Relacionamento com analistas de negócios e gerente de projetos: colabore para o sucesso
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Relacionamento com analistas de negócios e gerente de projetos: colabore para o sucesso 1

Este é um post convidado por Laura Brandenburg, descrevendo como tirar o melhor proveito do relacionamento com o gerente de projetos e com os analistas de negócios.

Que tipo de relacionamento deve existir entre um gerente de projetos e um analista de negócios?

Uma colaboração, é isso! Neste artigo, você aprenderá cinco maneiras de um analista de negócios e gerente de projetos trabalharem juntos para o sucesso do projeto.

Todos nós queremos projetos mais bem-sucedidos – projetos que ofereçam o valor comercial pretendido e sejam entregues dentro do prazo e do orçamento. Como gerente de projeto, você trabalha com vários membros da equipe que oferecem diferentes conjuntos de habilidades e contribuem para o sucesso do seu projeto. Um desses membros da equipe geralmente é analista de negócios.

O papel do analista de negócios na equipe do projeto

O que exatamente o analista de negócios deve fazer? Como você pode alavancar suas habilidades e competências para criar projetos mais bem-sucedidos?

A análise comercial ajuda a garantir que seu projeto ofereça o valor comercial pretendido e que as necessidades, requisitos e processos comerciais sejam bem compreendidos, levando a um processo de implementação mais simplificado.

Um habilidoso analista de negócios pode facilitar muitas turbulências no projeto e ser um dos seus melhores parceiros. E há muito que você pode fazer como gerente de projetos para ajudar a criar o ambiente em que eles podem fazer o melhor trabalho possível.

Vejamos agora cinco maneiras de trabalhar em conjunto com um analista de negócios para obter o melhor resultado para o seu projeto.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

Nº 1: colabore no escopo do projeto para minimizar a fluência do escopo

Para analisar minuciosamente os requisitos detalhados e ajudar a gerenciar a fluência do escopo, o analista de negócios precisa entender o problema de negócios que está sendo resolvido e o “porquê” abrangente do projeto. Normalmente, essas informações são documentadas no caso de negócios ou no documento de escopo do projeto.

A equipe também pode usar o mapeamento de histórias do usuário para o escopo do projeto. Essa é uma boa técnica a ser usada no início do projeto (além disso, é provável que o BA tenha experiência nesse tipo de trabalho).

Um analista de negócios naturalmente terá muitas perguntas sobre o escopo do projeto. As perguntas podem ser frustrantes, especialmente quando elas chegam depois que o escopo do projeto é considerado aprovado, mas respondê-las agora permitirá que o analista de negócios o ajude a gerenciar a fluência do escopo, priorizar requisitos detalhados e manter o esforço dos requisitos no caminho certo.

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Uma abordagem mais fácil é envolver o analista de negócios na criação desses documentos, pois suas perguntas podem ser resolvidas em um momento mais apropriado.

Um analista de negócios pode ajudar o patrocinador da empresa a descobrir o problema comercial subjacente, considerar soluções alternativas e decidir sobre a melhor abordagem antes de se comprometer com um escopo específico do projeto. Essa prática leva a um documento de escopo que é uma bússola constante para toda a equipe do projeto e pode atalho para aumentar o escopo antes mesmo de começar.

Mas entender o escopo exige que as partes interessadas certas estejam envolvidas no projeto. Vamos ver a seguir como os gerentes de projeto e analistas de negócios podem colaborar ao trabalhar com as partes interessadas.

Laura Brandenburg
Laura Brandenburg CBAP

# 2: colabore no gerenciamento de partes interessadas para economizar tempo

Não demore. Os analistas de negócios são responsáveis ​​por fazer perguntas para esclarecer os requisitos e a melhor maneira de fazer isso é ter acesso direto às partes interessadas no projeto.

O acesso direto permite que o analista de negócios facilite as discussões que resolvem desacordos sobre os requisitos e ganham adesão de vários grupos de partes interessadas sobre decisões relacionadas a requisitos.

Uma das frustrações mais comuns que ouvi de analistas de negócios é que eles não conseguem se comunicar diretamente com o patrocinador ou outras partes interessadas de alto nível, o que os torna mais lentos ou exige que eles façam suposições desnecessárias.

Como gerente de projeto, você provavelmente tem acesso a essas partes interessadas. O gerenciamento de partes interessadas é uma das principais áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos.

Ao obter o acesso do analista de negócios às partes interessadas críticas por toda a duração do projeto, você evitará ser um intermediário, o que economizará tempo e ajudará seu projeto a se mover mais tranqüilamente.

Além disso, esta é uma ótima dica de economia de tempo para você! Menos uma coisa para você fazer.

Dito isto, você pode estar justificadamente preocupado com o fato de que um analista de negócios possa comunicar a coisa errada a uma parte interessada e lançar um garfo no seu projeto.

Vamos ver como resolver proativamente essa preocupação, para que ela não se torne um problema.

Equipe ágil

# 3: Crie expectativas de comunicação compartilhada para se manter informado

Muitas vezes, é impossível participar de todas as reuniões sem diminuir o ritmo do projeto. No entanto, você pode estar preocupado em ficar de fora das informações novas ou de o analista de negócios fazer promessas que o projeto não pode cumprir.

