecerem. Pessoalmente, eu não gostaria de confiar em ninguém que estivesse por perto para obter informações críticas, mas tenho certeza de que poderia encontrar alguma utilidade para esse campo.

Configurações: Contém parâmetros básicos da tarefa (data de início / término, prioridade, estimativa). Você pode forçar um prazo de uma determinada data. Isso mostra um ícone de fogo no gráfico de Gantt.

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É uma maneira muito visual de ver uma data fixa. O ícone de disparo não afeta a programação – sua tarefa ainda pode ser atrasada. Mas assim que você atinge o prazo, o gráfico de Gantt mostra uma mensagem dizendo que sua tarefa está atrasada.

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Adoro esse recurso – que ótima maneira de mostrar às pessoas o impacto do atraso na entrega.

O ícone de configurações também fornece informações sobre dependências, status (aberto / fechado, etc), duração, tipo (tarefa / marcos) e anexos de tarefas (que você pode adicionar na área de trabalho, arrastar e soltar ou adicionar do Google drive ou One Dirigir).

Excluir: Se você deseja excluir a tarefa.

Criando dependências

É fácil criar uma dependência no GanttPRO. Você pode fazer isso nas configurações da tarefa ou arrastar e soltar as tarefas juntas no gráfico de Gantt.

Você pode definir um atraso, se precisar. E você pode usar os 4 tipos de dependência clássicos, o que é bom. Vi ferramentas simples que não permitem atraso ou alguns tipos de dependência, por exemplo FF.

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Notificações

Você pode ver as notificações recebidas no menu Notificação e também tem a opção de enviar notificações por e-mail e push (o push é exibido apenas quando você está na ferramenta).

Você pode marcar pessoas nos comentários da tarefa com @ e isso sinaliza uma notificação. Você também pode personalizar as notificações – muito importante se estiver tentando gerenciar a sobrecarga de informações.

Você também pode definir uma notificação para um prazo fixo, para ajudá-lo a ter controle sobre o prazo, enviando um e-mail com alguns dias de antecedência (ou sempre que desejar ser alertado sobre o próximo prazo da desgraça).

Marcos em GanttPRO

É fácil adicionar um marco no GanttPRO. Escolha a opção na lista de tarefas ou altere o tipo de qualquer tarefa existente.

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Altere a cor do seu marco clicando na caixa de cores ao lado do nome do marco. Eu faria isso, porque a cor padrão do marco é fúcsia, e isso é um pouco brilhante para meus stakeholders.

Colunas do gráfico de Gantt

As colunas padrão no gráfico de Gantt são o nome da tarefa, o responsável e o status.

Mas você pode mostrar qualquer um da longa lista de opções.

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Veja esse botão no final da lista? Você pode criar uma coluna de sua escolha com uma enorme variedade de opções. Criei uma coluna para mostrar o status do RAG na tarefa, mas não há opção para escolher Vermelho! (Enviei isso de volta à equipe para consideração como aprimoramento).

As cores são boas, mas eu adoraria um vermelho para poder sinalizar etapas e tarefas como vencidas ou significativamente em risco.

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Você pode classificar suas tarefas pelos filtros, por exemplo. todas as tarefas que são âmbar podem ser filtradas. E você pode salvar um filtro! Assim, você pode criar filtros personalizados, por exemplo por mostrar todos os marcos em risco para o seu relatório mensal.

Gestão de recursos

Você pode convidar pessoas por convite por email. Pelo que entendi, você precisará configurar cada gerente de projeto como administrador, pois a função alternativa (um membro) tem direitos limitados de edição.

Os membros podem editar apenas tarefas às quais foram atribuídos e não podem alterar as datas de início e término da tarefa. É um papel limitado. Não consigo pensar em ninguém em minhas equipes que gostaria de dar, para ser honesto.

Há também a função de “proprietário”, que atua como administrador do sistema e tem acesso a todos os projetos e informações de cobrança.

Você também pode adicionar recursos virtuais, que podem ser:

  • Um recurso físico como um servidor ou um equipamento
  • Um tipo de função como designer ou testador
  • O nome de uma pessoa à qual você deseja atribuir tarefas, mas não deseja que elas tenham um login no software.
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Os recursos podem ter um custo associado a eles (se você quiser), por exemplo. preço por hora ou um custo fixo.

Na parte inferior do gráfico de Gantt, você pode ver um relatório de carga de trabalho.

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Os recursos estão listados e você pode ver o horário agendado para trabalhar por dia. Vermelho significa sobrecarregado, azul está sobrecarregado e verde mostra que os recursos estão alocados suficientemente.

Você pode criar calendários pessoais para recursos que permitam férias ou membros de meio período da equipe – se você tentar atribuir pessoas a tarefas nesses dias, o relatório de carga de trabalho será exibido em vermelho (isso não impedirá que você faça embora).

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Esforço e duração de rastreamento

Você pode fazer um planejamento baseado em esforço e duração – genialidade. Portanto, a duração da tarefa pode ser de 1 semana, mas a estimativa de esforço é de 8 horas. A coluna de custo é calculada com base na estimativa de esforço (ou custo fixo, se você estiver usando um recurso com custo fixo).

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Dito isto, descobri que há um uso limitado para esse tipo de rastreamento de custos em projetos. A menos que você esteja aplicando quadros de horários para rastrear as horas reais trabalhadas, o rastreamento do orçamento do tempo dos recursos está repleto de dificuldades.

No GanttPRO, não há como distinguir entre tempo faturável e não faturável (você pode configurar diferentes tipos de recursos genéricos e alocar tarefas faturáveis ​​e não faturáveis ​​para eles, eu acho).

