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Gerenciamento de tarefas para equipes: 15 dicas para permanecer na pista 1

Projetos são compostos de tarefas. Muitos deles. Permanecer no topo de suas tarefas como equipe é muito importante se você deseja cumprir os prazos do seu projeto.

Neste artigo, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de tarefas e como manter sua equipe no controle de tarefas.

O que é gerenciamento de tarefas?

Primeiro, devemos ter certeza de que estamos falando da mesma coisa.

O gerenciamento de tarefas é o processo de identificação, registro, execução e fechamento de uma tarefa.

As tarefas passam por este ciclo de vida básico:

  • Identifique a tarefa
  • Atribuir a tarefa a alguém a ser feito
  • Faça a tarefa
  • Conclua a tarefa, que pode envolver a conclusão do trabalho conforme planejado ou resultar em um status diferente, como cancelado ou com falha (nesse caso, você precisará de uma estratégia para tentar novamente ou tentar algo novo).
Toggl infográfico sobre gerenciamento de tempo

Gerenciamento de tarefas x gerenciamento de projetos

Gerenciamento de tarefas não é o mesmo que gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de tarefas refere-se ao gerenciamento de uma tarefa individual. Você poderia fazer a tarefa. Alguém poderia fazer parte do seu time. É uma coisa. Concedido, eles provavelmente estão gerenciando 100 tarefas no momento, mas cada uma é uma tarefa individual. O gerenciamento de tarefas considera as tarefas como unidades individuais de um todo maior.

O gerenciamento de projetos é levar a equipe ao objetivo final, com um resultado final integrado e finalizado como uma entrega.

Por exemplo, meu projeto é limpar meu escritório. O resultado final é um escritório adorável e brilhante. As tarefas incluem limpar o pó, jogar fora o lixo, aspirar e pedir a alguém para tirar a aranha gigante que vive na janela.

Em outras palavras:

  • O projeto tem muitas partes.
  • Tarefas são o trabalho necessário para atingir a meta geral.
  • O gerenciamento de projetos é como você garante que todas as tarefas ocorram de maneira coesa para chegar ao objetivo final com eficiência e com o mínimo de encontros possíveis com aranhas.

No projeto, você fará o gerenciamento geral do projeto e, provavelmente, algumas tarefas individuais também, usando suas habilidades de gerenciamento de tarefas. Mas gerenciar suas tarefas pessoais e gerenciar as tarefas em toda a equipe são duas coisas diferentes.

O gerenciamento de tarefas para equipes é uma habilidade na qual todos vocês terão que se aperfeiçoar se quiser que seu projeto seja bem-sucedido. Aqui estão 15 dicas de gerenciamento de tarefas para efetivamente fazer seu trabalho.

15 dicas para gerenciamento de tarefas

1. Use um aplicativo de gerenciamento de tarefas

Como você gerencia tarefas no trabalho? Por um tempo, usei meu cérebro como um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Acabei de me lembrar das coisas.

Como eu tinha que me lembrar mais e envelheci, essa estratégia de gerenciamento de tarefas parou de funcionar!

Da mesma forma, se você estiver trabalhando em equipe, poderá conseguir planilhas e e-mails quando forem apenas alguns. Quando sua equipe atinge números duplos, empresas como a Twinkl descobriram que precisam de um aplicativo como o Toggl para acompanhar tudo isso.

Você precisa de uma maneira de gravar suas tarefas. Você pode usar um notebook, Outlook ou um documento do Google para sua carga de trabalho pessoal, mas o gerenciamento de tarefas para equipes é diferente. Você precisa de uma maneira de gerenciar tarefas em várias pessoas e garantir que todos tenham acesso à lista. Você não pode fazer isso sem o software.

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Obtenha um aplicativo de gerenciamento de tarefas.

Qual é o melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas?
Não há uma resposta fácil para isso. Todos trabalham de maneiras diferentes e cada equipe terá necessidades diferentes. Pode ser necessário gerenciar 10.000 tarefas e eu só preciso gerenciar 10 de cada vez. Procure aplicativos que ajudarão você a acompanhar o seu trabalho, seja qual for esse trabalho, e acompanhe seu tempo com eficiência. Teste algumas ferramentas diferentes e encontre uma que você possa usar em equipe.

2. Priorize tarefas

Você não pode fazer tudo ao mesmo tempo. Mesmo se você tiver uma grande equipe de projeto. Você precisa de uma estratégia de gerenciamento de tarefas para priorizar o trabalho.

A maioria das ferramentas de gerenciamento de tarefas do projeto tem uma maneira de priorizar tarefas e sinalizar as importantes. Você pode fazer isso com cores, categorias ou status de prioridade. Não importa como isso acontece, desde que as pessoas que fazem o trabalho entendam onde seu foco deve ser o primeiro.

Periodicamente, verifique as prioridades e limpe as tarefas que não são mais a principal prioridade (se ainda houver alguma aberta).

3. Tenha um sistema para gerenciar a alocação de tarefas no projeto

Tarefas precisam ser feitas. Alguém tem que fazê-los. A alocação de tarefas no gerenciamento de projetos vincula a pessoa ao trabalho.

