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Este é um extrato do Project Pain Reliever. Contribui com este capítulo (e outro) para o livro. Este é para garantir que todos comprem o cronograma do projeto.

O plano individual: uma história

Hans passou muito tempo trabalhando no cronograma do projeto. Ele sabia o que precisava ser feito e quanto tempo tudo levaria. Coleta de requisitos, isso levaria alguns dias, certo? Afinal, não havia muitos usuários para perguntar.

Hans orgulhosamente projetou a programação na parede da sala de reuniões, sabendo que era um dos documentos mais importantes do projeto. “Olhando para isso, terminaremos em junho”, disse ele à equipe.

Seus rostos eram incrédulos – e eles não pareciam nem um pouco satisfeitos por ele ter economizado tanto tempo fazendo todo o trabalho por eles.

“Você só tem um dia para aprovação do orçamento”, disse Claire, da Finance. “Você sabe que o ciclo de aprovação é de três semanas? E não há nada no plano de treinamento. Meu departamento tem quatrocentas pessoas, como vou treiná-las no novo sistema? ”

Ai. E Claire não foi a única a reclamar. Enquanto andavam pela mesa, cada membro da equipe fez buracos em seu plano. “Nós absolutamente não podemos fazer isso”, disse Claire, quando todos terminaram de separar o cronograma. “É idiota.”

Hans havia interpretado completamente mal o que precisava ser feito para entregar esse projeto. Ele agora percebeu que não havia entendido o que estava envolvido em algumas das tarefas e até havia perdido algumas. A única coisa boa foi que ele ainda não havia mostrado o cronograma para o patrocinador do projeto. Ele precisava de um novo plano e rapidamente – ele deveria apresentar o cronograma ao patrocinador naquela tarde.

A equipe não está aderindo ao plano

Você tem um ótimo plano de projeto, com muitos detalhes. Está devidamente documentado e você criou uma programação que faz tudo até a data em que o patrocinador deseja.

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No entanto, agora que a equipe começou a trabalhar no projeto, fica claro que eles mantêm seus próprios prazos e não prestam atenção à sua obra-prima.

De fato, na última reunião da equipe, eles chegaram a lhe dizer que sua agenda é completamente irrealista. OK, você perdeu a fase de testes, mas certamente isso não vai demorar muito?

Todo mundo está fazendo o que pode, e a equipe está trabalhando longas horas para concluir as tarefas no prazo, mas está começando a se ressentir do fato de que você as inscreveu para isso. Você não sabe quanto tempo pode manter o projeto em andamento, quando é óbvio que a equipe não acredita no plano ou no cronograma.

Os sinais de alerta

  • Sua equipe do projeto reclama dos prazos.
  • As tarefas não estão sendo concluídas no prazo, se houver.
  • Estão sendo concluídas tarefas que não estão no plano.
  • Você está colocando sua equipe sob pressão para concluir tarefas até as datas dos marcos.
  • Todo mundo está trabalhando longas horas.
  • O moral da equipe está caindo, juntamente com a confiança em você.

O que acontecerá se eu não fizer nada?

O projeto ficará cada vez mais tarde e as tarefas não serão entregues no prazo. O Patrocinador ficará mais desiludido com sua capacidade de cumprir a promessa de sua programação.

Por sua vez, você pode pressionar cada vez mais sua equipe para acelerar o risco de cortar custos e fornecer um produto de baixa qualidade que não seja adequado ao seu objetivo.

O moral da equipe e a vontade de trabalhar com você cairá. Eventualmente, você pode achar que eles não funcionarão em seus projetos e ganhará a reputação de ser um motorista escravo cujos projetos sempre atrasam.

Programar sinais de aviso

A solução

Você não pode planejar no vácuo. No final das contas, não é você quem executará todas as tarefas – é o que os membros da equipe do projeto farão. Portanto, envolva-os na elaboração do que precisa ser feito para atender aos objetivos do projeto e quanto tempo levará.

Se seu plano e cronograma não são realistas, comece do zero e crie novos, com o envolvimento de todas as pessoas certas. Em resumo, você precisa:

  1. Uma lista completa de tarefas necessárias para entregar o projeto.
  2. Prazos precisos para isso.
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O que devo fazer?

Reúna os principais membros de sua equipe para elaborar um plano e cronograma novos e realistas, nos quais todos possam comprar. Reconheça que seu plano de trabalho atual não é bom e que você precisa definir uma nova linha de base para acompanhar o progresso.

