O som de uma oficina harmoniosa
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A execução de um workshop pode ser uma perspectiva emocionante, mas assustadora. É uma suposição comum que você, como facilitador, terá todas as respostas para os problemas do mundo. Isso está longe da realidade.

São os participantes com experiência e conhecimento dentro de uma empresa. É seu trabalho, criar um ambiente produtivo para habilitá-los, apresentar a solução.

Pense em você como um maestro de uma orquestra, coordenando todos os instrumentos para tocar agradavelmente juntos. Este artigo fornece considerações importantes para criar, entregar e incorporar o sucesso do workshop.

Pré-oficina

Processo

O objetivo deve ser claro para todos os participantes. Um workshop pode ser usado por vários motivos, desde a criação de um modelo operacional de destino até o detalhamento de um plano de comunicação. Qualquer que seja o objetivo, deve ser claro e compreendido desde o início.

A última coisa que você quer é que sua orquestra sinfônica pergunte por que eles estão lá em primeiro lugar.

A agenda deve se concentrar no cumprimento do objetivo do workshop. Todas as pessoas, a quantidade de tempo disponível e o leque de opções terão que ser considerados antes que a agenda seja acordada. Certa vez, realizei um workshop para avaliar o impacto de uma solução de tecnologia em indivíduos.

Eu criei uma avaliação de impacto complicada usando o Excel. Passava a maior parte do tempo explicando como funcionava, em vez de se concentrar no objetivo da reunião. Se eu tivesse testado a atividade anteriormente, teria percebido que ela não era adequada para o público. Eu deveria ter usado uma avaliação mais visual das partes interessadas, como o diagrama do arco-íris (Chevalier e Buckles, 2008). Isso teria mantido as pessoas focadas no objetivo, e não na nova atividade.

Outra consideração da oficina é enviar materiais de leitura com a agenda. O anúncio do seu concerto define o tom para o público. Artigos sobre novas tendências e tecnologias em um setor podem ajudar as pessoas a pensar sobre a vida fora de sua bolha de trabalho.

Inclua uma atualização de status e um resumo do trabalho que foi concluído até o momento. Isso garante que o workshop não seja considerado no vácuo e avança os participantes com o progresso.

Melhor dica– O patrocinador do projeto deve enviar a agenda, pré-lendo e apresentá-lo como facilitador. Isso agregará credibilidade ao workshop e expressará a importância da empresa.

Pessoas

Pode parecer óbvio, mas você precisa garantir que as pessoas corretas sejam incluídas no workshop. Os instrumentos precisam refletir a composição musical que você deseja criar. Podem surgir problemas se os membros forem altos demais para entender completamente uma parte da tecnologia ou jovens demais para tomar decisões importantes. Pode ser necessário haver representação entre funções de negócios, níveis de antiguidade ou especialização.

Participei de um workshop com líderes seniores para discutir como otimizar um processo. Nenhum dos participantes interagiu regularmente com o processo e, portanto, não sabia dizer se era possível uma mudança. Como alternativa, a situação pode surgir onde as pessoas que interagem com um processo podem temer fazer alterações nele. Esteja pronto para desafiar suposições e criar a motivação para melhorar as maneiras de trabalhar.

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Os personagens podem criar ou quebrar um ambiente de oficina, gastar tempo para aprender quem estará participando. A posição de uma pessoa em uma organização e suas motivações afetarão como elas contribuem para a discussão.

Na minha experiência, conflitos pessoais subjacentes podem ser gerenciados se o facilitador estiver ciente dos problemas antes que eles surjam. Se houver um desacordo, o facilitador deve agir rapidamente para reorientar o grupo no objetivo do workshop.

Trabalhe com os participantes antes de um workshop para entender os problemas subjacentes. Erros na partitura podem prejudicar o desempenho no dia. Eu estava planejando um workshop para o lançamento de um novo produto e fui informado de que alguns participantes influentes poderiam ter algumas críticas negativas sobre o produto.

Realizei entrevistas com os participantes para entender completamente suas reservas. Na maioria dos casos, haviam sido mal informados. Ao trabalhar com perguntas anteriores ao workshop, economizou uma quantidade significativa de tempo e ajudou a criar engajamento. Os entrevistados se sentiram empoderados e se tornaram fortes defensores após o lançamento.

