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Para muitos gerentes de projeto, o único obstáculo para abraçar uma equipe virtual é a dificuldade percebida de gerenciar uma. Você não está no mesmo escritório que sua equipe e está preocupado que todos se sintam desconectados. Em tal ambiente, você acha que não há como manter a produtividade.

Os medos não são totalmente infundados, mas eles só se tornam realidade se você não usar as ferramentas de gerenciamento de projetos de que precisa para mitigá-los. Existem muitas maneiras de gerenciar um projeto de forma centralizada e ainda mais maneiras de conectar sua equipe digitalmente. É chamado de gerenciamento de equipe virtual e está crescendo em popularidade.

Com o passar do tempo e conforme as circunstâncias exigem, as equipes virtuais se tornaram mais comuns. Se você está em dúvida quanto ao gerenciamento de sua equipe virtual, reserve um momento para aprender o que é gerenciamento de equipe virtual e como ele pode expandir seus recursos de gerenciamento de projetos.

Gestão de Equipe Virtual

À medida que mais equipes virtuais se tornam comuns nas organizações, os gerentes terão que enfrentar os desafios inerentes à sua liderança. Construir uma cultura corporativa que suporte equipes virtuais é uma coisa, mas um gerente deve reforçar consistentemente essa cultura enquanto as equipes trabalham remotamente.

Para começar, seja claro ao definir o trabalho. As equipes virtuais são como qualquer outra equipe, pois, se não forem definidas em um padrão, seu trabalho irá variar consideravelmente. Além disso, seja claro e detalhado sobre os produtos pelos quais todos são responsáveis. Padronize seu sistema de trabalho, mas mantenha flexibilidade suficiente para dar propriedade aos membros da equipe.

A comunicação regular mantém a coesão da equipe

Os trabalhadores precisam de comunicação, que é o fio que liga tanto o que torna uma equipe virtual bem-sucedida. Mas não confie em um único canal. Deve haver várias maneiras de entrar em contato com a equipe e fazer com que ela fale com seu gerente. Em alguns casos, o e-mail pode ser adequado, mas assuntos mais urgentes podem exigir uma mensagem de texto, bate-papo ou até mesmo telefonema.

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Outro meio de comunicação que deve ser seguido são as reuniões. Agende reuniões virtuais regulares, desde reuniões diárias para ter uma ideia do que todos estão fazendo e se precisam de algo, desde o gerente até teleconferências para discutir movimentos estratégicos maiores. Isso não apenas mantém todos na mesma página e informados, mas também desenvolve os laços que unem as equipes.

A comunicação é importante, mas pode se tornar um problema se as pessoas conversarem constantemente. Portanto, é importante gerenciar equipes remotas e informações por meio dos canais adequados. Quando informações importantes são disseminadas por meio do canal errado, elas podem falhar ou ser mal interpretadas. As informações importantes precisam ser transmitidas pelo canal certo.

Horário flexível ou cronograma rígido?

Dependendo da sua organização, as equipes virtuais podem trabalhar em seus próprios horários ou permanecer fixas no horário comercial. De qualquer forma, é útil se houver alguma sobreposição quando as equipes virtual e local estiverem trabalhando em tempo real, para que possam se comunicar em tempo real.

Conduta em equipes virtuais

Permanecer profissional é essencial, mas é claro que diferentes organizações definem o profissionalismo de maneiras únicas. Algumas empresas aceitam roupas casuais, enquanto outras esperam um determinado código de vestimenta. As equipes virtuais serão direcionadas a essas particularidades, mas é importante que cada membro da equipe tenha um espaço dedicado onde trabalhar, que mantenha organizado e livre de distrações.

Um bom gerente recompensa sua equipe por um trabalho bem feito, e isso deve se aplicar também a equipes virtuais. Ajuda a estimular sua equipe e fazê-los trabalhar de forma mais produtiva.

Formação de Equipe Virtual

Um aspecto importante da gestão de uma equipe virtual é desenvolver os laços que mantêm uma equipe unida, para que possam trabalhar de forma mais produtiva. Pode ser difícil fazer isso quando você está apenas interagindo online, mas pode ser feito. As sugestões a seguir são maneiras de fazer com que as equipes virtuais se conectem.

  1. Uma ótima maneira de cultivar a conexão é conhecer uma pessoa além do que ela faz na equipe. Uma maneira de fazer isso é realizando uma reunião virtual, na qual cada membro da equipe compartilha uma lista de 10 coisas interessantes sobre si mesmo. Pode ser a música que eles amam, uma história engraçada, de onde eles são – ou qualquer coisa, na verdade. Este mosaico de curiosidades se desenvolverá em um retrato matizado da pessoa.
  2. Faça uma pausa virtual para o café. Arranje tempo, regularmente, durante o horário de trabalho, para que a equipe se reúna com nenhum outro propósito além de desabafar e tomar um drink. Isso é importante no início de um projeto para ajudar todos a se conhecerem, mas pode e deve se tornar um check-in de rotina. Para que as equipes se tornem realmente coesas, elas precisam se conhecer em um nível pessoal. Trabalho não é assunto para esses encontros. É apenas um momento para relaxar e compartilhar.
  3. Joguem jogos online juntos. Existem muitos jogos online – alguns competitivos, outros cooperativos. Não importa qual você escolha, desde que toda a equipe participe. Você poderia ter um membro da equipe por semana para escolher o jogo, para garantir que todos tenham a chance de jogar o que quiserem. Os jogos são como projetos divertidos e ajudam as equipes a trabalhar melhor em conjunto.
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Ferramentas de gerenciamento de equipe virtual

