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Matt Zilli, executivo-chefe da Clarizen, explica como as organizações podem se adaptar a crises repentinas tipificadas pela pandemia Covid-19.

Como as empresas estão lidando com as mudanças rápidas e contínuas causadas pela crise do COVID-19?

Nos últimos três meses, conversei com quase 100 executivos, todos eles lidando com incertezas em seus negócios – desde a perspectiva econômica global até pressões econômicas específicas sobre seus setores.

Outros viram a crescente demanda por seus produtos e serviços em meio a circunstâncias que mudam rapidamente ou suas cadeias de suprimentos foram interrompidas – deixando-os tentando descobrir como atender seus clientes. Aqueles que vemos ter sucesso são aqueles que encontram oportunidades na incerteza.

O COVID-19 mostrou onde as empresas realmente estão em suas jornadas de transformação digital. A pandemia acelerou as tendências que temos testemunhado nos últimos anos e, em um piscar de olhos, todos tiveram que começar a trabalhar remotamente.

De repente, empresas que nunca tiveram uma força de trabalho díspar antes estavam tendo que capacitar equipes totalmente remotas.

O primeiro instinto para as empresas que lutam para se adaptar às mudanças é cortar custos – mas cortes generalizados não são necessariamente a resposta. As empresas que estão tendo sucesso no ambiente de hoje são aquelas que estão usando as ferramentas certas para ajudar a maximizar o tempo e a produtividade de cada indivíduo para que possam ser o mais eficazes possível.

Aqueles que estão alcançando visibilidade real em todos os níveis da organização são capazes de entender onde está o valor real e que simplesmente cortar sem saber o impacto que terá nem sempre é o caminho certo a seguir – evitando que sejam expostos por qualquer imprevisto potencial lacunas no futuro.

Como as organizações podem lidar com mais imprevistos à medida que a crise continua a evoluir?

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Ninguém quer estar em uma posição em que não esteja preparado para o inesperado. Em uma era de incertezas e instabilidade crescente, as organizações que lidam melhor são aquelas que têm sido capazes de criar equipes coesas e, ao mesmo tempo, estimular a criatividade e a flexibilidade de que precisam para lidar com as mudanças que surgem em seu caminho.

Mas as equipes precisam estar prontas para se adaptar a mais do que os desafios visíveis e esperados que vemos hoje – elas precisam estar prontas para lidar com oportunidades positivas e negativas.

Para fazer isso, eles precisam trabalhar juntos de forma mais eficaz em departamentos, localizações geográficas e unidades de negócios, com cada equipe alinhada aos objetivos estratégicos da organização. E eles precisam implementar as ferramentas que os capacitam a fazer isso.

Empregar uma solução de gerenciamento de trabalho que vai além do PMO e dos projetos tradicionais de TI atende a essa necessidade – usando-a em toda a empresa, desde equipes de entrega ao cliente até marketing, operações e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Sem uma visão clara de seu próprio progresso e prioridades, qualquer equipe pode se sentir em desvantagem. Aqueles capazes de se comunicar, colaborar e acompanhar o trabalho através das linhas organizacionais serão mais produtivos e adaptáveis ​​- e cada indivíduo saberá como estão contribuindo para os objetivos de toda a empresa.

Quando as ferramentas de gerenciamento de trabalho são implantadas em toda a organização, seus líderes têm visibilidade em tempo real, garantindo que eles possam gastar seu tempo realizando ações com o suporte de dados precisos em vez de gastar tempo simplesmente tentando coletar os dados corretos.

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Aproveitar as ferramentas certas de gerenciamento de trabalho permite que todos os funcionários contribuam para o processo estratégico da empresa, ajudando a todos a preparar o negócio para o futuro.

As empresas estão se tornando tão ágeis quanto precisam à medida que a situação atual evolui?

Nunca houve um momento mais crítico do que agora para promover agilidade e adaptabilidade. É uma abordagem que permite que as organizações gerenciem o impacto contínuo do COVID-19, garantindo que possam permanecer competitivas em um mundo pós-pandemia.

Cada organização deseja estar preparada para a próxima fase da crise do coronavírus – ou a próxima nova crise. Todos estão tentando entender como o trabalho está sendo feito em seus negócios e todos estão tentando elevar o impacto de seu trabalho em toda a organização.

Não importa onde cada negócio começa – todos eles desejam ser mais rápidos e produtivos. Alguns já estão usando tecnologias de gerenciamento de trabalho para abraçar a incerteza que o COVID desencadeou.

Mas as empresas que não mudam seus processos há décadas ou acabam de dar os primeiros passos em suas jornadas transformadoras estão tendo que fazer perguntas que nunca fizeram antes.

O simples fato é que a agilidade necessária para navegar com sucesso no nível atual de transformação requer colaboração, compartilhamento de informações e visibilidade em toda a organização.

Capacitar equipes por meio de ferramentas que permitem que cada membro se comunique dentro do contexto, mantenha a visão da equipe e das metas de toda a organização, acompanhe o progresso do trabalho e faça ajustes quando e onde virem uma necessidade urgente, garante que as organizações possam abraçar as oportunidades que vêm do mercado em constante mudança condições.

Os líderes também devem implementar métodos que garantam que a colaboração seja o mais fácil e direta possível, implantando tecnologias baseadas na nuvem que permitem aos funcionários coordenar o trabalho, monitorar recursos e gerenciar fluxos de trabalho.

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Conectar uma força de trabalho diversificada por meio da tecnologia não é mais uma opção, mas uma necessidade. Quanto mais cedo uma empresa perceber isso, mais rapidamente será capaz de se adaptar às mudanças que está enfrentando.

Quão essencial é o software para permitir adaptabilidade?

Todas as grandes organizações com as quais conversei desde que entrei para a Clarizen em março disseram basicamente a mesma coisa: elas realmente não se importam com a tecnologia em particular e, em vez disso, seu foco é, antes de mais nada, resolver um problema.

Portanto, não se trata de software, mas de ajudar as empresas a usá-lo de forma eficaz para o que precisam alcançar. Muitas empresas agora estão tentando conduzir o gerenciamento de mudanças em larga escala, permitindo a transformação digital.

Uma solução altamente configurável como o Clarizen ajuda a capacitar todas as organizações para fazer isso – tornando-as mais ágeis para os negócios do que nunca. Muitas empresas têm centenas de processos exclusivos que estão tentando gerenciar a cada dia e descobrimos que nossas soluções as ajudam a lidar com um alto grau de complexidade.

Ao dar a eles uma compreensão de como dimensionar o trabalho que fazem e a capacidade de cada equipe definir seu próprio fluxo de trabalho, as equipes são mais eficientes e podem se adaptar rapidamente a novas demandas quando as condições mudam inevitavelmente.

Para eles, eles podem alcançar o nirvana por meio de uma ferramenta que ajuda a produtividade e também dá visibilidade para os executivos, possibilitando uma adaptabilidade maior do que nunca.

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