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Você já trabalhou em um projeto? Nesse caso, você saberá que, devido à pressão para entregar, projetos e programas podem ser ambientes extremamente emocionais.

Além disso, você pode ter pessoas em sua equipe que não estão acostumadas a esse tipo de trabalho e, por isso, é importante fornecer orientações adicionais e garantir que elas entendam tudo e recebam cuidados extras, se necessário.

Os gerentes de projeto, portanto, precisam ter um tipo especial de habilidades – regulação emocional. Isso se refere à capacidade de controlar o meio ambiente e, ao mesmo tempo, garantir que os objetivos sejam alcançados.

Mas não se trata apenas de conhecer o comportamento de sua equipe. Uma regulação emocional eficaz é a capacidade de desbloquear as capacidades máximas da sua equipe, mantendo os objetivos de negócios em mente.

Os objetivos de negócios estão sendo afetados por uma série de fatores que impõem mais pressão para que os gerentes de projeto tenham sucesso. A partir do Relatório de Benchmarking do AXELOS 2019 PPM, foi observado o seguinte:

  • 53% dos gerentes de projetos e programas pesquisados ​​disseram que as partes interessadas esperam que os projetos ofereçam maior vantagem competitiva; um aumento significativo de 20% de 2017 para 2019
  • 46% disseram que o ambiente de negócios se tornou mais competitivo; outro aumento significativo de 13%
  • 47% disseram que os orçamentos e prazos são mais apertados, pois as partes interessadas buscam mais valor do projeto (aumento de 13%)
  • 51% disseram que devem entregar mais projetos em um período mais curto (aumento de 16%)
  • A comunicação continua sendo o desafio número um para as equipes de PPM (de acordo com 35% dos gerentes de projeto)
  • Oito em cada dez gerentes de projeto dizem que o PPM está se tornando um aspecto mais fundamental do sucesso geral dos negócios.

Além disso, a partir do relatório, habilidades específicas “soft” foram mencionadas como sendo cada vez mais importantes para gerentes de projetos bem-sucedidos, como comunicação, negociação, influência e resolução de conflitos. Estas estão se tornando habilidades essenciais dos negócios, não apenas para os gerentes de projeto, mas para toda a organização. Juntamente com a regulação emocional, eles fornecem um conjunto de ferramentas robusto para os gerentes de projeto usarem.

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Principais etapas para manter o controle

Demonstrar empatia: Coloque-se no lugar do seu time. Sempre ajuda a olhar as coisas da perspectiva deles. Você precisa aceitar que trabalhar sob extrema pressão não é ideal para todos. E como a maioria dos projetos precisa ser entregue rapidamente, pois são conduzidos por um nível de mudança que não é normal (BAU), sua equipe precisa saber que eles podem confiar em você e que você entende as preocupações deles. No entanto, você também precisa garantir constantemente os objetivos do projeto.

Se você está trabalhando em um projeto crítico para os negócios e não o faz muito rapidamente, há um grupo de pessoas assustadas que não podem executar, em vez de uma equipe de gerenciamento de projetos, lidar com um projeto exigente e de alto nível. E quem iria querer isso?

Alcançar o equilíbrio certo é fundamental: Você precisa ser honesto e consistente desde o início. Mostre à sua equipe que você entende as preocupações deles sobre os desafios futuros e que os leva a sério. No entanto, você também precisa mostrar uma liderança forte. Explique a visão e verifique se a equipe a entende; também explique por que é importante para a organização. Mas continue dizendo a eles que você tem fé na capacidade deles de realizar o trabalho.

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É importante mostrar à equipe que você sabe o que está fazendo. Mas o mais importante é que você tenha confiança nas habilidades deles e nas suas também. Você precisa acreditar no que está fazendo e isso, por sua vez, ajuda na comunicação. Nos projetos, a honestidade e a consistência do gerente de projeto dão confiança à equipe e isso é necessário para que o projeto seja entregue à organização. Se o gerente de projeto não tiver esse equilíbrio, a equipe poderá perder a confiança e rapidamente o projeto ficará sem controle.

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Transmitir informações da maneira correta: Você já esteve em uma situação em que sua mensagem foi mal interpretada? Se a resposta for sim, você provavelmente já sabe que a maneira de se comunicar com sua equipe de projeto é tão importante quanto a mensagem real.

A linguagem usada, a narrativa geral e os canais de comunicação são fundamentais. Tudo o que você comunica precisa ser claro, conciso e compreensível.

No entanto, também precisa ser entregue de uma maneira que dê confiança à equipe – use “nós” em vez de “eu” para construir um objetivo comum. Se você estiver em reuniões presenciais, a linguagem corporal correta, manter o contato visual e não se distanciar pode fazer toda a diferença.

Pessoalmente, participei de um projeto em que o gerente de projeto não fez nada disso. Seu idioma era vago, ele preferia enviar e-mails em vez de apenas conversar com as pessoas e usava muito o “eu”, mesmo que tudo fosse um esforço da equipe do projeto. No final, ele se distanciou tanto da equipe que perdeu todo o apoio e adivinhe … ele acabou sendo substituído. Tenho certeza de que você pode entender que essas foram lições importantes que nunca esqueci.

Esteja no topo do seu jogo: Na verdade, é muito mais fácil do que parece, porque se trata de ser bem organizado. Não há nada pior do que um gerente de projeto que não consegue encontrar o documento certo ou envia uma versão antiga. Portanto, sempre verifique se todas as suas informações estão atualizadas e você sabe exatamente onde as salvou.

Ao mesmo tempo, coisas como reservar duas salas de reunião ou não convidar os principais membros da equipe podem não parecer um grande problema, mas se isso acontecer repetidamente, pode se tornar um grande problema para sua equipe e também para você como gerente de projeto.

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Com o tempo, esse tipo de comportamento pode minar qualquer confiança que eles têm em você. E reconquistar a confiança é bastante difícil. Você também pode achar que isso leva a tensão e confusão dentro da equipe.

É vital para o gerente de projeto corrigir esses princípios. As equipes do projeto executam todas as tarefas administrativas, incluindo a documentação correta, conforme indicado. Se isso começar a falhar, as perguntas serão feitas pela equipe. No gerenciamento de projetos, as coisas pequenas e relativamente simples podem fazer toda a diferença.

Por que a regulação emocional é importante

Quando se trata de projetos, sempre há muito em jogo para as empresas, pois elas podem ser de alto valor e alto risco. Os projetos são vitais e podem causar muita preocupação para as partes interessadas.

Obviamente, por isso, eles querem um gerente de projeto calmo e confiante que esteja no controle. A regulação emocional oferece ao gerente de projeto uma capacidade adicional de entrega, levando em consideração o seguinte:

  • Se você não demonstrar empatia com sua equipe, pode perdê-la
  • É preciso haver um equilíbrio entre as necessidades da equipe e da organização, pois o gerente do projeto e a equipe precisam atingir os objetivos do projeto juntos para a organização
  • Transmitir informações da maneira certa, pois a comunicação ainda é o desafio número um para os gerentes de projeto
  • Esteja no topo do seu jogo, pois isso dará à equipe confiança em sua capacidade.

Os projetos são ambientes exigentes, mas quando bem gerenciados podem ser experiências gratificantes e agradáveis ​​para o gerente e a equipe do projeto. A regulação emocional fornece ao gerente de projeto outra ferramenta importante a ser usada para ter sucesso nisso.

Allan Thomson é embaixador do produto PPM na AXELOS.

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