Reunião de Requisitos: Um Guia Rápido
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Imagine que você está liderando um novo projeto de TI que envolve a construção de um call center da rede para os servidores. O próprio call center abrigará centenas de empregos e reduzirá a divisão entre cliente e produto.

Você já tem a instalação, só precisa de alguns recursos para que isso aconteça. Isso pode parecer com mesas, computadores, uma arquitetura de rede, uma pilha e armário de servidor, além de terminais como computadores / estações de trabalho. Mas de quais membros da equipe você precisará? Quanto tempo vai demorar? Como será o orçamento?

Atender a essas necessidades e responder a essas perguntas é o objetivo da coleta de requisitos. Então, vamos falar sobre a coleta de requisitos – o que é, como funciona e por que é tão importante para o sucesso do projeto?

O que é a reunião de requisitos?

Principalmente feito durante as reuniões das partes interessadas, a coleta de requisitos é o processo exploratório de pesquisa e documentação dos requisitos do projeto. Surpreendentemente, mais de 70% dos projetos com falha perdem a marca devido à falta de coleta de requisitos. Esse não é um número pequeno.

A coleta e o gerenciamento de requisitos verdadeiramente eficazes são iniciados no início do projeto e devem responder às seguintes perguntas:

  • Quanto tempo será o cronograma do projeto?
  • Quem estará envolvido no projeto?
  • Quais são os riscos para o processo de coleta de requisitos?
  • Qual é o nosso objetivo final na compreensão dos requisitos do nosso projeto?

Parece bastante simples, mas é incrivelmente importante.

Por que a reunião de requisitos é tão importante?

Lembre-se de voltar ao último projeto que você gerencia. Quais foram os riscos que vieram à luz? De quais recursos você ficou sem? Houve algum aumento de escopo ou contratempos orçamentários? E no geral, quais foram os impactos dessas deficiências no projeto como um todo?

Prazos, escopo, custo excedente – sem a identificação adequada dos requisitos desde o início, todos esses elementos serão afetados. Os problemas de design do produto serão afetados e ocorrerão atrasos no desenvolvimento. Por fim, seu produto não será configurado para obter o sucesso ideal, pois enfrenta um orçamento excedente.

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Coleta e gerenciamento de requisitos eficazes

Então, como você reúne os requisitos da maneira mais eficaz e gerenciável possível? Normalmente, a coleta de requisitos é composta por algumas etapas distintas.

Nomear e atribuir

Primeiras coisas primeiro: quem será a pessoa que dirá a todos que você é o gerente de projetos? Certifique-se de que essa pessoa entenda por que essa função é tão importante – todos devem procurar você com todas as atualizações do projeto, pois você atuará como o centro de conhecimento para o progresso do projeto.

Você também deseja identificar quem serão os principais interessados. Essas serão as pessoas que debaterão, analisarão, aprovarão ou negarão atualizações do projeto. Eles geralmente são compostos de clientes, líderes de equipe, gerentes de departamento, membros do conselho, parceiros de negócios ou fabricantes. Eles terão mais voz no progresso do projeto em geral.

Elicitar Requisitos e Entrevista

Em seguida, convém entrevistar todas as partes interessadas identificadas. Faça perguntas como:

  • O que há na sua lista de desejos para esta atualização do produto?
  • Qual é o seu objetivo final para este projeto?
  • O que você deseja que este produto faça e que já não é?
  • O que o interessou neste produto em primeiro lugar?
  • Que mudanças o convenceriam a recomendar este produto para outras pessoas?
  • De que ferramentas você precisaria para tornar esse projeto bem-sucedido?
  • Quais são as preocupações que você tem com esse processo de projeto?

Reunir e documentar

Escreva absolutamente tudo. Escreva até não poder mais escrever. Registre todas as respostas e crie um repositório de fácil acesso onde outros (aprovados) possam acessar se precisarem fazer referência a qualquer informação que foi coletada durante a fase de coleta de requisitos.

Esta documentação não só será útil no final do projeto quando você refletir sobre os objetivos alcançados, as atualizações realizadas, os recursos adicionados e os erros corrigidos, como também ajudará a gerenciar as expectativas das partes interessadas e manter os membros da equipe focados e no caminho certo.

