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Peter Marlow discute os desafios únicos de gerenciar projetos nos setores humanitário e de desenvolvimento e como um esquema de treinamento e certificação chamado Project DPro, que comemora seu décimo aniversário este ano, está fazendo uma grande diferença.

Ele explica por que é necessário, como é colocado em prática e como você pode ajudar.

“As operações mantêm as luzes acesas, a estratégia fornece uma luz no fim do túnel, mas o gerenciamento de projetos é o mecanismo de trem que move a organização para a frente”. – Joy Gumz

A ajuda internacional é grande, realmente grande, como o falecido Douglas Adams poderia ter dito. Por exemplo, em 2019, o governo do Reino Unido gastou £ 14 bilhões em dinheiro público em ajuda externa e está comprometido com uma meta anual de 0,7% do PIB gasto em ajuda. Isso é quase um Crossrail por ano. Faz parte de uma imagem maior de doações públicas e privadas sendo gastas na tentativa de melhorar a vida das pessoas que vivem no mundo em desenvolvimento.

Uma quantidade significativa desse investimento acaba direta ou indiretamente em projetos gerenciados por organizações não-governamentais (ONGs) internacionais, nacionais ou locais e instituições de caridade.

Eles têm gerentes de projeto e equipes de projeto que gerenciam muitos dos mesmos desafios que todos os gerentes de projeto enfrentam: entrega pontual, dentro do escopo e dentro do orçamento.

O contexto, no entanto, é muito diferente. Eles podem estar gerenciando a distribuição de alimentos em um campo de refugiados, ajudando os agricultores a acessar mercados, ajudando as populações aprisionadas por conflitos ou melhorando a vida das pessoas que vivem em favelas. Os projetos que eles estão tentando gerenciar são Projetos em ambientes não controlados, não como PRINCE2.

Diante desses desafios, as organizações de desenvolvimento tendem a se concentrar nas áreas específicas para o desenvolvimento de seus projetos e a recrutar especialistas com um conhecimento técnico adequado e profundo, como saúde ou água e saneamento.

Eles são obrigados a gerenciar projetos e liderar equipes de projetos – embora, às vezes, não possuam experiência e habilidades em gerenciamento de projetos. Como conseqüência, a qualidade do gerenciamento de projetos pode ser variável, pois o sucesso depende mais da sorte do que do julgamento.

As rodas estão sendo constantemente reinventadas. Não há cultura de aprimoramento para incorporar boas práticas. É compreensível que os gerentes relutem em admitir erros, pois isso pode levar à perda de financiamento dos doadores. Portanto, oportunidades de aprendizado são perdidas.

Inevitavelmente, muitos projetos são fracassados, apesar das melhores intenções. Assim, no início de 2007, várias organizações não-governamentais (ONGs), incluindo Save the Children, Oxfam, Care, Visão Mundial, Habitat for Humanity, CRS, Plan International e Mercy Corps solicitaram às LINGOs, uma ONG de capacitação e capacitação (agora parte de Humentum), para desenvolver materiais apropriados e abrangentes de aprendizado de gerenciamento de projetos para ONGs.

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O resultado foi o Guia de Gerenciamento de Projetos para Desenvolvimento para Profissionais (PMD Pro), lançado em 2010 em vários idiomas, com ferramentas e recursos de aprendizado on-line gratuitos.

Uma nova ONG independente chamada PM4NGOs foi criada para possuir a certificação e a APMG concordou em administrar os exames on-line. Em março de 2020, uma segunda edição atualizada foi publicada e renomeada como Projeto DPro para se alinhar ao novo Guia do Programa DPro.

Nos últimos 10 anos, estamos realmente orgulhosos de ter alcançado 30.000 trabalhadores de desenvolvimento em todo o mundo. O fato é que existem centenas de milhares mais. Muitos deles trabalham para pequenas organizações locais em suas próprias comunidades.

Muitos deles são voluntários. Um exemplo pode ser um grupo de mulheres da comunidade que trabalha em uma favela ou em uma cooperativa de agricultores. Queremos alcançar o maior número possível de pessoas para ajudá-las a colher os benefícios de um gerenciamento de projetos aprimorado.

Disponibilizamos gratuitamente materiais de aprendizagem e o Guia do Projeto DPro. Dezenas de milhares de pessoas acessaram esses sites – mas muitos também querem a oportunidade de obter a certificação do Project DPro.

Você pode ajudar. Estamos fazendo crowdfunding para arrecadar dinheiro para bolsas de estudo para permitir que funcionários de organizações locais façam a certificação.

Muitos de vocês receberam os benefícios da certificação profissional. Seria maravilhoso se você pudesse nos ajudar a entrar em contato com seus colegas na profissão de gerenciamento de projetos em todo o mundo em desenvolvimento. Você pode fazer isso em https://charity.gofundme.com/o/en/campaign/project-dpro.

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O Modelo de Fase DPro do Projeto

O Projeto DPro é melhor descrito como uma metodologia leve de gerenciamento de projetos, baseada nas melhores práticas do setor e contextualizada para os setores humanitário e de desenvolvimento. Parte da metodologia será familiar para os leitores, mas outras partes são específicas para o desenvolvimento.

