O melhor software de colaboração de 2020 para equipes remotas e internas
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A colaboração é mais importante do que nunca, à medida que mais pessoas trabalham em casa e as equipes são distribuídas em todo o mundo. Fazer com que as pessoas trabalhem juntas em uma sala já é bastante difícil, mas quando estão a quilômetros ou mesmo a um fuso horário, pode parecer quase impossível.

O software de colaboração é a graxa que gira a roda da colaboração. Ajuda as equipes a trabalharem melhor juntas. Os exercícios de formação de equipe têm seu lugar, mas o software de colaboração fornece a essas equipes as ferramentas necessárias para trabalhar de forma mais produtiva depois de se unirem.

Antes de fornecer a lista dos melhores softwares de colaboração disponíveis, vamos dar uma olhada nesta categoria de software e discutir exatamente como isso ajuda as equipes.

O que é o software de colaboração?

Simplificando, o software de colaboração é uma ferramenta para ajudar as equipes a trabalharem juntas de maneira mais eficaz. O que o software colaborativo faz é conectar as tecnologias existentes para facilitar as comunicações e o compartilhamento. Facilita a coordenação, cooperação e solução de problemas quando mais de uma pessoa está trabalhando em uma tarefa.

Todos os dados pertinentes ao projeto podem ser compartilhados e os arquivos acessados ​​a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso significa que equipes em turnos diferentes, como aquelas que trabalham em casa ou em fusos horários diferentes, podem entrar em contato e permanecer na mesma página em termos de progresso. Isso aumenta a produtividade dos membros da equipe e de todo o projeto.

Um espaço de escritório virtual

Com o software de colaboração, é criado um espaço de escritório virtual e os membros da equipe são convidados a participar. Agora eles têm acesso a um projeto compartilhado que contém trabalho a ser realizado pelos membros da equipe. Todas as alterações são sincronizadas com outras pessoas que também estão usando o software de colaboração, para que todos saibam o que os outros estão fazendo, o que impede que várias versões do trabalho circulem.

Os benefícios do uso de software colaborativo são muitos. Por um lado, economiza tempo, que é uma das três restrições em um projeto. Isso ajuda os resultados financeiros de uma organização, pois as equipes estão trabalhando de maneira mais eficiente e, portanto, produtiva. Isso torna o software colaborativo tão útil para o gerenciamento de projetos. Ele monitora e acompanha o progresso enquanto obtém os melhores resultados das equipes.

Mas não se trata apenas de extrair o máximo de trabalho da sua equipe. O software de colaboração pode criar vínculos e aumentar o relacionamento da equipe. Trabalhando juntos, eles se conhecem melhor e isso os torna mais confortáveis ​​um com o outro. Não apenas as equipes, mas os gerentes se beneficiam da organização aprimorada. O fluxo de trabalho é transparente, portanto, é mais fácil gerenciar os estágios de um projeto.

Ferramentas típicas de colaboração

Existem muitos tipos de ferramentas que compõem o software de colaboração. Esse conjunto de recursos ajuda a facilitar o trabalho colaborativo das pessoas, seja no mesmo espaço físico ou virtual. A seguir, são apresentados alguns dos aspectos das ferramentas colaborativas que você deseja no seu software.

Comunicação em tempo real

A parte mais importante de qualquer software de colaboração é que ele se comunique em tempo real. É necessário ter um software que seja atualizado imediatamente ou você estará sempre jogando o jogo. É como assistir a um filme estrangeiro que é dublado, mas o som não está sincronizado com a boca falando. Você provavelmente não continuará assistindo. O mesmo acontece com o software de colaboração.

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Gerenciamento de tarefas

O objetivo principal da colaboração é trabalhar em grupo na conclusão de tarefas. Portanto, uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é essencial. Por um lado, as tarefas precisam ser atribuídas para que sejam executadas. Os gerentes precisarão acompanhar o progresso das tarefas, enquanto as equipes precisarão de ferramentas para ajudá-los a trabalhar juntos na tarefa.

Recurso de lista de tarefas no ProjectManager.com
Ser capaz de gerenciar tarefas em equipe é essencial para qualquer software de colaboração.

