3 lições de liderança de uma pandemia global
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ProjectManagement.com - Apresentando o PMO de crise 1

Por Mario Trentim

Embora esperemos que a maioria das organizações tenha um plano de resposta a crises, muito poucas realmente o fazem. À medida que a crise do COVID-19 continua a se desenvolver, as organizações estão tentando manter a cabeça acima da água, pois distrações e urgências criam barreiras para a tomada de decisões eficaz. Mas essa não é a primeira crise do mundo – e não será a última.

É tarde demais para um plano de resposta a crises?

Primeiras coisas primeiro: todo profissional de projeto precisa de um plano. À medida que as organizações percebem que estão perdendo tempo e recursos com soluções precipitadas, as equipes de projeto estão percebendo que precisam voltar à prancheta e definir um plano. É necessária uma abordagem consistente e estruturada para lidar com sucesso com uma crise.

O que o seu PMO tem a ver com tudo isso? Um PMO está posicionado de forma exclusiva para resolver problemas que os gerentes de projeto não conseguem resolver por si próprios. Além disso, alguns PMOs são responsáveis ​​pelo gerenciamento de portfólio e também suportam a tomada de decisões e os processos de planejamento estratégico dentro de uma organização.

De fato, devido à crise do COVID-19, as organizações iniciaram uma série de projetos urgentes, todos ao mesmo tempo. Esses projetos foram criados para permitir trabalho remoto, corrigir interrupções na cadeia de suprimentos e muito mais. Ao mesmo tempo, muitos outros projetos foram finalizados ou pausados ​​sem uma análise cuidadosa.

Qualquer que seja a fase do seu projeto devido à pandemia de coronavírus, não é tarde demais para um plano de resposta a crises.

O que agora?

Se você é gerente de PMO e não possui um plano de resposta a crises, deve criar um agora. Não precisa ser perfeito ou extremamente detalhado. Siga os sete passos abaixo:

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7 elementos de um plano de resposta a crises

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  1. Considere vários cenários: Identifique uma ampla gama de cenários em potencial para obter uma visão geral. Use simulações sempre que possível e documente todas as suposições e restrições.
  2. Desenvolva um conjunto de respostas e soluções alternativas para os cenários: Conta para bloqueios de instalações, evacuação, relações públicas e muito mais.
  3. Combine cenários e respostas em um plano: Embora não seja possível imaginar todos os cenários, combinando cenários e respostas, você está lançando as bases para a tomada de decisões quando se trata de enfrentar cenários do mundo real.
  4. Defina a cadeia de comando: Não posso enfatizar demais a importância de uma cadeia de comando claramente definida durante uma crise. É hora de refinar sua estrutura organizacional e verificar se as funções e responsabilidades estão completas e claras.
  5. Estabeleça uma sala de guerra e locais de backup: Deve haver um local que possa ser convertido rapidamente para ser usado pela equipe de resposta a crises. Preste atenção à conectividade, linhas de comunicação e infraestrutura, caso a equipe precise ficar lá por dias ou semanas.
  6. Determine os canais de comunicação: Estabelecer canais de comunicação eficazes em toda a cadeia de comando e com as partes interessadas externas. É muito importante que as pessoas saibam onde obter informações oficiais e que estejam atentas a esses canais.
  7. Realize perguntas regulares e análises pós-crise: Sessões regulares de análise, melhoria e análise contínuas, planejamento iterativo e revisões pós-crise devem ser conduzidas à medida que a crise evolui e o ambiente muda.

Quando você e sua equipe estiverem realizando os possíveis cenários e respostas alternativas, repensem a estratégia organizacional a longo, médio e curto prazos. Ao prestar atenção às mudanças e mudanças estratégicas relacionadas aos objetivos da organização, tente descobrir como essas informações afetam os portfólios e projetos atuais.

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Para ser realmente útil durante essa crise e permanecer relevante, seu PMO precisa de uma cadeia de comando muito clara, de uma sala de guerra (mesmo que seja virtual) e de canais de comunicação claros. Encurte os ciclos de planejamento e adote um processo de feedback simplificado.

Lembre-se de que, durante uma crise, é necessário um tipo diferente de PMO: um PMO de crise. Em um momento de grande incerteza, você deve abandonar todos os processos pesados ​​usados ​​em períodos estáveis ​​e implementar um plano de resposta a crises ágil e flexível.

Deixe-me saber como estão seu PMO e seus projetos durante a crise do COVID-19 nos comentários abaixo.

Publicado
                por Mario Trentim
em: 01 de abril de 2020 05:24 |
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