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Mais e mais empresas estão criando PMO, mas o que está provocando essa mudança? Qual é a função principal e como ela pode ajudar sua empresa?

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Qual é a função do PMO (Project Management Office)?

Não é fácil definir categoricamente o que é um PMO, porque ele varia muito de um negócio para outro. Em geral, o Project Management Office assume a forma de um departamento que engloba o know-how e as habilidades de muitas pessoas, ferramentas, mas também um conjunto de processos e métodos.

O PMO visa padronizar e otimizar os custos que são sistematicamente encontrados na gestão de projetos. Ele analisa o gerenciamento de projetos como um todo para fornecer processos, métodos e ferramentas para harmonizar a implementação dos projetos.

Quais são os benefícios de um escritório de gerenciamento de projetos?

Dependendo do negócio, as responsabilidades de um PMO podem incluir:

  • Planejamento estratégico e governança do projeto
  • Desenvolvimento de boas práticas e processos eficazes
  • A identificação e disseminação de uma língua, cultura e mentalidade comuns
  • Gestão de recursos
  • Implementação e manutenção de ferramentas de gerenciamento de projetos

Em alguns Escritórios de Gerenciamento de Projetos, também encontramos gerenciamento de portfólios de projetos, treinamento e suporte para gerentes de projetos.

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Alguns números?

Em 2014, a Associação Alemã de Gerenciamento de Projetos e a Universidade Nürtingen-Geislingen realizaram um estudo intitulado “O PMO na Prática” entre 257 participantes (gerente de PMO, equipe de PMO, gerentes de projeto e equipe operacional), em empresas de todos os tamanhos.

Os resultados do estudo demonstram os benefícios da criação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos dentro de uma empresa, mas também as dificuldades que isso pode gerar:

  • 94% consideram a contribuição geral do PMO muito significativa para sua empresa
  • 55% acham que um PMO evita a duplicação de projetos
  • 42% acreditam que um PMO oferece maior confiabilidade para atingir as metas estratégicas do projeto
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No entanto, muitos Escritórios de Gerenciamento de Projetos ainda sofrem com a falta de bons indicadores para medir seu desempenho, enquanto 70% não possuem nenhum indicador para destacar a eficácia de suas ações.

Como resultado, sua aceitação dentro de uma equipe é difícil. O coaching de equipes na configuração de um PMO, bem como o claro monitoramento de desempenho, são essenciais para o sucesso do departamento.

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