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Realizei um webinar apenas para assinantes há algum tempo sobre tendências nas ferramentas de colaboração em gerenciamento de projetos e as barreiras para a adoção de novas tecnologias em um ambiente de projeto.

Acho que as pessoas se divertiram muito e o feedback foi fantástico. Eu certamente tive um zumbido maior ao apresentar meu próprio webinar do que eu esperava!

O único problema era que ficamos sem tempo para responder a todas as perguntas, então eu queria abordar algumas delas aqui. Estas são perguntas sobre ferramentas de colaboração que eu ouço várias vezes, então sei que muitos de vocês têm as mesmas consultas.

Vamos começar…

Ferramentas de colaboração em gerenciamento de projetos

Quais ferramentas você usa?

Quem eu? Pessoalmente, agora eu uso o Microsoft Project, Trabalho em Equipe, Skype e Excel. Isso não os torna adequados para sua equipe.

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Como escolho uma ferramenta, existem tantas!

Sim, existem centenas!

Primeiro, comece com seus requisitos. Qual é o problema que você está tentando resolver? Colaboração? Armazenamento de documentos? Incluindo clientes em seu planejamento? Em seguida, você pode criar uma lista restrita de recursos que são absolutamente essenciais.

A partir daí, observe alguns produtos que parecem atender às suas necessidades. Leia o meu guia especializado em 5 etapas para escolher as ferramentas de colaboração antes de conhecer qualquer fornecedor e trabalhe nesse processo.

Criei um guia gratuito sobre como escolher o software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a refletir sobre seus requisitos, para que você esteja começando pelo menos com base no que precisa.

É isso em poucas palavras, mas o Expert Guide tem mais detalhes e meu livro, Ferramentas de Colaboração para Gerentes de Projeto, aborda isso em profundidade.

O uso de ferramentas de colaboração pode substituir ferramentas tradicionais, como gráficos de Gantt, para eliminar a redundância de ter que criar as duas coisas?

Meus pensamentos sobre isso são:

  • As ferramentas de colaboração e os gráficos de Gantt servem a propósitos diferentes; portanto, você não deve ver um substituindo o outro.
  • Se a sua principal ferramenta de colaboração tiver uma funcionalidade de gerenciamento de projetos que inclua um gráfico de Gantt, você não precisará de uma ferramenta de gráficos Gantt separada.
  • Nem todos os projetos exigem um gráfico de Gantt; portanto, dependendo da sua situação, você pode simplesmente usar uma ferramenta de colaboração para trabalhar com a equipe nas tarefas.

O melhor deste webinar foi que as pessoas começaram a responder às perguntas umas das outras.

Helen respondeu a esta pergunta:

Eu uso o Sharepoint PRIME, que permite a colaboração e me permite ver as ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos, por exemplo, gráfico de Gantt, registro de riscos etc.

Magdalena respondeu:

Eu tenho um pequeno negócio de consultoria – e usamos o Freedcamp (como o basecamp). Permite exportar tarefas para o Excel. Mas não mapeia os gráficos de Gantt, etc. Às vezes, é redundante fazer as duas coisas – para uma pequena loja: o)

Eu certamente concordaria com isso!

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Vale a pena capturar atividades de colaboração (comentários e edições em rascunhos, debate sobre decisões) como parte do histórico do projeto no encerramento, em vez de simplesmente arquivar os resultados finais?

Sim!

Nos projetos de trabalho com conhecimento, acho que esses comentários e decisões são arrastados mais tarde e desmarcados novamente.

Isso pode acontecer se você continuar desenvolvendo os produtos a serem entregues em um projeto da Fase 2 ou apenas porque a liderança sênior muda e eles querem que você justifique uma decisão tomada no projeto, mesmo que o projeto esteja encerrado.

Provavelmente não é necessário manter todas as edições minúsculas, mas um resumo do motivo pelo qual as decisões foram tomadas e quaisquer comentários substanciais sobre contratos ou documentos preliminares podem ser muito úteis no futuro, para as lições aprendidas e para preservar o histórico do seu projeto.

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A cultura de equipes e o compartilhamento são muito diferentes para as equipes virtuais. Você pode ter uma ótima ferramenta de colaboração e uma equipe disfuncional, porque o seu PM não sabe como gerenciar uma equipe virtual. Você tem alguma sugestão de recurso para desenvolver esse conjunto de habilidades?

Eu recomendaria o livro de Penny Pullan, Virtual Leadership. É um bom começo, mas a habilidade real vem com a prática.

Nós não tínhamos esses sistemas há 20 anos; por que é tão importante para o gerenciamento de projetos agora?

Também não tínhamos iPhones há 20 anos e eu ainda aluguei filmes da Blockbuster. A vida segue em frente.

À medida que a sociedade mudou, e a maneira como interagimos com as pessoas, precisamos de ferramentas e técnicas que acompanhem. Não que o gerenciamento de projetos em si tenha mudado – há 20 anos estávamos produzindo gráficos e registros de risco de Gantt como fazemos hoje – mas o ambiente em que gerenciamos projetos é diferente hoje.

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Essa foi outra pergunta em que as pessoas adicionaram suas próprias respostas.

Shah disse: Minha equipe está espalhada principalmente por 3 continentes

Dave disse: Agora usamos mais equipes virtuais. Nem todo mundo está na mesma fazenda de cubículos.

Eu concordo com esses dois pontos. Hoje, a composição das equipes é diferente, com mais globalização, mais equipes virtuais e estruturas mais planas.

E finalmente…

Onde posso comprar seu livro?

Estou feliz que você pediu! Faça o download na Amazon, no PMI ou na sua livraria local.

Ferramentas de colaboração para gerentes de projeto

Este webinar foi uma visão exclusiva das tendências da tecnologia de colaboração para minha comunidade de gerenciamento de projetos. Conversamos por e-mail e, no futuro, provavelmente haverá mais alguns eventos de treinamento em webinar apenas para assinantes, pois este foi um grande sucesso. É grátis. Por que não se juntar a mais de 15.000 pessoas fazendo trabalhos semelhantes a você em todo o mundo e sair com a gente?

Coloque seu e-mail na caixa abaixo e você será o primeiro a saber quando tivermos um novo evento programado.

Perguntas frequentes sobre ferramentas de colaboração em gerenciamento de projetos

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