Crie um acordo sobre quais informações você compartilhará e quais decisões evitará tomar antes de envolver o outro.

Para evitar esses problemas em potencial, estabeleça um plano de comunicação. Crie um acordo sobre quais informações você compartilhará e quais decisões evitará tomar antes de envolver o outro.

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Especificamente, convém pedir ao seu analista de negócios que seja seu olhar e ouvidos durante as reuniões de requisitos, trazendo novos problemas e riscos à sua atenção para que eles possam ser gerenciados como parte do projeto geral.

Da sua perspectiva, certifique-se de informar o analista de negócios sobre novas solicitações de mudança, necessidades de negócios em mudança ou mudanças de orçamento e cronograma que afetam o plano de análise de negócios ou o escopo do projeto, para que não sejam surpreendidos e jogados fora dos trilhos.

Melhor ainda, envolva o analista de negócios da equipe diretamente nessas discussões, para que possam fazer perguntas esclarecedoras e começar a trabalhar rapidamente, incorporando as mudanças nos requisitos.

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Nº 4: colabore com planos e cronogramas

Quando um analista de negócios qualificado avalia um contexto de projeto, ele terá idéias valiosas sobre quais técnicas de obtenção obterão as melhores informações com mais eficiência, que tipos de entregas comunicarão informações críticas de requisitos com eficiência e como sequenciar as atividades de análise de negócios para obter a maior clareza no menor tempo possível.

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No entanto, sei que muitos gerentes de projeto experimentam frustrações com analistas de negócios que acham difícil montar um cronograma acionável ou cumprir datas importantes.

Você pode ajudar a manter o relacionamento do gerente de projetos / analista de negócios funcionando sem problemas, esclarecendo os elementos do contexto do projeto com maior probabilidade de impactar o plano de análise de negócios.

Os principais elementos incluem:

  • A tolerância do projeto ao risco, pois isso pode afetar o grau de detalhamento do esforço de análise de requisitos ou a necessidade de tarefas demoradas, como rastreabilidade de requisitos.
  • A estrutura geral da equipe do projeto e como a função de analista de negócios se encaixa nela, o que ajudará a determinar o que é necessário, sejam modelos de processos de negócios, requisitos funcionais, requisitos não funcionais, testes de aceitação do usuário etc.
  • Se estão disponíveis recursos adicionais, como o aumento do envolvimento das partes interessadas (sobre o qual falaremos a seguir) ou o suporte a analistas de negócios para ajudar a acelerar o esforço de requisitos.

Certifique-se de que esses pontos sejam abordados adequadamente nos documentos de gerenciamento do projeto, para que o BA (e todos os outros) saibam o que são.

Com as informações corretas, um analista de negócios qualificado poderá elaborar um plano que garanta que o esforço de análise de negócios seja o mais eficiente e eficaz possível, além de oferecer um nível de qualidade que garante que a equipe de implementação esteja trabalhando com requisitos claros e corretos .

Imagem de Monday.com

# 5: Garanta o envolvimento das partes interessadas para ajudar o esforço de análise de negócios a se mover com mais eficiência

Uma das razões pelas quais pode ser difícil para os analistas de negócios se comprometerem com um cronograma do projeto é que eles dependem do envolvimento ativo das partes interessadas certas, no momento certo, com as informações certas.

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Esse desafio é multiplicado se eles não tiverem acesso direto às partes interessadas ou se não tiverem permissão para agendar suas próprias reuniões de requisitos e conduzir o processo de requisitos.

Quando um analista de negócios não tem envolvidos ativamente as partes interessadas, o processo de requisitos diminui ou os requisitos são validados sem as pessoas certas envolvidas. O primeiro leva a um cronograma de projeto atrasado. O último leva a requisitos errados ou ausentes que são descobertos no final do ciclo de implementação.

Elizabeth apresentando

Como gerente de projeto, você pode ajudar quebrar essas barreiras, gerenciando as partes interessadas do negócio como recursos do projeto

Quando as partes interessadas não comparecem às reuniões ou fornecem as informações necessárias, você também pode ajudar o analista de negócios a articular como o esforço de requisitos mais lento afeta o projeto como um todo, ajustar os marcos do projeto e encaminhar os problemas para o gerenciamento.

Parceria leva ao sucesso do projeto

Neste artigo, analisamos cinco áreas críticas do projeto – escopo, análise das partes interessadas, comunicação, planos e envolvimento das partes interessadas – e como os gerentes de projeto podem ajudar os analistas de negócios a serem mais eficazes.

Com um sólido entendimento do escopo e outras informações críticas do projeto, acesso às partes interessadas certas que estão ativamente envolvidas e um plano bem elaborado, o esforço de análise de negócios será eficiente, eficaz e abrirá o caminho para uma implementação mais suave processo.

Haverá menos requisitos perdidos e uma probabilidade maior de que o esforço de implementação forneça valor duradouro, resolvendo um problema real de negócios.

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Sobre o autor: Laura Brandenburg é a autora de Como iniciar uma carreira de analista de negócios, um guia abrangente para aplicar técnicas de analista de negócios, selecionar o treinamento de requisitos e explorar as funções que levam a uma lucrativa carreira em tecnologia. Ela também oferece um curso de planejamento de carreira de analista de negócios (gratuito) para ajudá-lo a iniciar sua carreira de analista de negócios.

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