Melhor dica Aprenda os nomes e tipos de personalidade dos participantes antes do workshop. Essa conscientização e consideração antes da reunião criarão imediatamente um relacionamento e ajudarão você a planejar como os participantes se comportarão.

Tecnologia

O cenário perfeito é uma grande sala de reuniões, temperatura a 18 ° C, flip charts em cada canto, em torno de uma mesa bem iluminada, com os materiais baixados para um tablet. Raramente temos esse luxo! É mais provável que os participantes estejam ocultos atrás das telas dos computadores, com pouca conexão com a Internet conversando entre si. É seu trabalho como facilitador tirar o melhor proveito de um ambiente de trabalho.

Se você estiver usando o Skype, Zoom, hangouts do Google ou qualquer outra ferramenta de colaboração, verifique se ele foi testado anteriormente. Se você tiver o benefício de usar uma sala de reuniões, verifique o tamanho, o aquecimento e a disposição dos assentos. Não há nada mais estressante do que ter que organizar uma sala 10 minutos antes do início do workshop. Tente ter o suporte de TI à mão para solucionar qualquer problema de conexão, pois isso permitirá que você se concentre no objetivo da reunião e nos outros participantes.

Melhor dica – Forneça aos participantes todos os detalhes de antemão. Verifique se os aplicativos foram baixados e se são fornecidos materiais de impressão.

Entrega

Processo

Ao ministrar um workshop, deixe bastante tempo para sessões de grupo e períodos de descanso oportunos. As pessoas precisam de tempo para digerir e refletir sobre uma peça musical. Gosto de realizar uma sessão de grupo, seguida de um breve descanso e depois de uma discussão em grupo mais ampla.

Isso dá às pessoas tempo para sair da sala e subconscientemente trabalhar com idéias. Se as decisões forem precipitadas e não forem pensadas, isso só criará problemas mais adiante no projeto. É seu papel como facilitador se concentrar nos pontos de discussão corretos e anotar as principais decisões que foram tomadas.

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Durante o workshop, as pessoas não devem estar sobrecarregadas com novas informações. Os níveis de energia devem ser mantidos altos para aqueles momentos essenciais da lâmpada. A maioria das pessoas consegue lembrar apenas de 3 a 7 itens de informação em menos de 40 minutos, elas retêm ainda menos virtualmente.

Não coloque conteúdo em uma apresentação, verifique se os pontos principais são explicados e se gasta mais tempo trabalhando nas soluções em grupo.

Você deve manter os participantes envolvidos usando perguntas abertas. Ninguém quer ser “criticado” por horas. O questionamento aberto incentiva as pessoas a permanecerem focadas no assunto.

Se você fizer declarações como “Todo mundo entende?” Ou “Parece correto?”, A testemunha responderá “sim” e não considerará adequadamente a pergunta. Se você perguntar: “o que você acha disso?” Ou “como você pode melhorar sua maneira de trabalhar?”, Você reterá a atenção das pessoas e coletará informações muito mais valiosas.

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Pessoas

Como o Mestre de Cerimônias, o patrocinador do projeto tem “responsabilidade geral” pelo projeto e deve entregar as principais mensagens. Gosto do patrocinador para abrir o workshop, descrevendo os principais objetivos e permitir que os participantes façam perguntas. Isso exibe a propriedade do projeto e define um tom de abertura. Ele comunica aos participantes que apresentar a solução será um esforço combinado.

Os participantes podem querer testar sua credibilidade como facilitador. Mantenha-se confiante, acessível e honesto com suas respostas. Você está aqui para criar um ambiente aberto e produtivo e permitir a discussão.

É importante que as pessoas entendam seu papel na busca de uma solução. Não há nada mais prejudicial para um workshop do que um facilitador abrupto e desinteressado. Os participantes podem estar passando por mudanças e agir irracionalmente.

É importante que eles expressem suas emoções e devem ser ouvidos. O processo é vital para obter a aceitação da mudança.

Como facilitador, você deve ter confiança em pedir opiniões, permitindo que as pessoas contribuam para a discussão. Muitas vezes, os líderes são os mais sinceros e podem não conhecer o impacto total de uma decisão.

