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Ferramentas e software de gerenciamento de projetos: eles são necessários? 1Por Mario Trentim

Há um velho ditado: “Um tolo com uma ferramenta ainda é um tolo.” E ouvi muitos profissionais de gerenciamento de projetos dizerem que as melhores práticas e boas metodologias são mais importantes que as ferramentas e o software de gerenciamento de projetos.

Você concorda? No final deste artigo, você pode mudar de idéia.

Uma Breve História de uma Metodologia Falha

Trabalho como gerente de projetos desde 2001. Nos meus primeiros dias, como engenheiro, era responsável pelos aspectos técnicos e gerenciais dos projetos. Em 2010, quando subi a escada da minha organização (a Força Aérea), fui designado para implementar e operar um PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos). Considerando que não queríamos fazer grandes investimentos antecipadamente, meu foco era criar uma metodologia, desenvolver modelos e projetar e fornecer treinamento. Para minha surpresa, apenas algumas das minhas recomendações foram implementadas, embora o cumprimento das diretrizes do PMO fosse obrigatório.

Comecei a investigar os motivos. Aconteceu que não era que as pessoas não conhecessem a metodologia, nem que elas não quisessem segui-la. Foi muito trabalho.

Você conhece o detalhamento: um gerente de projeto é atribuído a um projeto, pesquisa na intranet, localiza o site do PMO e lê o “manual de gerenciamento de projetos” e quaisquer outros documentos de suporte para a metodologia. Por fim, o gerente de projeto copia e cola arquivos de uma pasta compartilhada e começa a preencher todos os modelos (espalhados em arquivos e formatos diferentes).

Verdade seja dita, os gerentes de projeto geralmente começavam com o pé direito. Os problemas apareceram à medida que o projeto progredia, porque era um grande esforço manter todos os arquivos atualizados e integrados de maneira coerente.

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Embora eu esteja falando de experiências de 2010 a 2014, infelizmente, muitas organizações ainda se encontram em uma situação semelhante hoje.

A produtividade diminui. As taxas de falha do projeto aumentam. E como a organização exige mais treinamento, ela cria mais processos de controle, auditoria e relatórios extras – resultando em ainda mais trabalho.

A solução

Quando me deparei com o software Project Portfolio Management (PPM) e Enterprise Project Management (EPM) em 2003, não achei que seria um grande problema. Em 2010, eu estava convencido de que você não pode aumentar a maturidade do portfólio e do gerenciamento de projetos sem o software.

Para poder implementar um conjunto de ferramentas padrão em projetos, o PMO geralmente começa com abordagens em papel ou em Excel. O risco é que eles se contentem com menos, não evoluindo para o uso de aplicativos de negócios em nível corporativo.

A adoção de uma ferramenta ou software específico é um requisito para o sucesso do gerenciamento de projetos? Não. Mas o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos aumenta a maturidade.

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As pessoas costumam dizer que adquirirão uma ferramenta corporativa de gerenciamento de projetos quando sua organização estiver “madura o suficiente”. Voltando ao início deste artigo, estou muito ciente do fato de que uma ferramenta é inútil se você não souber usá-la. No entanto, quando você já possui conhecimentos e processos básicos, uma ferramenta pode acelerar o processo de aprendizado – aumentando a produtividade.

Como analogia, imagine que você já tenha conhecimentos básicos de matemática e finanças. Quando você deve comprar uma calculadora financeira, como a HP-12C? Somente após cinco anos de cálculo de amortização manualmente? Duvido que essa seja a escolha mais inteligente. Afinal, você não precisa se tornar um corredor experiente para poder comprar uma bicicleta.

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No gerenciamento de projetos, alguns dos conceitos fundamentais podem ser ensinados usando flip-charts, notas adesivas e planilhas simples do Excel. Mas você não pode ensinar as pessoas a criar um cronograma sólido e realista e linhas de base de custos sem o software de gerenciamento de projetos. Simplesmente não é viável. Não é que seja impossível. Na verdade, nas décadas de 1960 e 1970, os projetos Polaris e Apollo foram planejados sem a ajuda de ferramentas de software (inexistentes na época). Mas o planejamento desses projetos levou muito tempo.

Hoje, vivemos em um mundo moderno, no qual o ciclo de vida do projeto é mais curto. Gerenciamos vários projetos ao mesmo tempo, e há mais volatilidade e incerteza. Os gerentes de projeto também precisam evoluir.

Como implementar ferramentas PPM e EPM

O Project Portfolio Management ou Enterprise Project Management é uma plataforma corporativa para gerenciar portfólios, programas, projetos e recursos em toda a empresa. O PMO está idealmente posicionado para liderar a seleção de ferramentas de gerenciamento de projetos, porque entende o panorama geral de diferentes gerentes de projetos, membros da equipe e unidades de negócios. Ao avaliar ferramentas específicas de gerenciamento de projetos, leve em consideração:

  1. Funções e recursos
  2. Requisitos e interfaces de implementação
  3. Manutenção, suporte e atualizações de aplicativos
  4. Disponibilidade de fornecedores
  5. Custo (incluindo personalização, licenças e mais)

Dependendo do tamanho da organização, você pode preferir executar um piloto antes de distribuir a ferramenta para toda a organização. É importante manter as partes interessadas envolvidas e informadas compartilhando:

  • Anúncios adiantados
  • Patrocínio e endosso da gerência sênior
  • O cronograma de implementação
  • Treinamento de usuário

Uma palavra de cautela: Não subestime o esforço necessário para implementar uma ferramenta de gerenciamento de projetos em toda a empresa.

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Publicado
                por Mario Trentim
em: 27 de fevereiro de 2020 02:14 |
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