Você pode alocar trabalho para pessoas de várias maneiras. Por exemplo:

  • Há uma grande lista de tarefas e os indivíduos escolhem no que desejam trabalhar a seguir. Algumas equipes Agile são configuradas dessa maneira, com os membros da equipe tendo a flexibilidade de alocar tarefas para si mesmos.
  • Você adiciona a tarefa ao seu software de gerenciamento de tarefas e atribui a ela um proprietário no momento em que a digita. Essa tarefa aparece no respectivo projeto para fazer a lista.
  • Você conversa em uma reunião de equipe e as pessoas se voluntariam para o trabalho ou são voluntárias para uma tarefa.

Provavelmente existem outras maneiras também. Em última análise, não importa como você faz isso, ou mesmo se você tem várias abordagens diferentes, dependendo da tarefa e quem pode (ou não) estar disponível. Desde que você tenha alguma maneira de vincular tarefas às pessoas e garantir que elas saibam o que precisam fazer, você é bom.

4. Categorizar tarefas

Se você escolher um aplicativo de gerenciamento de tarefas na App Store, é provável que ele organize suas tarefas em uma grande lista.

Tudo bem se você não tiver muitas tarefas. Mas quando você obtém mais de 50 tarefas, esse modo não categorizado de registrar atividades começa a se tornar difícil de gerenciar. Também é difícil gerenciar tarefas maiores com subtarefas.

Você precisa de um método de gerenciamento de tarefas – uma maneira de categorizar tarefas logicamente para poder agrupá-las e filtrá-las e, idealmente, a opção de agrupar tarefas.

Uma maneira de fazer isso é agrupar horas faturáveis ​​e não faturáveis, mas qualquer método de categorização que funcione para você o ajudará a acompanhar o trabalho.

5. Torne a carga de trabalho transparente

Existem muitas tarefas. Certifique-se de que todos possam ver todos eles, mesmo que não sejam responsáveis ​​por eles. Você precisa ter visibilidade do que a equipe está fazendo para entender sua própria parte.

Ser capaz de ver o trabalho que seus colegas estão fazendo fornece um contexto para suas próprias ações.

Evite multitarefa. E não espere que sua equipe também. Cuidado com as alocações de tarefas e não sobrecarregue alguém a ponto de tentar gerenciar muitos itens de uma só vez.

6. Facilite o rastreamento do tempo

Acompanhar o seu tempo é importante para gerenciar a eficiência. Quando você tiver dados que o ajudem a entender o que as pessoas estão fazendo, verifique se a carga de trabalho é distribuída de maneira justa.

O rastreamento de tempo precisa ser fácil, caso contrário, as pessoas não o farão. Escolha um aplicativo como o Toggl que tenha temporizadores em tempo real, um aplicativo de desktop e integrações com outras ferramentas. Ele ainda tem a opção de adicionar entradas de horário manuais e alocar tempo do seu calendário, se você não é fã de rastreamento em tempo real.

Toggl mobile app

7. Compreender as datas de entrega das tarefas

Nem todas as tarefas são coisas importantes que vão terminar no cronograma do seu projeto. Muitas coisas que precisam ser feitas nos projetos são tarefas simples como resultado de uma discussão em uma reunião. No entanto, se é uma tarefa grande ou pequena, isso deve ser feito até um certo ponto. Porque se não precisa ser feito, por que você está fazendo?

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Aloque datas de entrega – datas de conclusão da tarefa – para funcionarem conforme você a inserir na sua ferramenta de gerenciamento de tarefas.

Nota: Se você estiver definindo prazos para as tarefas, verifique se elas estão de acordo com a pessoa responsável por fazer o trabalho.

Faça as datas transparentes para todos também. Chame as pessoas que não concluem suas tarefas a tempo.

8. Entenda ‘feito’

Como é ‘feito’?

Você não pode marcar uma tarefa como concluída, a menos que saiba o que significa ‘completo’.

Ao criar uma tarefa, pense em como definirá quando ela estiver concluída. Descreva a tarefa de uma maneira que facilite a compreensão de quando será realizada. Torne-o transparente e compreendido. Verifique se a pessoa que está realizando o trabalho sabe qual é o estado final esperado.

Se você não fizer isso, terá membros da equipe marcando tarefas que na verdade não estão concluídas. Por exemplo, eles podem entregar uma parte do projeto, mas não preencher a documentação de entrega ou criar um plano de treinamento para acompanhá-lo.

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9. Tenha uma maneira de comunicar progresso e problemas

Se você se comunica por meio dos recursos do seu aplicativo de gerenciamento de tarefas, pessoalmente, por telefone ou de outra forma, é necessário continuar falando.

Tarefas têm problemas. Às vezes, você não poderá continuar o trabalho sem conversar.

Você está gerenciando tarefas da equipe. Por fim, o sucesso ou o fracasso do seu projeto depende da sua capacidade de trabalhar juntos. Facilite o diálogo entre as pessoas e com você, para que o trabalho continue.

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10. Pense visualmente

A maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas fornece listas. Você pode agrupar listas ou codificá-las em cores, mas no final são palavras em uma página, em uma lista.

