O que o futuro reserva para os líderes de projeto?
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Gerenciamento de riscos e a crise COVID-19 1

Por Mario Trentim

Enquanto escrevo este artigo, a crise do COVID-19 está atingindo uma escala global, impactando projetos e portfólios em diferentes níveis. Infelizmente, há muito barulho e desinformação por aí – pessoas em pânico e organizações reagindo sem um pensamento racional deliberado. Aqui estão meus pensamentos da perspectiva do gerenciamento de riscos do projeto:

O gerenciamento de riscos do projeto deve levar em consideração a pandemia?

Considerando que já enfrentamos pandemias antes, isso é, teoricamente, um risco conhecido. Mas você provavelmente não o incluiu no registro de riscos do projeto, pois é muito improvável. Nesse caso, o risco é desconhecido para você, porque você e sua equipe não identificaram esse risco.

Se você concorda ou não, acredito que ninguém no mundo foi capaz de avaliar com precisão o impacto do COVID-19 antes que isso acontecesse – e ainda há incerteza sobre o impacto desse impacto no futuro. Consequentemente, na minha opinião, isso não deve fazer parte do gerenciamento de riscos do projeto. Então o que nós podemos fazer?

Gerenciamento de riscos de portfólio

Sempre afirmei que o gerenciamento de riscos no nível do portfólio deve levar em consideração eventos com potencial impacto nos resultados gerais do portfólio. Por exemplo, se apenas um projeto depende muito do fornecedor XYZ, existe um risco para esse projeto. No entanto, se 80% dos projetos em seu portfólio dependem muito do fornecedor XYZ, isso representa um risco para o portfólio – e a ameaça deve ser tratada como tal.

Podemos adicionar reservas de gerenciamento no nível do portfólio para resgatar projetos problemáticos. Isso é mais eficaz do que adicionar várias reservas a projetos individuais, o que os torna menos atraentes para a organização e para clientes em potencial.

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Contingências, reservas e respostas a riscos precisam ser avaliadas de acordo com eficácia, custo e benefício. Em outras palavras, não faz sentido pagar mais pela resposta ao risco do que pela quantidade de exposição ao risco. Um excesso de preenchimento destruirá uma vantagem competitiva.

O papel do PMO no gerenciamento de riscos

Agora que diferenciamos o gerenciamento de riscos do projeto do gerenciamento de riscos do portfólio, vamos falar sobre o papel do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO). Um PMO é responsável por monitorar continuamente os fatores ambientais da empresa que podem impactar os projetos e os portfólios da organização. Além disso, um PMO é responsável por criar um plano de continuidade de negócios para projetos e portfólios.

Trabalhando em coordenação com outras áreas, incluindo o gerenciamento de riscos corporativos, o PMO deve avaliar ameaças e oportunidades e desenvolver um sólido plano de recuperação. Algumas organizações se saíram muito bem durante a crise do COVID-19 porque seus PMOs agiram com ousadia e rapidez.

Indo um passo adiante, muitos PMOs reavaliaram todos os projetos e portfólios de acordo com as mudanças na estratégia organizacional para minimizar os efeitos adversos.

Nas últimas duas semanas, participei de várias reuniões e workshops com PMOs. Alguns foram muito inovadores em suas abordagens. Outros eram mais conservadores. No final do dia, o PMO está posicionado de maneira exclusiva para resolver problemas que os gerentes de projeto não conseguem resolver por si próprios. E o COVID-19 é um desafio único.

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Como conduzir uma avaliação de risco sobre o impacto do COVID-19

Podemos dividir a avaliação de risco em fatores externos e internos. Para os fatores externos, você deve avaliar a exposição do seu país ou região à ameaça. De acordo com as simulações, parece que todos serão impactados. Muitas pessoas serão infectadas. E há impactos econômicos em escala global. Por outro lado, alguns países estão melhor preparados para lidar com a situação, o que significa que eles poderão se recuperar mais rapidamente.

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Aqui estão os principais fatores externos que você deve considerar:

  • A infraestrutura de saúde é adequada?
  • Quão forte é a economia em seu país e região?
  • O seu país depende fortemente de importações ou exportações?
  • Além disso, preste atenção às taxas de câmbio, a cadeia de suprimentos e outros fatores.

Você também pode aplicar e combinar a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades, ameaças) e a análise PESTEL (política, econômica, social, tecnológica, ambiental e jurídica). Depois de entender o ambiente externo, é hora de avaliar sua organização.

Aqui estão os principais aspectos que você deve avaliar em sua organização:

  • Qual é a sua indústria? Como é impactado pela crise do COVID-19?
  • Sua organização possui práticas sólidas de risco corporativo?
  • Existe um plano de continuidade de negócios em vigor? É eficaz?
  • Além disso, leve em consideração lucro / perda, flexibilidade, agilidade, saúde organizacional e muito mais.

A avaliação organizacional já está sendo realizada em todos os níveis. Sua organização parece estar perdida e confusa? Se as pessoas da sua organização estão seriamente preocupadas, mas ainda trabalham diligentemente para avaliar e criar respostas, você está no caminho certo. Se as pessoas estão em pânico e a confusão aumenta, isso é um mau sinal.

Por fim, vamos nos concentrar em portfólios e projetos individuais. É possível que muitos projetos sejam finalizados, cancelados ou pelo menos pausados ​​enquanto a organização tenta descobrir como sobreviver.

Aqui estão os principais aspectos pelos quais você pode avaliar seus próprios projetos:

  • Seu projeto está baseado em áreas de alto risco?
  • Você precisa de muitas pessoas trabalhando em conjunto, localizadas (como obras de construção)?
  • Sua equipe pode trabalhar remotamente com resultados semelhantes?
  • Além disso, reavalie as partes interessadas com cuidado. E avalie os fornecedores, pois eles podem ser severamente impactados pela crise.
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Para concluir, gostaria de lembrá-lo de que é importante ser proativo. As pessoas esperam que você lidere durante uma crise. Use um bom senso, envolva sua equipe, documente suposições, restrições e riscos e tome medidas. Agir é fundamental.

Deixe-me saber a sua opinião. Como o seu projeto está se saindo durante a crise do COVID-19? Você tem algum conselho ou lições aprendidas para compartilhar?

Publicado
                por Mario Trentim
em: 17 de março de 2020 05:27 |
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