Bate-papo

Como a comunicação em tempo real é fundamental, as equipes precisam de uma plataforma que suporte o diálogo. As pessoas que estão no mesmo escritório podem se esconder em uma sala de conferências, mas se parte de toda a equipe estiver trabalhando remotamente, uma sala de conferências virtual deverá estar disponível. As equipes desejam recursos que lhes permitam conversar sem interrupções.

Compartilhamento de arquivos

Na linha de facilitar as comunicações, as equipes devem poder compartilhar documentos e imagens. Os gerentes também desejam enviar diretrizes das partes interessadas. Portanto, uma ferramenta de compartilhamento de arquivos é essencial.

Espaço privado

Pode parecer contra-intuitivo querer um lugar onde outros sejam excluídos. Afinal, isso é colaboração. Mas todo gerente e membro da equipe precisa ter espaço no software em que pode ver seu trabalho particular. Lá eles podem coletar suas tarefas e qualquer trabalho pessoal que tenham também. Agora, cada pessoa tem as ferramentas para acompanhar seu próprio progresso e manter as tags em sua própria produtividade.

Melhores classificações de software de colaboração para 2020

Existem muitas soluções de software de colaboração por aí. Alguns fazem tudo e oferecem um balcão único, enquanto outros se concentram apenas em um aspecto da colaboração, mas o fazem muito bem. Aqui estão as 10 melhores ferramentas de colaboração de 2020:

1. ProjectManager.comLogo do ProjectManager.com - Melhor software de colaboração

O ProjectManager.com é um software premiado que organiza equipes e ajuda os gerentes a controlar projetos. É mais do que apenas uma ferramenta de colaboração. Com o ProjectManager.com, você pode gerenciar todas as fases do projeto, do início ao fim, mas em termos de colaboração, é uma excelente plataforma para equipes, trabalhando sob o mesmo teto ou distribuídas em qualquer lugar do mundo.

O ProjectManager.com é um software baseado em nuvem que mantém todos conectados. Os gerentes podem facilmente atribuir projetos a partir de um gráfico de Gantt on-line e as equipes são capazes de executar tarefas como quiserem. Existem várias visualizações de projetos, de listas de tarefas a calendários e quadros kanban.

O ProjectManager.com permite que os membros da equipe trabalhem juntos em tarefas. Cada tarefa pode ser comentada e quantos documentos e imagens podem ser adicionados, conforme necessário, para que o diálogo e as anotações estejam todos em um só lugar. Melhor ainda, à medida que as tarefas são atualizadas, os membros relevantes da equipe são alertados, para que a colaboração ocorra em tempo real.

Recursos de colaboração na ferramenta Kanban no ProjectManager.com

Os gerentes desejam garantir que as equipes estejam programadas para trabalhar quando estiverem disponíveis para trabalhar. Isso pode ser um problema, especialmente para equipes remotas, mas não no ProjectManager.com. A alocação de recursos é coletada em uma página, para que você possa ver rapidamente quem está fazendo o que e quando. Agendar equipes nunca foi tão fácil.

Fora do agendamento, existem muitos recursos que os gerentes precisam para manter as equipes trabalhando e colaborando de forma eficaz. O ProjectManager.com permite verificar os recursos de alocação e até acompanhar os custos deles. Um painel em tempo real oferece uma visualização de alto nível e os relatórios com um clique podem ser filtrados para obter mais detalhes.

Painel do ProjectManager.com

Se você está procurando uma seção do software que é sua, o ProjectManager.com possui uma página Meu trabalho. Aqui você pode ver todas as tarefas que foram atribuídas a todos os projetos. Você também pode adicionar suas próprias tarefas pessoais e listas de tarefas, o que ajuda os membros da equipe a se gerenciarem melhor.

Embora o ProjectManager.com tenha todos os recursos necessários para gerenciar um projeto, é provável que você esteja usando outros aplicativos, como Google Drive, calendários e outros. O ProjectManager.com possui integração personalizada através do Zapier para sincronizar seu trabalho com todos os outros aplicativos.