De qualquer forma, esses problemas com o rastreamento do custo do horário interno não são específicos do GanttPRO.

Rastreamento de tempo

Você pode acompanhar as horas gastas, o que cria custos reais. Há um cronômetro embutido no aplicativo, para que você não precise confiar nas pessoas que acompanham seu tempo fora do aplicativo e que você (ou elas) o copie.

O progresso é alterado manualmente com base na porcentagem concluída. Isso afeta o custo fixo de um recurso de custo fixo. Não tenho certeza se esse é um recurso útil para recursos de custo fixo. Mesmo que a tarefa seja de 6 horas e não de 8 horas, um custo fixo é o custo fixo. Eu diria que o custo é incorrido assim que a tarefa é concluída.

No entanto, muitas pessoas ainda acompanham o uso da porcentagem concluída. Se isso for importante para você, o recurso estará lá.

Relatórios

Existem apenas dois relatórios: análise de orçamento e análise de tempo, os quais dependem (obviamente) dos dados inseridos.

Você não pode ver uma exibição do portfólio de todos os projetos no GanttPRO, para não obter relatórios corporativos ou de PMO. Essa não é uma limitação restrita apenas ao GanttPRO – outras ferramentas de gráfico de Gantt também têm essa restrição. É apenas algo a ter em atenção se houver a expectativa de que você será capaz de gerar relatórios entre projetos.

Em março de 2020, a equipe do GanttPRO está trabalhando para adicionar esse recurso.

Integrações GanttPRO

Não há muitas opções de integração no momento. Você pode enviar arquivos do Google Drive ou One Drive, e o GanttPRO se integra ao Jira. Você pode exportar para o Excel.

É sobre isso.

Faturamento GanttPRO

Há uma avaliação gratuita de 14 dias (não é necessário cartão de crédito) e você precisa se inscrever para um plano pago.

O faturamento do GanttPRO é anual para indivíduos, para que você esteja vinculado à sua assinatura durante o ano inteiro. Os planos da equipe podem ser cobrados mensalmente e anualmente. Mas tem um preço muito competitivo. E você provavelmente só precisará de licenças pagas para seus gerentes de projeto, pois muitas das pessoas que executam tarefas podem ser criadas como recursos genéricos.

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Kanban Board em GanttPRO

Se o Gantt View não é para você, mude para o Board View.

O Modo de exibição da placa padroniza como Aberto, Em andamento, Concluído (pelo responsável) e Fechado (pelo PM).

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Linhas de base

Você pode salvar quantas linhas de base forem necessárias. Ative a linha de base e poderá ver a comparação com sua programação atual, no gráfico de Gantt e nas colunas (com as datas / progresso originais, etc, mostrados no relatório).

Compartilhando seus planos com outras pessoas

Opção 1: Exportar

Você pode exportar como PDF, PNG, XML e Excel.

Você pode gerenciar as colunas que deseja exportar para obter apenas o que precisa, o que é útil.

Opção 2: URL público

Se você não deseja criar um documento ou sua programação é muito grande para ser facilmente inserida em um documento, é possível compartilhar um URL público em seu plano para que qualquer pessoa possa ver.

Você pode controlar as informações que estão sendo compartilhadas – aplique um filtro para personalizar exatamente o que deseja mostrar. Por padrão, o URL é dinâmico e mostra a programação em tempo real. Essas são ótimas notícias para as partes interessadas que não desejam usar um link diferente cada vez que analisam o status mais recente da programação.

Se você deseja fornecer apenas um momento fixo na visualização do tempo, marque a caixa “instantâneo” para compartilhar a aparência da programação no momento.

Essas opções de compartilhamento de links são ótimas para o CTO ou executivo que quer evidências de progresso e deseja ver o gráfico de Gantt, mas você não deseja que eles se intrometam nele!

Guardar como modelo

Salve o projeto como um modelo e marque para compartilhar o modelo com sua equipe para que eles possam usá-lo.

Opções de ajuda

Eu sempre gosto de olhar para as opções de ajuda porque, então, você sabe quanto apoio está disponível para você, se precisar encontrar um recurso ou fazer algo funcionar corretamente. Fiquei impressionado com o suporte ao cliente disponível para o GanttPRO.

Existem links para o Learning Center para vídeos do YouTube, etc. Cada cliente recebe um gerente de conta, o que é ótimo, e os gerentes de suporte ao cliente estão disponíveis on-line para bate-papo ao vivo.

Se você deseja uma ferramenta com suporte robusto, o GanttPRO é adequado.

Microsoft Project vs GanttPRO

GanttPRO é uma alternativa online do Microsoft Project. Eu já confessei não ser um usuário avançado do MSP, mas os recursos que eu uso nele são todos replicados no GanttPRO.

Não consegui encontrar nada que quisesse no GanttPRO, usando os recursos padrão do gráfico de Gantt imediatamente.

Em suma…

O GanttPRO é um produto sólido para gerenciar projetos individuais, mas não seria adequado para uma equipe em que o PMO precisava ver relatórios consolidados, a menos que eles estivessem preparados para montar isso manualmente.

O GanttPRO é direcionado para pequenas e médias empresas que precisam de software Gantt com todos os recursos, mas sem alguns dos outros complementos de “agências”, como faturamento. Se você se preocupa em ter a Visualização da placa para outros fins ou para seus projetos menores ou para listas pessoais de tarefas, também existe.

A curva de aprendizado é pequena, especialmente se você tiver experiência no uso de outras ferramentas de gráficos de Gantt.

Adorei o gráfico de Gantt e é refrescante para uma ferramenta SaaS online ter um gráfico de Gantt tão robusto.

Pin para leitura posterior:

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