Os sopros de madeira costumam ser os mais altos de uma orquestra, mas são as cordas que fazem a melodia a maior parte do tempo. Peça aos participantes que falem em nome de uma área ou segmento de negócios e anote comentários em notas post-it para que possam ser consideradas pela segunda vez.

Como facilitador, você pode ajudar os participantes a manter a mente aberta, pedindo-lhes para fazer uma pausa e refletir sobre uma ideia. Se você possui experiência ou pode sugerir um caminho a seguir, deve fazê-lo, mas é o patrocinador do projeto e os participantes que devem tomar a decisão final.

Tecnologia

Ao apresentar, é importante variar seu estilo de entrega. Alterar o andamento com o uso de vídeos, flipcharts e demonstrações pode ajudar a manter o grupo focado durante um longo dia.

Se os participantes não conseguirem ver sua linguagem corporal ou expressão facial, é importante desacelerar e ser mais preciso com sua linguagem. Gosto de usar tecnologia interativa, como postes de votação, para manter o público envolvido. Essa tecnologia interativa ajudará as pessoas a se sentirem envolvidas e permitirá que elas contribuam regulamente para as discussões.

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Pós-oficina

Processo

Após um desempenho bem-sucedido, a motivação estará alta. Você deve incentivar o entusiasmo ao se comunicar com o grupo logo após a reunião. Agradeça aos participantes pela participação e descreva os principais pontos e as próximas etapas.

Pessoas

É provável que você tenha construído um forte relacionamento com os participantes. Chegar a uma solução no final de uma oficina pode ser uma experiência humilhante. É importante acompanhar as ações das pessoas e obter feedback sobre o seu desempenho. Isso ajudará seu próprio desenvolvimento e incentivará os participantes a refletir sobre o sucesso do workshop.

Tecnologia

Dependendo do projeto, um site do Dropbox ou do SharePoint também pode ser usado para compartilhar informações e manter as pessoas conectadas por um longo tempo após o workshop. Isso permite que a documentação permaneça atualizada, facilmente acessível e reduz o tráfego de email.

Como nota final, conseguir que as pessoas trabalhem harmoniosamente e criar algo novo não é fácil. Um workshop raramente vai exatamente para planejar e sempre haverá surpresas. Uma nota incorreta ou uma corda quebrada não significa que o workshop não tenha sido um sucesso.

Trabalhe com calma pelos desafios de maneira estruturada e mantenha o foco no objetivo. Lembre-se, você é o maestro e não precisa saber tocar todos os instrumentos. Seu papel é assumir a liderança em fazê-los tocar harmoniosamente juntos.

Informe-me da sua experiência no workshop e de todas as principais considerações que você acha que devem ser adicionadas à lista de verificação do Workshop de sucesso abaixo.

Checklist de sucesso do workshop
Considerações pré-workshop

Considerações sobre entrega

Pós-oficina

> Finalidade / objetivo claro > Deixe bastante tempo para sessões e intervalos > Comunique-se com o grupo no dia seguinte ao workshop
> Agenda sob medida para chegar à solução > Não sobrecarregue os participantes com novas informações. Mantenha os níveis de energia altos para decisões importantes > Comunique no dia seguinte para descrever os principais pontos, ações e próximas etapas.
> Leitura prévia para definir o tom > Use perguntas abertas para incentivar o foco > Obtenha feedback do grupo
> Peça a um patrocinador que envie os materiais para dar credibilidade ao workshop > Use perguntas abertas para incentivar o foco > Sessões de atualização
Aprenda nomes, posição e motivações dos participantes na empresa > Mantenha-se centrado, acessível e confiante na sua abordagem > Um site do SharePoint para compartilhar informações
Compreender e trabalhar com os pontos problemáticos antes do workshop > Esteja confiante em pedir opiniões e garantir que todos tenham sua opinião
> Verifique se as pessoas corretas estão na sala > As principais mensagens devem ser comunicadas pelo patrocinador do projeto
> Verifique se a tecnologia funciona corretamente com antecedência > Varie o estilo de entrega
> Forneça aos participantes todos os detalhes da reunião com antecedência – aplicativos, impressões ou detalhes de login

Lewis Gilbey – Profissional de mudança e transformação estratégica.

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