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Nunca há tempo suficiente para gerenciar um projeto. É por isso que fazemos cronogramas – para tentar controlar o tempo, apenas o suficiente para entregar sua entrega dentro do prazo. Mas mesmo os melhores planos tendem a dar errado, parafraseando o poema.

Os gerentes de projeto não têm o luxo de citar poemas para as partes interessadas quando saem do caminho. Mudanças em um projeto são comuns, mas é responsabilidade do gerente do projeto garantir que essas mudanças não produzam um impacto negativo no cronograma do projeto.

É quando a restrição tripla geralmente entra em ação; escopo, tempo e orçamento. Se um ficar para trás, os outros terão que compensar. Existem muitas maneiras de ajustar as coisas em seu projeto para compensar o tempo que você perdeu. Isso inclui adicionar recursos extras ao longo do caminho, que é um método chamado travamento do projeto.

O que está falhando no projeto?

O travamento do projeto ocorre quando você encurta a duração de um projeto, reduzindo o tempo de uma ou mais tarefas. O travamento é feito aumentando os recursos do projeto, o que ajuda a fazer com que as tarefas demorem menos do que o planejado. Claro, isso também aumenta o custo do projeto geral. Portanto, o objetivo principal do travamento do projeto é encurtar o projeto e, ao mesmo tempo, manter os custos no mínimo.

Assim como diz a restrição tripla, se você reduzir a duração do projeto, ou seu tempo, os custos, por sua vez, terão que aumentar. É uma troca. Derrubar o gerenciamento de projetos é responsável pela restrição tripla: para alcançá-la, você inclui recursos adicionais (conforme observado acima) ou reduz os requisitos ou o escopo do projeto. No entanto, tais medidas drásticas não podem ser implementadas sem que o patrocinador ou as partes interessadas primárias concordem com as mudanças.

O resultado do fracasso do projeto pode ser uma mudança no caminho crítico e o surgimento de um caminho crítico novo e diferente. O gerenciamento de falhas do projeto requer que você retorne ao cronograma do projeto para se certificar de que está ciente das mudanças que ocorreram por causa da falha do projeto.

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Diferentes interpretações de falhas de projeto

O fracasso do projeto como um termo não está gravado na pedra e pode significar algumas coisas diferentes. Pode referir-se a gastar mais dinheiro para fazer as coisas mais rapidamente. Também pode se referir a apontar o caminho crítico, disponibilizando mais recursos nele, sem necessariamente pensar em ser eficiente. Ou você pode revisar o caminho crítico e ver se há alguma atividade que pode ser encurtada por um influxo de recursos.

Um método relacionado para truncar sua programação é chamado de rastreamento rápido. Isso ocorre quando você sobrepõe tarefas que foram originalmente programadas para serem executadas separadamente. Mas, esse curso de ação não deve ser realizado sem primeiro analisar sua viabilidade e risco. Qualquer que seja o caminho que você tomar, é sempre bom pensar e analisar.

Quais são as solicitações de falha no gerenciamento de projetos?

Quando um gerente de projeto deseja aumentar o investimento para concluir o projeto mais cedo? Afinal, muito tempo e esforço foram gastos no planejamento e no cronograma do projeto. Obviamente, como o travamento do projeto requer custos mais altos, ele não seria usado a menos que houvesse uma emergência.

Um motivo para usar o travamento do projeto seria se o projeto foi agendado de forma irreal, e isso não estava claro até que o projeto já tivesse sido executado. Isso pode até acontecer na fase de planejamento se o patrocinador, cliente ou parte interessada insistir em uma data de vencimento que não é viável.

Outra razão é que, durante o processo de uma análise de controle de mudanças (que mostra o impacto no tempo, custo, escopo ou outros fatores do projeto), surge um problema que deve ser resolvido imediatamente. À medida que surgem problemas durante o gerenciamento de um projeto que o desviam do caminho, o gerente do projeto deve descobrir uma maneira de voltar à linha de base do cronograma.

Conforme observado acima, além do travamento do projeto, existe o método de rastreamento rápido. Embora estejamos discutindo o travamento do projeto, é importante abordar quando o rastreamento rápido é preferível. Às vezes, você pode usar qualquer um deles, mas se o orçamento do projeto já ultrapassar o limite e você não tiver fundos, o rastreamento rápido é a opção mais provável.

Melhores práticas para quebrar seu projeto

O travamento do projeto geralmente é o último recurso e apresenta riscos substanciais. Há algumas coisas que você precisa considerar antes de levar seu projeto por esse caminho. Por um lado, as tarefas que você deseja travar estão no caminho crítico? Essas tarefas terão impacto na entrega do seu projeto. Se as tarefas não estão no caminho crítico, você provavelmente pode ignorá-las.

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Outra coisa a considerar é a duração das tarefas. Uma tarefa curta será difícil de acelerar, especialmente se não se repetir ao longo do projeto. Tarefas longas geralmente requerem alguma gordura para aparar. Mas, independentemente da tarefa, você precisa ter recursos disponíveis. Se você não tem acesso aos recursos certos, não faz sentido para o projeto travar. Ter de obter novos materiais ou membros da equipe provavelmente será muito caro para ser eficaz.

