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Você tem um projeto para fazer. Mas quem vai executar esse plano e transformar o resumo em prático? Sua equipe de projeto: o recurso mais valioso para seu projeto.

Se você foi encarregado de um projeto e acha que pode fazê-lo por conta própria, terá problemas. Independentemente do tamanho do projeto, há cronogramas e recursos para gerenciar, que é um trabalho de período integral. Depois, há as pessoas que tomam as várias tarefas e as concluem: elas precisam gerenciar também.

O gerenciamento de projetos requer uma variedade de funções, e cada uma tem suas próprias responsabilidades, para que tudo possa progredir da maneira mais tranquila possível. Portanto, antes de iniciar o projeto, reserve um momento para ler sobre as diferentes funções do projeto e suas responsabilidades. Como um bônus adicional, detalharemos as ferramentas que podem ajudar cada uma dessas funções a ser mais produtiva.

Patrocinador do projeto

Embora possa haver uma posição mais superior, como patrocinador executivo, para a maioria dos projetos, existe um patrocinador no topo da pirâmide de papéis do projeto. Essa é a pessoa que está profundamente investida no projeto e em seu sucesso.

O patrocinador do projeto está em comunicação direta com o cliente, ou seja, o motivo pelo qual o projeto foi iniciado. Eles tendem a monitorar o orçamento e manter os recursos do projeto. Eles também têm a palavra final na tomada de qualquer decisão do projeto, que inclui recursos.

O gerente do projeto se reporta ao patrocinador do projeto e ajuda com o termo de abertura do projeto, que é uma declaração de escopo, objetivos e pessoas envolvidas no projeto.

Gestor de projeto

O gerente do projeto é o responsável pelo projeto. Eles planejam, desenvolvem um cronograma, montam uma equipe de projeto e gerenciam sua carga de trabalho ao longo do ciclo de vida do projeto. Os gerentes de projeto também são responsáveis ​​pelo gerenciamento de riscos e orçamento.

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O gerente de projetos é quem impulsiona o projeto, mas eles não estão trabalhando de forma independente. Eles também são responsáveis ​​por relatar o progresso ao patrocinador do projeto e a quaisquer partes interessadas que também tenham interesse no projeto.

O gerente de projeto é a pessoa ideal para fornecedores e contratados independentes, criando contratos para eles e gerenciando seus serviços. Você pode pensar no gerente de projeto como uma ponte que conecta os executivos ou o cliente à equipe do projeto que trabalha nas entregas do projeto.

Coordenador de projeto

Muitas vezes, existe um intermediário que ajuda a facilitar o trabalho do gerente de projetos em termos de operações do projeto. Eles trabalharão com a equipe do projeto e são especialmente úteis quando houver equipes remotas trabalhando em diferentes fusos horários no mesmo projeto. O coordenador do projeto ajuda a manter as operações funcionando sem problemas para o gerente e a equipe do projeto.

Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)

Às vezes, uma organização terá um segmento dedicado ao desenvolvimento de um conjunto de padrões e políticas para governar o gerenciamento de projetos e garantir que esses padrões e políticas estejam sendo seguidos. Isso costuma ocorrer apenas em organizações maiores, que nem sempre se aplicam.

No entanto, se existir, o PMO decidirá sobre os processos usados ​​em um projeto e como segui-los. O PMO também arquivará o projeto para dados históricos, coletando e analisando seus resultados. Os gerentes de projeto são suportados pelo PMO.

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Membros da equipe do projeto

Essas são as pessoas que executam as tarefas atribuídas a eles pelo gerente de projeto. Pode haver um líder de equipe, que gerencia a equipe, a quem a equipe se reporta e quem, por sua vez, relata seu progresso ao gerente de projeto. Mas, em geral, todos os membros da equipe estão em pé de igualdade.

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Os membros da equipe do projeto têm habilidades relevantes para o projeto e podem trabalhar com diferentes graus de autonomia, dependendo da metodologia usada no gerenciamento do projeto. Eles são responsáveis ​​pela execução de suas tarefas e por atualizar seus status para o gerente do projeto, a fim de acompanhar o progresso geral do projeto.

