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Por Lynda Bourne

O desafio da estimativa real não é calcular o custo 1

Calcular um cálculo de custo do projeto é fácil. Ter a estimativa aceita por um cliente ou sua gerência – ou ambos – e depois entregar seu projeto dentro do orçamento é muito mais difícil.

Os processos técnicos envolvidos no desenvolvimento de uma estimativa realista e alcançável estão bem definidos em padrões e guias como o Padrão de Prática para Estimativa de Projetos – Segunda Edição. Porém, após o desenvolvimento dessa linha de base de custos, todo projeto enfrenta dois desafios: o primeiro é lidar com a incerteza associada a todas as estimativas e desenvolver uma contingência adequada (mas não excessiva) para cobrir as incertezas conhecidas. O segundo é ter a estimativa aceita para permitir que o projeto continue.

Existem três problemas interligados que podem levar à não aceitação da estimativa:

  1. Expectativas irrealistas sobre qual deve ser o custo da pessoa que paga, o que geralmente está relacionado à falta de confiança na pessoa que apresenta a estimativa.
  2. Relutância da parte da pessoa que paga para aceitar o fato de que toda estimativa contém um certo grau de incerteza e coloca uma ênfase indevida em um preço “garantido” sem qualquer forma de contingência.
  3. Falta de confiança, habilidade e / ou capacidade de comunicação por parte da pessoa / equipe que entrega a estimativa.

Ao longo de muitos anos, descobri que qualquer idiota pode produzir uma oferta vencedora ou cortar custos em um caso de negócios para aceitar o projeto e depois perder dinheiro fazendo o trabalho. O trabalho de Bent Flyvbjerg, professor de administração de grandes programas da Saïd Business School da Universidade de Oxford, sugeriria que isso é quase tradicional nos custos aceitos pelos megaprojetos. Porém, o trabalho de sub-precificação para iniciar o projeto dificilmente é ético e provavelmente limita a carreira a longo prazo.

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Também notei que os clientes inteligentes entendem que um lance irrealisticamente baixo os custará muito a longo prazo devido à qualidade diminuída, reclamações excessivas e / ou o custo de lidar com um projeto com falha. Infelizmente, os clientes inteligentes são minoria. Mas se fosse seu dinheiro e seu projeto em jogo, você gostaria de um cliente que coloque a conveniência de curto prazo de um preço barato à frente da obtenção de valor? Iniciar um projeto com preço baixo e tentar cortar custos para atender às restrições orçamentárias quase sempre reduz a qualidade e aumenta os custos ao longo do tempo.

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Há uma cotação comercial bem conhecida, geralmente atribuída a John Ruskin: “Quase não existe nada no mundo em que alguém possa piorar um pouco e vender um pouco mais barato, e as pessoas que consideram apenas o preço são presas legais dessa pessoa. Não é prudente pagar muito, mas é pior pagar muito pouco. Quando você paga muito, perde um pouco de dinheiro – isso é tudo. Quando você paga muito pouco, às vezes perde tudo, porque o que comprou foi incapaz de fazer o que foi comprado.

O antídoto para esses desafios é ter as habilidades necessárias para desenvolver uma estimativa sólida que tenha uma perspectiva razoável de permitir que o projeto seja entregue dentro do orçamento, ter a confiança necessária para sustentar a estimativa e justificar os custos e, o mais importante de tudo , com as habilidades de comunicação e engajamento de partes interessadas necessárias para vender a estimativa para seu cliente ou seu gerente.

Os fatores subjacentes aos seus recursos de engajamento e comunicação incluem:

  • Sua credibilidade. As pessoas com quem você está se comunicando precisam saber que você é competente, honesto e confiável. Suas percepções são vitais.
  • Suas habilidades de avaliação de partes interessadas. Determine quem é realmente importante nos processos de tomada de decisão e quais são seus objetivos e interesses reais. Esse entendimento é vital para ajudar você a desenvolver uma proposta que possa ser aceita.
  • Sua capacidade de comunicar informações complexas. Geralmente, há muito mais em uma proposta de projeto ou caso de negócios do que apenas o custo. Os tomadores de decisão precisam entender os benefícios da proposta e sentir-se confiantes de que pode cuidar dos interesses deles. Você deve poder comunicar esse plano de forma eficaz a diferentes públicos.
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Cada um desses elementos trabalha em conjunto para ajudá-lo a aceitar boas propostas de projeto. Eles também ajudam a ajudar seus gerentes a abandonar projetos que não agregam valor. Se o projeto não empilhar pelo preço adequado, não deverá ser financiado.

Como você vende suas boas propostas de projetos?

Publicado
                de Lynda Bourne
em: 22 de maio de 2020 22:29 |
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