Se você tem pessoas na equipe que preferem receber informações em outros formatos – ou mesmo se apenas deseja tentar uma maneira diferente de visualizar sua carga de trabalho – pense em como mais você poderia exibir as tarefas.

Por exemplo, tente um quadro Kanban clássico onde você move tarefas de uma coluna para outra.

Eu acho que há uma limitação nas ferramentas de gerenciamento de tarefas baseadas em visual e é isso o quanto você pode caber na página. Se funcionar para sua equipe, ótimo. Se não estiver perfeito, você sempre pode usá-lo para visualizações de alto nível e manter os detalhes nos bastidores.

11. Tem uma maneira de realocar tarefas

Alguém sai de férias. Você fez uma ótima transferência de férias do projeto, para saber o que eles estão deixando para trás. Mas como você vai realocar o trabalho deles?

Em alguns casos, não será necessário. Não haverá mais ninguém que possa fazer o trabalho. Ou não será necessário concluir a tarefa mais rapidamente. Mas, em alguns casos, você terá que realocar a tarefa para outra pessoa se o proprietário da tarefa original não estiver mais disponível.

Pense em como você fará isso. É tão fácil quanto mudar um nome no seu aplicativo de gerenciamento de tarefas? Ou você precisa conhecer a nova pessoa, facilitar uma transferência e apoiá-la para fazer o trabalho necessário?

12. Arrume a lista de tarefas

De vez em quando – digamos uma vez por mês – arrume sua lista de tarefas.

Haverá atividades que não são mais necessárias. Tarefas que foram concluídas, mas não marcadas como concluídas. Tarefas que realmente fazem parte de outras tarefas. Tarefas que são duplicatas óbvias.

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Limpe tudo isso para que a equipe possa se concentrar no que é realmente importante. Incentive-os a fazer tarefas domésticas também.

13. Facilite a localização de arquivos

Na verdade, não sou muito fã de vincular arquivos a tarefas no software, porque os documentos que uso frequentemente mudam. Quero que as pessoas tenham a versão correta, e não a que enviei no aplicativo na semana passada. Se eles procurarem a versão correta na unidade compartilhada, definitivamente terão a cópia mais recente.

No entanto, há uma exceção. Se estiver compartilhando algo para alguém que já esteja finalizado, anexarei o documento. Por exemplo, anexarei a cópia final de um folheto de marketing à tarefa que diz “produzir folheto de marketing” e depois a alocarei ao gerente de marketing da equipe.

Então eu sei que eles têm a versão exata que eu quero que eles usem para a tarefa.

Dependendo do que você está vinculando, adicione arquivos. Por exemplo, se você estiver adicionando um diagrama de fluxo para um processo que precisa ser criado,

Onde faz sentido, adicione arquivos ao seu software de gerenciamento de tarefas para que seus colegas tenham as informações necessárias para concluir o trabalho. Onde os arquivos podem mudar regularmente ou serem atualizados, pense duas vezes se é útil compartilhar a versão atual com eles por meio da ferramenta.

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14. Use lembretes e notificações de tarefas

Configure lembretes e notificações de tarefas para ajudá-lo a realizar suas tarefas. Isso é especialmente útil se você estiver criando tarefas que não precisam ser concluídas há algum tempo, mas que já estão na sua lista agora.

Às vezes, acho que estou olhando para uma tarefa com tanta frequência que ela se torna parte do plano de fundo. Como ainda não está vencido, vou vê-lo – e ainda não o vejo realmente – e, de repente, torna-se urgente. Os lembretes de tarefas podem ajudar a avisar quando você começa a trabalhar ou a fazer uma contagem regressiva para a data de vencimento de uma tarefa.

Use suas ferramentas de gerenciamento de tarefas para configurar lembretes de tarefas para você ou, se você não tiver esse recurso ou quiser uma opção de backup, crie lembretes também no seu calendário.

As notificações funcionam alertando você quando há uma alteração em uma tarefa, como alguém atualizando-a, adicionando um comentário etc.

Use suas ferramentas de gerenciamento de tarefas, como configurar lembretes de tarefas para você ou, se você não tiver esse recurso ou quiser uma opção de backup, crie lembretes também no seu calendário. Clique para Tweet

15. Crie uma cultura em que não há problema em pedir ajuda

Então você não pode executar sua tarefa de projeto? Você deve poder pedir ajuda. Se você não tem tempo, habilidades ou conexões para realizar o trabalho, a ajuda está disponível. Você só precisa pedir.

No entanto, se seus companheiros de equipe são pessoas horríveis e existe uma cultura de culpa para quem parece que talvez não saiba o que está fazendo, então você não vai pedir ajuda.

Como líder de projeto, seu trabalho é criar uma cultura confortável em que pedir ajuda seja apoiado, incentivado e até esperado.

Apenas certifique-se de que, se alguém perguntar, o resto da equipe tenha uma atitude positiva em relação a ajudar.


Agradecemos ao nosso patrocinador, Toggl, por possibilitar a você trazer este artigo sobre dicas de gerenciamento de tarefas. O Toggl oferece rastreamento de tempo simples, relatórios avançados e recursos de gerenciamento de equipe.


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