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Critérios de sucesso do projeto

Ninguém quer assistir a uma reunião e acha que foi inútil, então por que metade do tempo que os participantes passam nas reuniões é desperdiçado?

Isso desmoraliza sua equipe e é improdutivo. Pensar com antecedência nos objetivos e no formato de sua reunião permitirá que você aproveite ao máximo o tempo dos participantes.

Veja este projeto como exemplo. O projeto de apoio à investigação policial sueca, PUST (Polisens Utredningsstöd) correu junto Ágil linhas e reuniões diárias envolvidas em stand up. No entanto, com uma equipe de cerca de 60 pessoas, as reuniões tornaram-se difíceis de administrar.

A equipe do projeto conseguiu contornar isso dividindo as reuniões em sessões produtivas e mais curtas.

Logo pela manhã, as equipes de recursos (formadas por um analista de requisitos, um testador e desenvolvedores) se reuniram por quinze minutos. Em seguida, ocorreram as reuniões de sincronização dos grupos de especialistas: testadores de cada equipe reunida, um desenvolvedor de cada equipe reunida e os analistas de requisitos reunidos, novamente por quinze minutos. Isso permitiu que todas as equipes de recursos sincronizassem seu trabalho de maneira eficaz com as outras equipes.

Por fim, houve uma terceira reunião diária, a sincronização do projeto, na qual um grupo de várias equipes discutiu todo o projeto com o gerente do projeto e muitas vezes contou com a presença do comitê do projeto.

Três reuniões em vez de apenas uma? Como pode ser melhor? Pode parecer muitas reuniões, mas tudo foi concluído diariamente em 45 minutos.

Todos começaram o dia sabendo exatamente o que estava sendo alcançado. Essas reuniões eram chamadas de ‘coquetel diário’ com o objetivo de ser otimista, embora eu não ache que naquela hora da manhã eles tivessem coquetéis de verdade.

Mantenha suas reuniões curtas

Quanto mais curta a reunião, mais concentradas as pessoas devem estar para que tudo seja discutido na sessão. Isso pode realmente reduzir o bate-papo e as diversões. Outra técnica usada frequentemente por equipes Agile é remover as cadeiras da sala – Ágil as reuniões são chamadas de stand ups por um motivo.

Se suas reuniões não estão criando o resultado esperado, você pode cancelá-las; não há necessidade de uma reunião semanal da equipe do projeto se você descobrir que está trabalhando próximo aos membros da equipe durante a semana e a reunião formal se tornou redundante.

No entanto, antes de dar esse passo, pergunte-se por que o tempo se tornou improdutivo. Se uma reunião for realmente irrelevante para todos os participantes, cancele-a; não perca o tempo das pessoas com reuniões inúteis.

Mas se você acredita que arranjar um tempo para que todos estejam juntos seria genuinamente benéfico se ao menos você pudesse aumentar a produtividade coletiva, então pense no que você pode fazer para tornar a reunião mais eficiente.

Dicas para reuniões melhores

Dicas para reuniões eficientes

Se você gostaria de ser capaz de espremer algo útil desde o tempo que você tem toda a equipe junta, tente algumas destas sugestões:

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  • Certifique-se de que as pessoas saibam por que estão ali, para que possam planejar sua contribuição com antecedência: envie uma agenda e objetivos para a reunião. Permitir que qualquer pessoa sugira tópicos da agenda pode significar que a versão final da sua agenda contém muitos itens que não são relevantes para a maioria dos participantes, portanto, dê às pessoas a opção de apresentar sugestões para os tópicos da agenda, mas verifique com cuidado antes de entrarem na lista.
  • Se revezam para presidir: esse método também permite que os membros mais quietos da equipe falem e assumam a liderança. No entanto, mantenha você mesmo o papel de anotador de minutos ou delegue-o a um colega de confiança, pois você precisa ter certeza da integridade e precisão das atas.
  • Não presuma que os pontos de ação da reunião anterior foram concluídos – analise as atas, peça atualizações e, se uma ação não for realizada, leve-a adiante.
  • Defina um horário de início e de término firmes e considere a imposição de penalidades para aqueles que se atrasarem.
  • Calcule o custo do tempo de inatividade na reunião se você começar tarde: às vezes, compartilhar os números financeiros astronômicos relacionados à perda de produtividade pode ser suficiente para fazer com que as pessoas cheguem a tempo para a próxima sessão!
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As reuniões virtuais não são isentas

As diretrizes acima ainda se aplicam a uma reunião realizada ‘virtualmente’, ou seja, por vídeo, web ou audioconferência. As relações interpessoais e as reações entre seus colegas serão mais difíceis de entender e responder se seus participantes não estiverem co-localizados, então este método funciona melhor para reuniões curtas com uma estrutura e propósito claros.

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Leia a seguir: dicas fáceis para melhores reuniões virtuais

Se você não consegue ver quem está falando, peça a todos que se apresentem quando começarem a falar (‘É o Alan – acho que poderíamos entregar esse recurso até sexta-feira.’) Você também pode nivelar o campo pedindo a todos que participem até chamada em conferência, mesmo se algumas pessoas puderem se encontrar cara a cara e discar como um grupo.

Se você for inteligente nisso, pode caber muito em uma reunião de equipe de projeto de uma hora.

Na verdade, suas reuniões precisam ter uma hora de duração? Depois de ter uma equipe virtual que confia uns nos outros, você deve ser capaz de passar rapidamente por sua agenda de projeto semanal em muito menos tempo.

É necessário um pouco de planejamento com antecedência para que você informe sua equipe sobre o que esperar. Planeje a produtividade e você ficará surpreso com os resultados!

Benefícios da abordagem ágil para reuniões
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