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Outra consideração é se demoraria muito para acelerar o fracasso do projeto; por exemplo, se o projeto envolver habilidades muito específicas, o recrutamento de novos membros da equipe seria caro e demorado. Embora possa parecer lógico travar no final do projeto, quando está ficando claro que você não vai atingir seu objetivo, a maioria dos especialistas sugere evitar esse cenário. O travamento do projeto é mais eficaz no início da linha do tempo – geralmente quando um projeto está menos da metade do caminho concluído.

Estágios de gerenciamento de falha do projeto

Depois de tomar a decisão de usar o travamento do projeto, há algumas etapas que você deseja seguir para obter os resultados desejados.

1. Caminho crítico

A primeira coisa a fazer é analisar o caminho crítico do seu projeto. Isso o ajudará a determinar quais tarefas podem ser reduzidas para encerrar o projeto mais cedo. Portanto, se ainda não o fez, calcule seu caminho crítico, veja quais tarefas são essenciais e quais são secundárias para o sucesso do projeto.

2. Identificar tarefas

Obtenha uma lista de todas as tarefas que possui e, em seguida, reúna-se com aqueles que foram designados para realizá-las. Pergunte se eles acreditam que alguma das tarefas pelas quais são responsáveis ​​está no caminho crítico e pode ser eliminada. Em seguida, comece a procurar maneiras de restringir essas tarefas.

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3. Qual é a compensação?

Depois de restringir as tarefas no caminho crítico que você acredita que podem ser reduzidas, comece a calcular quanto custará a adição de mais recursos. Encontre as tarefas às quais podem ser alocados recursos adicionais e comece mais cedo com o mínimo de esforço em seu orçamento.

4. Faça sua escolha

Quando você sabe o que vai gastar (em comparação com quanto tempo vai economizar) para cada uma das tarefas em seu caminho crítico, agora você deve tomar uma decisão e escolher o caminho menos caro a seguir. O travamento do projeto não é apenas adicionar recursos para ser feito mais rápido, mas é obter o máximo em troca dessa despesa extra.

5. Crie um orçamento

Como qualquer projeto, uma vez que você decidiu seu plano, você tem que pagar por ele. Fazer um orçamento de crashing do projeto é a próxima etapa na execução do plano de crashing do projeto. Você terá que atualizar sua linha de base, cronograma e plano de recursos para se alinhar com sua nova iniciativa.

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Como o ProjectManager.com facilita o travamento de projetos

O travamento do projeto envolve conhecer seus recursos e, em seguida, realocá-los. Se o tempo está trabalhando contra você, esse processo precisa ser o mais eficiente possível. ProjectManager.com é um software premiado que rastreia seus recursos, equipes e projetos para aumentar a produtividade.

Nosso software de gerenciamento de recursos é baseado em nuvem, o que significa que os dados que você vê são a imagem mais atual possível dos recursos do seu projeto. Você também obtém visibilidade do que sua equipe está fazendo enquanto o faz, incluindo custos. Isso permite que você tome melhores decisões.

Rastrear custos de recursos

Todos os seus recursos podem ser identificados, desde equipes a suprimentos, equipamentos e muito mais. Quando você adiciona as taxas por hora ao projeto, pode vê-las em todos os recursos de nosso software. Depois que sua equipe registra suas horas, calculamos os custos reais para você. Em seguida, eles podem ser comparados aos custos planejados, para que você saiba imediatamente se está no caminho certo.

Uma captura de tela de um recurso de gerenciamento de recursos em ProjectManager.com, o Roteiro de visão geral
Nosso software de roteiro online ajuda a identificar e rastrear seus custos de recursos.

Use o Gantt para agendar recursos e tarefas

Use nossa ferramenta de gráfico de Gantt online para agendar seus recursos. As atribuições podem ser feitas nesta vista. Uma janela pop-up também informará quantas horas seu membro da equipe está trabalhando e se eles têm muitas ou poucas tarefas atribuídas a eles. O Gantt também filtrará o caminho crítico, estimará os custos planejados para seus recursos e definirá uma linha de base. Você pode até acompanhar o progresso no Gantt ou usando nosso painel em tempo real.

Falha de projeto em gerenciamento de projetos: definição e melhores práticas 2

Equilibre a carga de trabalho da sua equipe para uma falha eficiente do projeto

Para garantir que seu plano de gerenciamento de falhas de projeto não sobrecarregue parte de sua equipe enquanto outros estão subalocados, use a página de carga de trabalho. No gráfico codificado por cores, você pode ver facilmente quem tem muitas tarefas, equilibrar a carga de trabalho ou atribuí-los ao travamento do projeto.

Uma captura de tela do gráfico Visão geral da carga de trabalho, que mostra os membros da equipe e a quantidade de tarefas às quais eles estão atribuídos.
O gráfico de carga de trabalho com código de cores facilita ver quem tem muitas tarefas e quem tem poucas.

ProjectManager.com fornece as ferramentas para controlar seus recursos e movê-los rapidamente para executar o gerenciamento de falhas do projeto. Você pode planejá-lo em nosso gráfico de Gantt, rastrear o progresso no painel e até mesmo relatar às partes interessadas com relatórios que podem ser filtrados para mostrar os dados solicitados. Veja por que dezenas de milhares de equipes em organizações tão variadas como o Bank of America e a NASA estão usando nosso software. Faça este teste gratuito de 30 dias agora.

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