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Gerenciar a dinâmica do engajamento das partes interessadas é um componente essencial para uma entrega bem-sucedida. As partes interessadas oferecem orientação e suporte e permitem as principais decisões estratégicas e táticas necessárias para o progresso da entrega.

Especialmente no início de nossas carreiras, tendemos a pensar nas partes interessadas como entidades bidimensionais que têm voz igual nas direções de entrega. Para aqueles de nós que concluíram vários projetos, programas ou iniciativas de entrega de produtos, sabemos que esse modelo igualmente representativo de partes interessadas não existe praticamente.

Em um momento ou outro, todos nós tivemos um stakeholder exigente. Os verdadeiros stakeholders exigentes tendem a se destacar do corpo tradicional de stakeholders em várias dimensões.

As partes interessadas exigentes quase sempre são bem intencionadas. Eles buscam um caminho para a entrega de resultados e não estão focados em ganhar capital político para seu próprio benefício. No entanto, sua presença profissional dominante, conhecimento do domínio de negócios / tecnologia e senso de urgência podem ser intimidantes.

Os gerentes de projeto, programa e produto no início de suas carreiras frequentemente cometem erros ao trabalhar com partes interessadas exigentes. Muitos de nós tendemos a interpretar mal seu alto nível de necessidades como uma desvantagem. Na verdade, o oposto geralmente é verdadeiro com partes interessadas exigentes. Com uma conexão adequada, eles tendem a ser um dos ativos mais valiosos para um projeto, programa e entrega de produto eficazes.

Abaixo estão três técnicas para repensar a maneira como você interage com as partes interessadas exigentes:

  1. Reconheça seus pontos fortes e habilidades únicas.

Não há dúvidas sobre o que uma parte interessada exigente precisa de um projeto, programa ou iniciativa de entrega de produto para ter sucesso. Além disso, suas necessidades são muito claras quanto ao que significa o sucesso da equipe de entrega.

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As partes interessadas exigentes normalmente possuem um forte conhecimento comercial e / ou técnico, o que lhes dá uma base altamente capaz a partir da qual podem implementar rapidamente a melhor lista possível de melhorias. Eles entendem esses processos de ponta a ponta e normalmente têm uma visão externa de como outras empresas executam os processos.

As partes interessadas exigentes também costumam ser comunicadores eficientes, que podem expressar suas necessidades com o mínimo de palavras. Além disso, eles podem visualizar e demonstrar prontamente a outras pessoas os elementos e resultados necessários de melhorias potenciais.

Aproveitando essas habilidades, as partes interessadas exigentes podem alinhar prontamente suas idéias de melhoria com a estratégia organizacional. Esse alinhamento é a chave para obter o valor máximo de um projeto, programa ou solução de produto.

Ao fazer isso, o stakeholder exigente – tendo o melhor interesse no coração por resultados reais – é um fator chave para o verdadeiro sucesso da entrega.

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  1. Pratique estabelecer limites e use “agora / ainda não” vs. “não”.

O tamanho e a escala das necessidades de uma parte interessada exigente podem parecer assustadores à primeira vista. Além disso, muitas vezes parece não haver tempo suficiente para atender às suas necessidades. O stakeholder exigente percebe que normalmente há uma oportunidade limitada para implementar uma mudança de alto valor, então eles tentam maximizar o que pode ser feito – mesmo que isso signifique ultrapassar o cronograma e o orçamento.

Ao interagir com partes interessadas exigentes, comece definindo os limites de tamanho, escala e duração das melhorias possíveis. Concordo mutuamente que esses limites são sólidos e só podem ser revisados ​​com um processo de controle de mudanças. Ao definir esses limites, você pode ativar a próxima etapa na otimização das necessidades exigentes das partes interessadas.

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Dizer “não” não é um caminho eficaz para o progresso. A abordagem deve ser definir um agrupamento, classificação ou outra construção baseada em prioridade que possa ser usada para determinar a ordem relativa das necessidades das partes interessadas. Usando uma abordagem mais do tipo “agora / ainda”, você cria clareza na importância relativa das necessidades, enquanto constrói a ponte para melhorias futuras.

  1. Torne-se você mesmo uma parte interessada exigente.

Uma das abordagens mais eficazes para trabalhar com partes interessadas exigentes é tornar-se você mesmo. Para um gerente de projeto, programa ou produto, isso é bastante simples devido às disciplinas já inerentes ao trabalho que fazemos no dia a dia.

Para aumentar o conhecimento comercial ou técnico, coloque-se no papel de um stakeholder exigente. Busque oportunidades de negócios ou imersão em tecnologia por meio de treinamento, acompanhando os subordinados das partes interessadas e visitas às instalações da empresa ou clientes para avaliar plenamente sua posição.

Com qualquer envolvimento das partes interessadas, como uma reunião de trabalho ou de status, dedique mais tempo e esforço aos preparativos. Faça uma dramatização e preveja o provável conjunto de perguntas ou orientações que seriam fornecidas pelo stakeholder exigente. Aproveite os membros da sua equipe para auxiliar no exigente diálogo com as partes interessadas.

Demonstrar capacidade de tomar decisões baseadas em fatos e baseadas em dados de maneira rápida e decisiva. Além disso, comunique claramente os critérios de aceitação, tempo e resultados desejados aos membros da equipe. Preste atenção rigorosa e inabalável ao escopo, escala e limites de tempo. Por fim, apoie totalmente as partes interessadas exigentes com qualquer esforço de controle de alterações necessário para revisar os limites de escopo, escala e duração.

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Ao exibir os principais comportamentos de uma parte interessada exigente, você ganhará o respeito dessa parte interessada e fará com que eles saibam que têm um parceiro disposto e capaz de criar valor para a empresa.

Quais são algumas maneiras pelas quais você colaborou com sucesso com partes interessadas exigentes?

postado por Kevin korterud
em: 16 de agosto de 2020 11h21 | Link permanente



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