O Projeto DPro usa um modelo de fase abordagem, fornecendo orientação sobre o que deve ser coberto em cada fase do projeto. As cinco fases são:

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  • Identificação e definição: É durante esta fase que as equipes do projeto identificam e definem necessidades, exploram oportunidades, analisam o ambiente do projeto e projetam alternativas para o design do projeto. As decisões tomadas durante a fase de identificação e definição do projeto definem a estrutura estratégica e operacional dentro da qual o projeto irá operar posteriormente.
  • Configuração do Projeto: É nessa fase que o projeto é oficialmente autorizado e seus parâmetros gerais são definidos e comunicados às principais partes interessadas do projeto. Também é nessa fase que a equipe do projeto estabelece a estrutura de governança de alto nível.
  • Planejamento do Projeto: Partindo dos documentos desenvolvidos nas fases anteriores do projeto, a equipe desenvolve um plano de implementação abrangente e detalhado e planos complementares (por exemplo, Cadeia de Suprimentos) que fornecem um modelo para todo o trabalho do projeto. Esses planos são revisados ​​ao longo da vida do projeto e atualizados (se necessário) para refletir os contextos em mudança do projeto.
  • Implementação de projeto: O trabalho diário da implementação do projeto é liderar e gerenciar a aplicação do plano de implementação do projeto: Liderar a equipe, lidar com problemas, gerenciar a equipe do projeto e integrar criativamente os diferentes elementos do plano do projeto.
  • Encerramento do projeto: Essa fase inclui a implementação de todas as atividades de transição que precisam ocorrer no final de um projeto, incluindo (mas não se limitando a) a confirmação dos resultados com os beneficiários, a coleta das lições aprendidas e a conclusão das atividades de fechamento administrativo, financeiro e contratual.
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A rosca através de cada uma das fases é a cinco Princípios de Gerenciamento de Projetos:

  • Bem Governado: A estrutura de governança de um projeto fornece uma estrutura para gerenciamento e tomada de decisões, articulando claramente as funções, responsabilidades e estabelecendo tolerâncias.
  • Participativo: A participação das partes interessadas durante toda a vida do projeto é importante para garantir a propriedade e, finalmente, o sucesso do projeto.
  • Compreensivo: Rigor e atenção iguais devem ser aplicados a cada fase do projeto, e o aprendizado de cada estágio é transferido para o próximo.
  • Integrado: Fases, ferramentas e processos em um projeto não são silos, eles não podem funcionar eficientemente juntos, a menos que estejam integrados um ao outro.
  • Adaptativo: Mudança acontece. O gerente do projeto, a equipe e as partes interessadas devem ser adaptáveis ​​para analisar as mudanças no ambiente do projeto e responder conforme necessário.

Um tema transversal ao longo de todo o ciclo de vida do projeto é Monitoramento, Avaliação, Prestação de Contas e Aprendizado (REFEIÇÃO). Monitoramento rastreia o trabalho operacional do projeto em relação ao plano. Avaliação tende a se concentrar no rastreamento do progresso nos resultados do projeto. Prestação de contas e Aprendendo garantir a existência de mecanismos para solicitar e receber feedback das partes interessadas durante o projeto, aprender com esse feedback e usá-lo como uma ferramenta para o planejamento iterativo do projeto.

Ao contrário de outras metodologias de gerenciamento de projetos, o Project DPro descreve e demonstra ferramentas de gerenciamento de projetos adequadas para projetos de desenvolvimento com exemplos e estudos de caso.

Por exemplo, a Árvore de Problemas e a Árvore de Objetivos para ajudar a identificar necessidades e intervenções, e a Estrutura Lógica ou ‘LogFrame’ para mapear a lógica de intervenção do projeto em relação a atividades, produtos, resultados e metas.

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Como outras metodologias de gerenciamento de projetos bem-sucedidas, o Project DPro não é um processo robótico ou orientado a modelos. Pode e deve ser adaptado para atender às organizações e situações particulares.

O Guia do Projeto DPro pode ser baixado gratuitamente em https://www.pm4ngos.org/project-dpro/. Se você deseja uma visão geral rápida, pode baixar o Guia Rápido para o Project DPro. Cursos interativos gratuitos estão disponíveis on-line em https://pyramid.arist.co/courses.

Olhando para os últimos 10 anos, foi incrivelmente gratificante ouvir histórias da diferença que a prática aprimorada de gerenciamento de projetos fez na vida das pessoas: o Project DPro tornou suas vidas mais fáceis – fornecendo ferramentas e técnicas simples e adaptáveis ​​que as ajudam a fazer mais com menos e, em muitos casos, faça melhor.

Por exemplo, em um campo de refugiados do norte da Nigéria, o gerente de projetos calculou que o Projeto DPro havia poupado US $ 1 milhão.

O rastreamento rápido, o colisão e o gerenciamento de cronogramas significavam que eles poderiam mover suprimentos médicos para fora dos armazéns antes das datas de validade – as doações médicas costumam estar bastante próximas do limite, pois as empresas doam esvaziando o estoque que está perto do fim de sua prateleira.

No Quênia, um projeto foi implementado usando o Projeto DPro para digitalizar, melhorar a pontualidade e reduzir o custo dos registros de nascimento. No noroeste da Síria, um projeto para fornecer próteses para 300 crianças e mulheres amputadas feridas no conflito em andamento foi implementado usando o Projeto DPro.

Espero que este artigo tenha apreciado os desafios exclusivos do gerenciamento de projetos nos setores humanitário e de desenvolvimento e por que o Project DPro foi desenvolvido para enfrentar esses desafios – não apenas outra metodologia de gerenciamento de projetos – e como você pode ajudar em https: // charity.gofundme.com/o/en/campaign/project-dpro.

Peter Marlow é membro do Conselho da PM4NGOs e diretor de gerentes de projetos contra a pobreza. Ele também é administrador do Kambia Appeal, uma instituição de caridade sediada no Reino Unido que trabalha para melhorar a saúde materna e infantil no distrito de Kambia, na Serra Leoa. Peter é membro da Associação de Gerenciamento de Projetos (MAPM) e engenheiro fretado (MIET). Ele pode ser contatado em [email protected]

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