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Não deveria ser nenhuma surpresa, então, saber que os PMOs (Project Management Offices) passaram por crescente pressão de suas organizações nos últimos anos para se tornarem mais ágeis, estratégicos e com maior valor agregado; um ponto que se tornou mais destacado recentemente no contexto do surto de COVID-19.

Atualmente, muitos PMOs estão enfrentando desafios sem precedentes em suas organizações relacionadas à pandemia e, se quiserem sobreviver a isso, é necessário repensar seriamente as funções e atividades.

O PMO não apenas precisará alinhar-se mais de perto às expectativas de valor das partes interessadas, como também Além disso ter um bom entendimento da organização e sua maturidade em gerenciamento de projetos e portfólio (PPM).

Definindo o PMO

Os PMOs são amplamente fornecedores de serviços de PPM, que podem incluir o seguinte:

  • Entrega de projetos e programas;
  • Fornecendo um conjunto cada vez maior de metodologias, padrões e técnicas,
  • Fornecer governança, controle e relatórios;
  • Recursos e projetos e programas; e
  • Supervisão de todo o portfólio de projetos.

Existem muitos tipos ou modelos predefinidos de PMO por aí, como os Four Types of PMOs da Gartner, os Three Types of PMOs do Project Management Institute (PMI) e o modelo de Axelos ‘Project, Program and Portfolio Offices (P3O).

Embora esses modelos sejam estruturas extremamente valiosas para serem usadas como referência ou benchmark, a realidade é que nenhum PMO é o mesmo e eles raramente se encaixam perfeitamente em um modelo em detrimento de outro.

De fato, os PMOs que aspiram a um determinado modelo geralmente lutam para obter adesão e apoio dos negócios, pois afastam o foco da empresa. porque o PMO existe em primeiro lugar, assim como o nível de maturidade do PPM dentro da organização.

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Como resultado, descobrimos que algumas organizações estão ignorando o PMO, avançando com métodos de entrega alternativos, na esperança de que isso ajude a resolver seus problemas e permita que eles obtenham resultados melhores e mais rápidos.

A realidade, no entanto, é que mais e mais empresas estão descobrindo que é preciso mais do que um PMO ou um método de entrega para garantir o sucesso.

Por que identificar as expectativas de valor das partes interessadas é fundamental

Os PMOs são mais do que apenas uma função de habilitação ou suporte. Eles são prestadores de serviços e, para oferecer um excelente serviço, precisam entender seus stakeholders.

Muitas vezes, por causa deles, eles existem em primeiro lugar – e, no entanto, ao falar com executivos de alto escalão e gerentes de PMO em vários setores, fica claro que muitos PMOs não entendem o que realmente agrega valor à vida de seus stakeholders. .

Como mencionado anteriormente, os PMOs freqüentemente adotam modelos para determinar o que devem ser e fazer, quando, na realidade, devem começar conversando com as partes interessadas para entender seu ambiente, desafios e necessidades. É um primeiro passo muito necessário.

Entendendo o negócio e sua maturidade PPM

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Os “ecossistemas” das organizações são compostos de muitas partes móveis, desde processos e aplicativos de negócios até informações, tecnologia, estruturas e pessoas.

É um equilíbrio delicado e, se alguma dessas partes não estiver alinhada, integrada e conectada, todo o ambiente se esforça. A mesma premissa pode ser aplicada à execução de projetos. Um PMO por si só não pode influenciar o sucesso estratégico, por mais maduro que seja.

O fator de diferenciação entre as empresas que parecem estar acertando quando se trata de transformar a estratégia em realidade, e as que não o são, é que as que estão no caminho certo reconhecem projetos (e programas) como os principais veículos pelos quais podem entregar estratégia.

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Eles também entendem que a maturidade do PPM da organização é um determinante crítico do sucesso, já que os projetos envolvem a organização em sua totalidade – não apenas o PMO ou a comunidade de gerenciamento de projetos.

Maturidade = Valor

Se você não pode medir, não pode entender. Se você não consegue entender, não pode controlar. Se você não pode controlá-lo, não pode melhorá-lo – James Harrington, The Improvement Process

Então, como um PMO reconhece as expectativas de valor das partes interessadas e, ao mesmo tempo, obtém uma compreensão da organização e seu nível de maturidade do PPM?

Uma avaliação de maturidade é uma ferramenta muito útil que uma organização pode usar como estrutura ou referência para se comparar, a fim de desenvolver ou melhorar.

As avaliações de maturidade são capazes de adicionar benefícios incríveis, como:

  • Fornecer ao PMO acesso previamente inatingível a executivos seniores e partes interessadas, a fim de obter uma compreensão de seus desafios, necessidades e expectativas;
  • Dar à organização acesso às principais práticas de PPM;
  • Destacar como são as boas práticas e como elas se comparam;
  • Sublinhando as causas principais dos desafios e dificuldades em torno da entrega do projeto e excedentes relacionados;
  • Facilitar discussões valiosas entre funções e áreas de negócios e criar alinhamento nos principais tópicos; e, mais importante,
  • Ajudando as organizações a identificar o que precisam fazer hoje para causar o maior impacto em seu desempenho amanhã.

Ato de equilíbrio

A maneira pela qual uma empresa gerencia seus projetos é amplamente impulsionada por sua cultura e maturidade. Portanto, para começar a fornecer valor verdadeiro, os PMOs devem obter um entendimento abrangente de sua organização – com todas as suas partes díspares – reconhecendo o que os negócios precisam do PMO, além de identificar o nível atual de maturidade do PPM na empresa, e em seguida, alinhando os serviços que oferece de acordo. Só então será capaz de permanecer verdadeiramente relevante.

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As avaliações de maturidade podem fornecer informações valiosas que responderão a essas perguntas e permitirão que as empresas e seus PMOs evoluam e prosperem.

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Daléne Grobler é consultor executivo da PPM no Project Portfolio Office.

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