Como o ProjectManager.com ajuda todos na sua equipe

A equipe do projeto precisa de ferramentas para ajudá-los a trabalhar com mais eficiência e acompanhar o progresso. O ProjectManager.com é um premiado software de gerenciamento de projetos, repleto de recursos que ajudam todos os que trabalham no projeto.

Atualizações ao vivo

Vamos começar com o patrocinador do projeto. Eles estão interessados ​​em saber como o projeto está progredindo em relação a onde deveria estar no plano do projeto. Quando os membros da equipe atualizam seus status no ProjectManager.com, esses dados são refletidos instantaneamente em todo o software.

Os patrocinadores do projeto não estão interessados ​​no âmago da questão; portanto, um painel em tempo real oferece uma visão panorâmica do progresso do projeto enquanto está acontecendo.

captura de tela do painel em tempo real
Com o ProjectManager.com, você sempre tem acesso aos dados mais recentes do projeto.

Relatórios detalhados

Os gerentes de projeto também usam o painel, é claro. Mas eles precisam de informações mais detalhadas, e é aí que os relatórios do projeto do ProjectManager.com são úteis. Os relatórios podem ser personalizados para obter apenas os dados que um gerente de projeto deseja ou podem fazer uma busca detalhada para obter mais informações.

Os relatórios ajudam os gerentes de projeto a monitorar seu progresso real em relação ao progresso planejado. O ProjectManager.com calcula até a quantidade de dias que o projeto está adiantado ou atrasado.

Gráficos de Gantt para planejamento e programação

Quando se trata de planejar e programar o projeto, os gerentes de projeto consideram a ferramenta de gráfico de Gantt on-line especialmente útil. As listas de tarefas nas planilhas são fáceis de carregar e podem ser abertas no ProjectManager.com como um novo projeto. Em seguida, basta adicionar a duração da tarefa e ela preencherá uma linha do tempo.

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A partir daqui, o gerente de projeto pode fazer marcos, atribuir tarefas aos membros da equipe e até anexar documentos e imagens relevantes para orientação. O ProjectManager.com possui armazenamento ilimitado de arquivos.

Captura de tela do gráfico de Gantt no ProjectManager.com
Os gráficos de Gantt permitem planejar e agendar tarefas e recursos. Você também pode acompanhar os custos e o progresso.

Calendários de gerenciamento de recursos

Obviamente, os gerentes de projeto precisam de mais do que apenas ferramentas para monitorar o projeto. Eles precisam chegar lá e realocar recursos para manter as coisas funcionando sem problemas. O ProjectManager.com possui ferramentas para gerenciar tarefas e recursos para verificar se os membros da equipe têm trabalho suficiente. Realoque sua carga de trabalho na página de carga de trabalho.

Várias vistas de projeto para membros da equipe

A equipe trabalha de maneira diferente dos gerentes e não deve usar as mesmas ferramentas. Eles podem visualizar o projeto de quatro maneiras diferentes. O gráfico de Gantt pode conter muitas informações, para que eles possam ver suas tarefas em um calendário ou em uma lista de tarefas. Há também o quadro Kanban, que é uma ferramenta visual de fluxo de trabalho que se concentra na entrega contínua. Isso reduz o tempo desperdiçado de trabalho e aumenta a eficiência.

captura de tela da placa kanban
As equipes adoram colaborar nos quadros kanban devido à sua clareza e natureza visual.

Esteja a tarefa em um gráfico de Gantt, lista de tarefas ou quadro Kanban, os dados são os mesmos e todos oferecem ferramentas colaborativas. Os membros da equipe podem comentar, não importa onde estejam ou a que horas, e dialogar com outros membros da equipe. Se eles precisarem trazer alguém da equipe do projeto para a conversa, eles podem simplesmente marcá-los e são imediatamente notificados por email, mantendo todas as funções do projeto em loop.

O ProjectManager.com possui ferramentas para todas as funções do projeto. Software baseado em nuvem significa que o ProjectManager.com está refletindo o projeto real enquanto está acontecendo, para que decisões melhores possam ser tomadas. Independentemente da função do seu projeto, existem recursos que podem ajudá-lo a fazer melhor seu trabalho. Veja você mesmo fazendo hoje uma avaliação gratuita de 30 dias.

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