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captura de tela de gerenciamento de tarefas no ProjectManager.com
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Listar todas as premissas e requisitos

Esta é a carne do processo. Depois de documentar as metas e expectativas de todos, você pode criar um plano de gerenciamento de requisitos que seja acionável, mensurável e quantificável.

Durante esta fase, você responderá:

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  • Quanto tempo será o cronograma do projeto? Mapeie sua linha do tempo e, em seguida, mapeie seus requisitos nessa linha do tempo. Isso ajudará no caso de alguns requisitos dependerem de dependências.
  • Quem estará envolvido no projeto? Serão as equipes de design e desenvolvimento inteiras ou apenas algumas selecionadas? Quais membros da equipe estarão disponíveis? Quais membros da equipe se especializam nos tipos de questões que o projeto abordará?
  • Quais são os riscos para o processo de coleta de requisitos? Defina todas as suposições e documente todos os riscos que podem afetar seus requisitos. Entenda que suas suposições geralmente são divididas em três categorias: tempo, orçamento e escopo. Eles podem variar de presumir a tomada de força, feriados e dias de ausência, até assumir que as partes interessadas fornecerão feedback em tempo hábil.
  • Qual é o nosso objetivo final na compreensão dos requisitos do nosso projeto? Qual é a meta baseada no tempo, a meta do orçamento e a meta do escopo? Será competir no mercado mais diretamente com um concorrente? Será para resolver um problema do cliente ou corrigir um erro?

Ao responder a todas as perguntas acima de maneira clara e concisa, você terá um mapa completo de seus requisitos, pronto para apresentar às partes interessadas.

Monitorar o progresso

Depois de obter a aprovação das partes interessadas nos requisitos apresentados, você os implementará na linha do tempo e no processo do projeto. Nesse momento, você deve ter um método para monitorar e rastrear todos os seus requisitos em todas as equipes para garantir que os gatilhos de risco permaneçam baixos.

Você também deseja usar esses dados para relatar o progresso do projeto às partes interessadas, fornecer feedback aos gerentes de departamento e garantir que o projeto esteja no caminho certo do ponto de vista do tempo, escopo e orçamento.

Quais ferramentas você pode usar para reunir requisitos?

No final do projeto, a capacidade de analisar e entender o sucesso ou o fracasso depende inteiramente das ferramentas usadas para documentar tudo.

Portanto, como mencionamos, antes mesmo de começar, você desejará um repositório para toda a sua documentação. Talvez este seja um sistema de compartilhamento de arquivos em que todos os documentos possam ser acessados ​​por vários usuários do mesmo servidor. Ou a ferramenta necessária envolve um sistema de rastreamento de tempo que você pode usar para analisar o tempo que cada membro da equipe gastou em determinadas áreas de projetos anteriores para entender quanto tempo pode levar para ele.

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Também seria benéfico fazer o download de um modelo de coleta de requisitos para conhecer melhor o processo do projeto. Isso ajudará todos a se alinhar com os requisitos de negócios, os requisitos do usuário e os requisitos do sistema.

Quaisquer que sejam as ferramentas, verifique se elas podem ser acessadas de vários locais, em vários computadores, não importa onde cada pessoa envolvida esteja estacionada. Você deseja facilitar ao máximo a comunicação entre todos, enviar atualizações e fornecer feedback em todos os canais.

O ProjectManager.com ajuda com os requisitos

A chave para qualquer grande projeto é ter todos os requisitos reunidos desde o início. Isso requer um método contínuo de comunicação em todos os canais e um repositório que pode armazenar dados por um período infinito de tempo. O ProjectManager.com possui ferramentas que tornam isso não apenas possível, mas fácil.

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Reunir e gerenciar requisitos em várias equipes não é tarefa fácil. Certifique-se de que os membros da equipe e as partes interessadas estejam atualizados, não importa o quê. O ProjectManager.com é um software premiado que ajuda as equipes a colaborar efetivamente em vários canais. Inscreva-se hoje mesmo para uma avaliação gratuita de 30 dias.

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