Ferramentas de comunicação

Existem muitos aplicativos de chat, como Slack e Skype, que fornecem canais individuais e em grupo onde as equipes podem colaborar e até mesmo participar de chamadas de vídeo. Eles são uma importante ferramenta de gerenciamento de equipe virtual que mantém a equipe unida.

Gerenciamento de documento

Microsoft 365 ou G Suite do Google são ferramentas colaborativas decentes que fornecem documentos, planilhas e ferramentas de apresentação que podem ser compartilhados e trabalhados juntos. Mas essas ferramentas não são necessariamente ferramentas de gerenciamento. Para isso, você precisará investir em um software de gerenciamento de projetos.

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Como ProjectManager.com ajuda equipes virtuais

ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projeto premiado que mantém as equipes organizadas, estejam trabalhando no mesmo escritório ou remotamente. Por ser baseado na nuvem, pode ser usado em qualquer lugar, a qualquer hora, para que as equipes virtuais sempre possam realizar seu trabalho.

Planeje com inteligência com um gráfico de Gantt

O planejamento pode ser difícil e pode ser ainda mais difícil quando suas equipes estão distribuídas. Não tenha medo – nosso gráfico de Gantt online ajuda você a gerenciar todas as várias tarefas para sua equipe, reunindo-as em uma linha do tempo. Nessa visão do projeto, os gerentes podem atribuir tarefas aos membros da equipe, uma vez que eles são convidados para o projeto. Temos armazenamento ilimitado de arquivos, portanto, adicione quantos documentos forem necessários para direcionar a execução dessa tarefa.

Uma captura de tela do software de gráfico de gantt do ProjectManager.com, mostrando uma lista de tarefas à esquerda e essas tarefas exibidas como barras em um gráfico à direita.

O gráfico de Gantt também oferece aos gerentes as ferramentas de que precisam para acompanhar o progresso de sua equipe virtual. Eles podem ver o quão perto de concluir uma tarefa está em sua barra de duração. Há também um painel em tempo real que oferece uma visão de alto nível das métricas do projeto e relatórios fáceis de usar para maiores detalhes.

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Um recurso para planejar recursos

Os membros da equipe estão sobrecarregados? Ou talvez mal trabalhado? Um projeto pode atolar rapidamente se você não souber rapidamente a carga de trabalho da equipe. É por isso que temos um recurso de gerenciamento de recursos para controlar as agendas dos membros da equipe e uma página de carga de trabalho que mostra quem está fazendo o quê. Se um membro da equipe tiver muitas tarefas e outro não o suficiente, o trabalho pode ser rapidamente equilibrado direto dessa página de carga de trabalho.

Uma captura de tela da página de carga de trabalho do ProjectManager.com, que mostra uma lista de membros da equipe e a quantidade de tarefas nas quais eles estão trabalhando durante a semana.

Muitas visualizações para ajudá-lo

Gerentes e membros da equipe têm necessidades diferentes quando se trata de software de gerenciamento de trabalho. Nós entendemos isso, e é por isso que nosso software apresenta várias visualizações de projeto. Os usuários podem ver seu trabalho em uma lista de tarefas, um calendário ou quadro kanban. Eles têm a responsabilidade de fazer seu trabalho, o que torna as equipes mais produtivas.

Uma captura de tela da visualização do quadro kanban do ProjectManager.com, que mostra tarefas como cartões e diferentes estágios de produção representados por colunas.

Pode ser difícil fazer com que equipes virtuais trabalhem de forma colaborativa, mas oferecemos a eles as ferramentas de que precisam para se conectar e trabalhar melhor em conjunto. As tarefas podem ser comentadas e anexos adicionados, e outras pessoas na organização podem ser marcadas para trazê-las para a conversa. Conforme os comentários são adicionados, as equipes são notificadas por e-mail.

ProjectManager.com é um software baseado em nuvem que ajuda você a controlar melhor projetos e equipes. Temos as ferramentas de que os gerentes de projeto precisam para gerenciar suas equipes, não importa onde estejam ou quando trabalhem. Você obtém um painel em tempo real para monitorar o progresso, relatórios de um clique para um mergulho mais profundo nos dados e ferramentas colaborativas que fazem as equipes trabalharem melhor juntas. Veja como podemos ajudá-lo a gerenciar sua equipe virtual hoje, fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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