Gerenciamento de mudanças em projetos + 5 ferramentas para fazer isso
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Gerenciamento de mudanças em projetos + 5 ferramentas para fazer isso 1

Quando eu comecei a gerenciar projetos, o gerenciamento de mudanças era um papel específico nas grandes organizações. Grandes projetos – e gerentes de projetos sortudos – tinham seu próprio Business Change Manager.

O papel dessa pessoa era integrar a mudança entregue por um projeto nas operações da empresa. O gerenciamento de mudanças foi amplamente focado na comunicação para baixo e no treinamento.

Neste artigo, veremos o que há de diferente no gerenciamento de mudanças agora, como o gerenciamento de mudanças é definido e por que vale a pena investir seu tempo e esforço no gerenciamento de mudanças.

Em seguida, compartilharei algumas ferramentas e técnicas comuns para gerenciamento de mudanças, para que você tenha algumas dicas práticas para garantir que as mudanças nas quais você está trabalhando sejam bem recebidas e sustentáveis.

Gerenciamento de Mudanças: o foco na prontidão

Hoje, o gerenciamento de mudanças não se concentra mais em treinamentos e comunicações, pelo menos não para a maioria das iniciativas.

Organizações maiores podem ter alguém focado no gerenciamento de mudanças, mas geralmente o gerenciamento de mudanças é (ou deveria estar) incorporado em tudo o que fazemos que muda a maneira como a empresa trabalha.

O gerenciamento de mudanças é um requisito não escrito no trabalho de todos, principalmente das pessoas envolvidas em projetos.

O treinamento ainda é importante, mas também existe a ideia de ‘prontidão’: como a organização está preparada para fazer as coisas de maneira diferente.

E se a resposta ‘não estiver muito preparada’, o gerenciamento de alterações é a maneira pela qual os ajudamos a se preparar melhor.

Quando você se deparou com executivos que decidiram não mudar de negócio porque a equipe não estava pronta? Eles podem ter adiado seus planos ou colocar suporte extra em prática, mas se sua estratégia e sobrevivência dependem de poder avançar com os horários e permanecer competitivo, mudanças estão chegando a esses trabalhadores, gostem ou não.

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A comunicação permanece crítica em um ambiente em mudança, tanto na criação das bases para a mudança quanto na garantia de que as pessoas saibam o que está acontecendo.

Definindo o gerenciamento de mudanças

Então, o que é gerenciamento de mudanças?

A definição de gerenciamento de mudanças que uso no meu livro é a seguinte:

A maneira como facilitamos a mudança da prática atual para a nova prática, a fim de alcançar um benefício.

Em outras palavras, é uma abordagem sistemática e planejada para ajudar indivíduos e equipes a serem bem-sucedidos com novas maneiras de trabalhar.

Por que o gerenciamento de mudanças é importante no gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de mudanças é importante no gerenciamento de projetos, porque os projetos se propõem a mudar as coisas. E você deseja que o tempo e o esforço envolvidos nessa mudança sejam benéficos para a empresa.

Por exemplo, se você gasta US $ 1 milhão em projetar e implementar um novo sistema de computador, e ninguém o usa, todos dizem que é horrível e, três meses após a entrada em operação, o sistema é descartado, isso é um desperdício, certo?

É um desperdício de US $ 1 milhão e um desperdício de tempo montando o sistema. As pessoas que trabalharam nesse projeto poderiam ter sido melhor utilizadas fazendo outra coisa que agregaria valor real à empresa.

Mas se esse sistema estiver ligado e as pessoas souberem usá-lo e derem uma chance, descobrirão que estão economizando uma hora por dia porque o novo sistema é melhor que o antigo … bem, isso é uma vitória.

Definição de gerenciamento de alterações

Se você gerencia projetos, precisa incorporar o gerenciamento de alterações ao seu trabalho, porque isso significa que o resultado final é melhor recebido e você tem mais chances de agregar valor e ver os benefícios.

Confie em mim, gerentes de projeto que oferecem uma solução que leva a benefícios e clientes satisfeitos – isso muda a carreira.

A principal maneira pela qual o gerenciamento de mudanças alcança essas coisas é que reduz a resistência à mudança.

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O gerenciamento de mudanças reduz a resistência às mudanças

O gerenciamento de mudanças ajuda a oferecer os benefícios:

  • Construindo suporte para a mudança
  • Identificando e enfrentando resistência à mudança
  • Ajudar as pessoas a desenvolver o conhecimento e as habilidades necessárias para adotar a nova prática com sucesso.

Ao fazer tudo isso, você garante que sua mudança tenha as melhores chances possíveis de sustentabilidade e sucesso a longo prazo. Porque é isso que realmente queremos – e o que os patrocinadores do projeto querem.

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Para a maioria dos projetos que envolvem mudanças organizacionais, a ênfase está em fazer a diferença a longo prazo, não apenas em mudar o comportamento durante o mês seguinte ao lançamento, por exemplo.

É muito fácil definir o gerenciamento de alterações dessa maneira. No entanto, quando você começa a mudar o comportamento de pessoas que trabalham de certa maneira há anos e anos … De repente, fazê-las fazer algo diferente parece muito mais difícil.