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2. AsanaAsana logo

O Asana é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que permite gerenciar equipes e tarefas para trabalhar de forma mais produtiva. Inclui exibições do quadro e da lista que permitem aos usuários dividir os planos nas próximas etapas, o que mantém os membros da equipe no caminho com objetivos concretos.

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A ferramenta possui quadros Kanban simples para visualizar o trabalho, para que gerentes e equipes possam ver onde todos estão em termos do ciclo de produção. O Asana também possui automação para otimizar seu trabalho, simplificar o fluxo de trabalho e reduzir erros. Uma visualização de portfólio permite que os gerentes monitorem o status do trabalho em tempo real, para que possam relatar às partes interessadas.

3. TrelloLogotipo do Trello

O Trello é um software de gerenciamento de projetos que ajuda na colaboração através de quadros e listas kanban. Ele permite que as equipes organizem seu trabalho e priorizem projetos, dando a eles muita flexibilidade. As tarefas são coletadas em cartões com datas de vencimento e anexos, e as equipes podem comentar.

Uma das coisas boas do Trello é que existe uma automação de fluxo de trabalho integrada que aumenta a produtividade, retirando essas tarefas tediosas da sua mesa. O Trello também se integra aos aplicativos que sua equipe já está usando, o que mantém tudo em um só lugar para um fluxo de trabalho mais eficiente. Ele é sincronizado em todos os seus dispositivos, para que as equipes possam colaborar em qualquer lugar.

4. FolgaSlack logo

Slack é um hub de comunicações colaborativas que une equipes em tempo real. Diferente de um software de gerenciamento de projetos, o Slack se concentra no aspecto das comunicações do software de colaboração. Faz com que o email pareça obsoleto. Todos os seus anexos e conversas estão em um só lugar e fáceis de pesquisar.

O software pode ser dividido em diferentes canais, para que as equipes possam ter seu próprio local de comunicação sem sobrecarregar os espaços de trabalho de outras pessoas. Outros canais são visíveis se os membros da equipe forem convidados, o que cria transparência e permite que todos saibam o que os outros estão fazendo. Os membros individuais da equipe também podem enviar mensagens diretas ou eles mesmos, criando um espaço para coletar idéias ou listas de tarefas.

5. ZoomZoom Zoom

O Zoom é um aplicativo de videoconferência e telefone que pode ser usado para reuniões, seminários on-line de vídeo, como uma sala de conferência virtual e um sistema telefônico. Há também o Zoom Chat, que mantém as equipes conectadas para maior colaboração. O Zoom permite que os usuários criem um espaço de trabalho virtual onde as equipes possam se reunir e trabalhar em colaboração.

Há também um recurso para organizar as comunicações. O zoom facilita o acesso ao sinal no ruído de muitas mensagens, conteúdo e links relacionados a conversas e projetos. A pesquisa também facilita a localização de contatos e uma integração do calendário é sincronizada para mostrar o status dos membros da equipe, estejam eles em uma reunião, no celular, no desktop ou offline.

6. SkypeLogotipo do Skype

O Skype é outra ferramenta de comunicação que oferece aos usuários recursos para conversar entre si. Ele fornece videoconferência para dois ou mais membros da equipe, para que o tempo presencial possa acontecer, não importa onde as equipes estejam localizadas. Você também pode fazer chamadas de áudio e usar a função de texto para manter contato com as equipes.

Você pode ligar para números de telefone de qualquer lugar do mundo pelo Skype, mesmo que eles não tenham uma conta do Skype. Funciona como um aplicativo móvel ou de desktop para Windows, Mac OS X e Linux. O Skype é de propriedade da Microsoft, que desativará seu serviço premium do Skype for Business em 31 de julho de 2021 e o substituirá pelo Microsoft Teams. Isso expandirá os recursos, reunindo arquivos, bate-papos e aplicativos, tornando-o um aplicativo mais integrado para colaboração.