Basicamente, você está começando a planejar este projeto do zero e precisa da ajuda deles. Aqui estão as três coisas a fazer a seguir.

1. Documente todas as tarefas

Como um grupo, revise todas as estruturas e planos de detalhamento do trabalho que você tem até o momento. A pessoa que faz um trabalho terá uma melhor compreensão do que realmente envolve do que você jamais terá.

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Portanto, deixe-os dizer o que é necessário para realizar a tarefa. O que está faltando no plano original? Como a tarefa se divide em subtarefas? Se puder, delegar a criação de subplanos aos líderes do fluxo de trabalho.

O objetivo aqui é obter uma lista abrangente do que precisa ser feito para alcançar os objetivos do projeto. Confie nos seus especialistas para ajudá-lo a desenvolver essa lista – isso os ajudará a se sentirem mais responsáveis ​​pelos resultados, e mais confortáveis ​​com o plano geral.

2. Entenda as dependências

Depois de saber o que precisa ser feito, é hora de começar a colocar as tarefas para criar o cronograma. O gerenciamento de dependências é importante aqui. Novamente, conte com os especialistas da sua equipe para ajudá-lo a incorporar as dependências no cronograma. Leve em consideração:

  • Em que ordem as tarefas precisam ser concluídas?
  • Quais tarefas podem ser executadas em paralelo?
  • O que pode ser iniciado cedo?
  • Quem precisa que alguém termine antes de começar?
  • O que precisa terminar ao mesmo tempo que outra coisa?

Depois de entender a ordem das tarefas e suas dependências, você poderá começar a inserir algumas datas.

3. Crie a programação

A equipe não pensou muito na programação original que você criou, portanto, desta vez, peça a opinião deles. Provavelmente, eles passaram mais tempo realizando esse tipo de trabalho e, a menos que seja um projeto único ou sejam muito novos em seu trabalho, provavelmente já o fizeram antes.

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Dada toda a sua experiência, eles devem poder fazer algumas estimativas realistas de prazos para todas as tarefas do plano.

Dica: Não há mal algum em desafiar algumas datas – você não quer que a equipe seja capaz de puxar a lã sobre os olhos. Como gerente de projeto, você deve encontrar um equilíbrio entre estabelecer as datas dos marcos e permitir que a equipe defina suas próprias datas até agora no futuro, para que todos trabalhem meio dia e o projeto demore muito para ser concluído.

Problemas de agendamento

Não há mal algum em desafiar algumas datas – você não quer que a equipe seja capaz de puxar a lã sobre seus olhos. Como gerente de projeto, você deve encontrar um equilíbrio entre estabelecer as datas dos marcos e permitir que a equipe defina suas próprias datas até agora no futuro, para que todos trabalhem meio dia e o projeto demore muito para ser concluído.

Projeto Apaziguador de Dor

Trabalhe em conjunto para criar prazos de entrega estendidos, mas alcançáveis. E ponha explicitamente algum tempo de contingência no cronograma, se estiver preocupado com a incerteza nas estimativas.

Finalmente, é hora de apresentar sua nova programação ao seu patrocinador. É altamente provável que o resultado de fazer este exercício seja um projeto que termine mais tarde do que você originalmente pensava.

É difícil dizer a um patrocinador que suas estimativas iniciais estavam erradas. No entanto, o que você tem agora é um plano de projeto no qual você pode acreditar, entregar e que é apoiado por todos os membros de sua equipe. Essa é a mensagem para dar ao seu patrocinador.

Você sabe que está em um bom lugar quando…

Você sabe que está em um bom lugar quando:

  • Você tem uma lista abrangente de tarefas para o projeto.
  • Você entende as dependências entre tarefas.
  • Você trabalhou com sua equipe para definir estimativas realistas para a duração dessas tarefas.
  • Você criou um cronograma credível com informações da sua equipe.

Você não é o especialista quando se trata de realizar o trabalho para cada uma dessas tarefas – portanto, utilize a experiência da equipe e envolva os membros da equipe na elaboração de um plano e cronograma.

Como resultado, você obterá uma melhor adesão da equipe e todos terão mais confiança de que o projeto será entregue no prazo.

O Projeto Pain Reliever, editado por Dave Garrett, é publicado por J. Ross.

Quando sua equipe não acredita em você
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