É por isso que precisamos dedicar tempo ao gerenciamento de mudanças. E não, não é o mesmo que gerenciamento de projetos.

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Diferenças entre gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos

Mudar alguém de fazer um trabalho de uma maneira para fazer outra? Não é esse gerenciamento de projetos? Não, não é.

O gerenciamento de projetos e o gerenciamento de mudanças são aliados, mas são disciplinas diferentes, embora, como gerente de projeto, você provavelmente acabe fazendo as duas coisas durante os pontos do projeto.

Pense assim:

  • O gerenciamento de projetos é sobre instalação.
  • O gerenciamento de mudanças é sobre implementação.

Aqui está uma tabela do meu livro, Comunicando Mudanças: Como Falar Sobre Mudança de Projeto, que define as diferenças (e uma semelhança) entre gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de ProjetosMudar a gestão
Concentra-se principalmente na instalaçãoConcentra-se principalmente em
implementação
Cria uma entrega, por exemplo uma nova
sistema de software
Cria um ambiente onde
benefícios podem ser alcançados, por exemplo Novo
software é usado para melhorar
eficiência
Concentra-se no planoConcentra-se nas pessoas
Tem uma linha do tempo claraPode não ter uma linha do tempo clara
Tem um prazo final rígido e claro
terminar
Não tem um prazo final; pode ser difícil determinar quando a atividade de gerenciamento de mudanças deve terminar
Sente-se organizacional ou corporativoParece pessoal
Liderado a partir do nível executivoLiderado a partir do nível executivo

5 Ferramentas para gerenciamento de mudanças

Felizmente, se o trabalho de gerenciamento de alterações fizer parte das responsabilidades do seu projeto, você não estará começando do zero. Temos várias ferramentas disponíveis para facilitar o gerenciamento de alterações, e você estará familiarizado com muitas delas.

Aqui estão cinco ferramentas para ajudá-lo no gerenciamento de alterações.

1 Avaliações de prontidão

Isso ajuda você a entender onde a organização e os indivíduos estão preparados para a mudança. Eles atuam como o início da jornada e são essenciais para ajudá-lo a descobrir a lacuna que você precisa preencher em termos de ajudar as pessoas a encerrar a jornada com seus novos comportamentos.

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2) Patrocínio do projeto

Sem surpresa, ter líderes seniores envolvidos e defender a mudança é uma maneira de criar adesão, gerar interesse e fazer as coisas.

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3) Coaching e mentoria

Ajudar os membros da equipe individualmente a lidar e adaptar-se à mudança consome muito tempo em grandes implementações, mas você pode oferecer aos gerentes da equipe as habilidades para apoiar sua equipe e desenvolver orientação para especialistas no assunto ou campeões locais.

Elizabeth Harrin trabalhando juntos

4) Treinamento

O treinamento é uma maneira estruturada de incorporar e apoiar os novos comportamentos, explicar novos processos e deixar as pessoas confortáveis ​​com novas maneiras de trabalhar.

5) Comunicação

Interações oportunas e significativas com as pessoas afetadas e interessadas na mudança sustentarão e apoiarão a conquista do benefício que você procura.

Comunicando o e-book Change

No Comunicando Mudanças: Como Falar Sobre Mudança de Projeto Eu me concentro no último ponto: comunicação. Cada seção é altamente prática e acionável – este não é um livro sobre teoria.

O livro foi desenvolvido para ajudá-lo a gerenciar as mudanças e falar de maneira eficaz sobre as mudanças que seu projeto irá entregar. Você aprenderá como usar as comunicações para minimizar a resistência à mudança, levando a taxas mais altas de sucesso do projeto e interessados ​​mais felizes.

O ebook já está disponível e custa £ 8,99. Clique aqui para pegar sua cópia.

Comentários sobre Comunicação de mudança

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Simplesmente incrível!

Um livro que descreve de maneira excelente um dos assuntos mais sensíveis, não apenas para gerentes de projeto, mas para todos. Compreender a mudança e a possibilidade de antecipar a reação das pessoas envolvidas no projeto é uma das maiores habilidades que um gerente de projeto pode ter e este livro ajuda você a se preparar para isso.

Cristina Violeta Matei Engenheiro de testes
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Assunto complexo e dinâmico

Este livro fornece uma visão geral interessante do que é um assunto complexo e dinâmico. As seções “Tente isto” fornecem alguns pontos de partida úteis para ajudá-lo a desenvolver e refinar as comunicações de alterações para seus projetos.

Bekka Prideaux Coach Executivo, Mudança e Projetos

Outras ferramentas para gerenciar mudanças

Existem outras ferramentas para gerenciar mudanças, como o SCARF e as 8 alavancas de mudança discutidas por Shea e Solomon. Existem também muitos modelos de processos de mudança como Kotter e ADKAR da Prosci.

É um tópico enorme e você encontrará mais informações navegando neste blog!

Leitura adicional

Eu preparei uma lista de leitura completa dos meus 10 melhores livros sobre gerenciamento de mudanças. Isso lhe dará algo para começar!

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