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7. DropboxLogotipo do Dropbox

O Dropbox é um hub de conteúdo baseado em nuvem que reúne todos os seus arquivos. É ótimo para armazenamento de arquivos pessoais e comerciais. Considere seu backup de todos os arquivos importantes que você possui. Qualquer pessoa pode fazer upload e transferir arquivos de e para a nuvem e compartilhá-los com qualquer pessoa. Você pode fazer backup de fotos, vídeos, documentos e outros arquivos, que são sincronizados com todos os seus dispositivos.

Alguns de seus recursos incluem uploads automáticos, acesso a arquivos mesmo quando estão offline, podendo enviar arquivos muito grandes para email e digitalizar documentos diretamente para sua conta do Dropbox. Os benefícios da colaboração são muitos, especialmente para equipes que não estão localizadas no mesmo espaço. Ser capaz de compartilhar arquivos e ter documentos relevantes a apenas um toque de tecla torna o trabalho em conjunto mais eficiente.

8. Caixalogotipo da caixa

Box é um armazenamento online seguro que ajuda as equipes a colaborar. Ele protege arquivos confidenciais, facilitando o acesso quando os membros da equipe precisam do arquivo. O Box ajuda a construir pontes entre os membros da equipe, clientes, parceiros e fornecedores, mantendo todos na mesma página. Também ajuda no fluxo de trabalho, permitindo que os usuários automatizem suas tarefas repetíveis, como integração de RH, contratos, gerenciamento de ativos digitais, etc.

Este local central e seguro para armazenar seu conteúdo é um benefício para quem está dentro e fora da organização. A partir daí, as equipes podem editar, comentar e compartilhar arquivos. As tarefas podem até ser atribuídas a partir do Box. A integração incorporada ao Slack, G Suite e Office 365 aumenta a usabilidade do Box.

9. G SuiteLogotipo do GSuite

O G Suite oferece Gmail, Documentos, Calendário, Meet e muito mais para empresas do Google Cloud. Esse conjunto de software aborda muitas das bases nas quais a colaboração é construída. Existe o Gmail para correspondência e o calendário do Google para rastrear a disponibilidade e marcar reuniões. Depois, há todo o conjunto de softwares de escritório do Google Drive: documentos, planilhas, formulários, apresentações, sites, Google Keep e muito mais. Todos os seus arquivos são armazenados no Google Cloud e são facilmente acessíveis e pesquisáveis.

Na edição básica, há 30 GB de armazenamento online por usuário, mas o armazenamento ilimitado está disponível para uma atualização para a edição Business ou Enterprise. A colaboração é fomentada por uma variedade tão grande de ferramentas que são a base de quase qualquer empresa. Existem controles de administrador para adicionar e remover usuários, configurar grupos e gerenciar opções de segurança, tudo em um console administrativo centralizado.

10. Office 365Logotipo do Office365

O Office 365 é o conjunto de ferramentas de negócios do Microsoft Office com armazenamento online, acessível pela web. Você obtém o Outlook para email, Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint, Microsoft Teams etc., todos salvos e disponíveis online com o OneDrive. Você recebe aplicativos atualizados para desktop e web disponíveis em todos os seus dispositivos para melhorar a produtividade onde quer que esteja.

Como você pode imaginar, com essa quantidade de poder de fogo, há muitas vantagens no Office 365. Em termos de colaboração, ele permite que as equipes trabalhem em qualquer lugar com conectividade à Internet. Tudo está disponível para você em tempo real em dispositivos PC, Mac, iOS, Android ou Windows. Todos na sua equipe podem adicionar e editar documentos compartilhados com eles, todos trabalhando na mesma versão para evitar duplicatas frustrantes e imprecisas. Vídeo em HD de várias partes, agendas compartilhadas e bate-papo em equipe também são sempre sincronizados.

O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece às equipes as ferramentas necessárias para trabalhar melhor em conjunto, de maneira mais eficaz, eficiente e produtiva. Desde bate-papo em tempo real, armazenamento ilimitado de arquivos até fluxo de trabalho transparente com quadros Kanban, todos são livres para fazer o melhor. Veja por que o ProjectManager.com é o melhor software de colaboração fazendo hoje uma avaliação gratuita de 30 dias.

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