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Por Lynda Bourne

Os relatórios tradicionais foram aprovados na data de validade? 2

Projetos significam relatórios! Muitas equipes de projeto são obrigadas a produzir relatórios semanais e mensais para seus clientes como parte de um contrato ou devido a um conjunto interno de requisitos de relatórios. Este processo traz desafios:

  1. As informações estão desatualizadas – os relatórios do projeto se concentram principalmente no que aconteceu.
  2. A maioria dos regimes de relatório usa uma estrutura de tamanho único. Isso é melhor do que relatórios de forma livre, mas significa que, embora todas as informações possam ser necessárias para alguém, há muitas informações redundantes para quase todas as outras pessoas.
  3. Eles são demorados e caros de produzir.
  4. A informação é preparada e editada para se adequar à narrativa que o redator do relatório gostaria de contar. Você não precisa ser desonesto para alterar a impressão que um relatório cria; você simplesmente precisa entender como a linguagem funciona.
  5. As pessoas que realmente precisam das informações geralmente estão muito ocupadas para lê-las.

Isso levanta uma grande questão: precisamos de relatórios tradicionais? Os desenvolvimentos em inteligência de negócios, inteligência artificial e integrações de sistemas oferecem uma solução muito mais útil – colocar informações em tempo real diante das pessoas que realmente precisam saber agora.

A maioria das informações sobre praticamente todos os projetos (mesmo os projetos de construção tradicionais) é registrada em várias ferramentas de software. Com um pouco de organização, os dados podem ser trazidos para um sistema de business intelligence (BI) em tempo real. O resultado: um painel mostrando o que está ocorrendo em tempo real, geralmente com um recurso de detalhamento para ver o que mudou e por quê.

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O problema com BI geralmente é o excesso de informação e ruído adicionado, criado por diferentes elementos dentro da ferramenta sendo atualizados, editados e corrigidos em momentos diferentes. Isso gera falsas diferenças por curtos períodos de tempo. É aqui que a inteligência artificial (IA) entra para desempenhar duas funções úteis:

  1. Dentro do sistema de BI para filtrar o ruído: Por exemplo, se a planilha de horas de Bill foi inserida, mas seu trabalho do dia não foi atualizado, espere até o final do turno de Bill antes de sinalizar baixa produtividade – sua atualização de trabalho pode ser inserida nos próximos 5 minutos. (Tempo real é bom, mas precisa de gerenciamento / sincronização.)
  2. Fora do sistema para aprenda o que é importante para quem: Ninguém pode passar o dia todo olhando para o painel. A IA pode ser treinada para enviar alertas direcionados quando algo relevante para um gerente muda o suficiente para garantir sua atenção. Um e-mail ou SMS é enviado com um link embutido na parte relevante do painel.

Os relatórios ainda têm uma função? Minha resposta é sim, mas é uma função diferente. Os relatórios são necessários para explicar algo ou para mostrar os resultados de uma investigação ou inquérito. Por exemplo, uma equipe (ou indivíduo) pode ser encarregada de relatar sobre o subcontratado preferido para se engajar em uma função específica em um projeto. O relatório fornece à liderança as informações e opções necessárias para tomar uma decisão. Na verdade, isso seria um uso muito melhor do tempo gasto atualmente pelo PMO e pela equipe do projeto preparando e distribuindo relatórios semanais e mensais.

Quero ouvir sua opinião: os relatórios tradicionais ainda têm lugar entre as equipes de projeto?

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postado por Lynda Bourne
em: 17 de setembro de 2020 05:18 | Link permanente



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