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Os projetos são arriscados, e os gerentes de projetos buscam reduzir esse risco. Existem várias maneiras pelas quais eles podem fazer isso, desde uma avaliação de riscos até a pesquisa de dados históricos sobre projetos semelhantes e um planejamento completo. Embora surjam inevitavelmente problemas em qualquer projeto, quanto mais eles puderem ser identificados e controlados, menor será o problema.

Mas e o projeto todo? Será que vai funcionar? Será rentável e será concluído dentro de um prazo razoável? Existem muitas perguntas fora da probabilidade de algo dar errado. Como um gerente de projeto pode testar as águas, por assim dizer, e ver se o projeto é viável?

É aí que entra um estudo piloto. Você pode ter ouvido falar em projeto piloto, teste piloto e até mesmo experiência piloto. Pense nisso como um teste de sabor para ver se você deseja comer a refeição inteira. Para um projeto, é um pequeno passo para garantir que a jornada maior valha a pena.

O que é um estudo piloto?

Um estudo piloto é um projeto de pequena escala usado para testar a viabilidade, duração, custo e riscos do projeto em grande escala. Através deste estudo, melhorias podem ser feitas para melhorar o desempenho do projeto maior.

As razões para um estudo piloto são óbvias. Por que perder tempo, esforço e dinheiro em um projeto que está destinado a falhar? Com um estudo piloto, fica claro se o projeto vale ou não a pena. É uma pequena despesa inicial que pode economizar uma grande perda posteriormente.

Também é um ótimo processo encontrar inadequações no design do projeto que seriam caras de corrigir quando o projeto estiver a todo vapor. No entanto, essas falhas podem ser redesenhadas antes da execução do projeto em grande escala e, portanto, adicionar eficiências que tornam todo o processo mais produtivo.

As idéias de um estudo piloto são inestimáveis ​​e valem o esforço, o custo e o tempo. Eles podem mostrar armadilhas que não são evidentes, coisas que estão faltando no plano e muito mais. Tudo isso economiza dinheiro a longo prazo e abre caminho para um resultado mais bem-sucedido.

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Como executar um estudo piloto

Um estudo piloto precisa incorporar cada recurso ou atividade do projeto. Ele deve dividir o projeto em tarefas que são testadas. Mas isso vai falar com a viabilidade do projeto em grande escala. Também é recomendável procurar dados históricos que você possa obter de outras empresas ou organizações que tenham estudos de caso relevantes para o trabalho que você está prestes a embarcar. Depois de fazer isso, siga estas seis etapas para implementar um estudo piloto eficaz.

1. Tenha um objetivo claro

Sem um objetivo claro, uma razão para iniciar um estudo piloto, não pode haver foco. Sem foco, seu trabalho não atingirá seu alvo, pois não haverá alvo a ser atingido. Antes de começar, é imperativo saber o que você estuda e definir um objetivo do projeto. Parece um passo óbvio, mas muitas vezes os projetos tropeçam ignorantemente para a frente sem ele.

Portanto, faça algumas perguntas para aprimorar o estudo piloto. Como é o sucesso? Pode estar criando um produto mais barato, ou talvez seja mais importante economizar tempo e colocar o produto no mercado mais rapidamente. Qualquer que seja o objetivo, esclareça-o, certifique-se de que esteja claramente indicado e mantenha-o em mente ao avançar pelo estudo piloto. Isso permite que você decida se o estudo piloto é um sucesso ou um fracasso.

2. Determine a duração

O próximo passo é decidir quanto tempo o estudo piloto deve levar. Isso dependerá do que você está estudando, qual é seu objetivo e quanto tempo levará para executar o estudo piloto para ter uma idéia dos prós e contras dele. Isso inclui o tempo de configuração e quaisquer outros processos auxiliares.

3. Crie um grupo de estudo

O grupo que está testando o produto ou a tecnologia é importante. Eles fornecerão os dados necessários para você tomar uma decisão sobre o andamento ou a reformulação de alguns recursos. Portanto, o grupo deve ser grande o suficiente para fornecer dados utilizáveis, mas não tão grande que se torne difícil de manejar. Geralmente, o tamanho do grupo é entre 10 e 20 pessoas. Devem ser pessoas que entendam como usar a tecnologia e o façam regularmente.

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4. Tenha um plano de integração

Essa etapa não é apenas vital para o grupo de estudo, mas também será um ativo valioso mais adiante no projeto ao passar pelo processo de controle de qualidade. Você já tem um conjunto de instruções para disseminar entre sua equipe para testes. Você deseja ter treinamento e recursos disponíveis para ajudar os usuários no estudo. Se e quando o produto ou a tecnologia estiver pronta para o mercado, você terá um conjunto de usuários à vontade, o que ajuda na adoção em larga escala do produto ou da tecnologia.

Palavras-chave: Como planejar um lançamento bem-sucedido do produto

5. Obtenha feedback

Isso soa como um acéfalo. Qual é o sentido de um estudo piloto se você não recebe feedback? Mas, às vezes, são os passos mais óbvios que são perdidos no shuffle. Não negligencie este.

O estudo piloto é um relatório de tentativa e erro, portanto, você deseja saber se funcionou ou não. Isso fornece as informações necessárias para solucionar problemas e resolver problemas antes de uma implantação em larga escala.

O grupo de estudo piloto deve ter ampla oportunidade de compartilhar sua experiência durante todo o processo, não apenas no final do mesmo. Quando o estudo piloto estiver concluído, você poderá usar métodos mais formais de coleta de dados, como discussões em grupo, pesquisas e autoavaliações.

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6. Abordar questões

O objetivo de todo o estudo piloto é ter uma lista de desafios que devem ser enfrentados. Portanto, a última etapa desse processo é trabalhar em qualquer problema ou problema no caminho do mercado que você descobriu e resolvê-los antes de liberar o produto ou a tecnologia.

É importante lembrar que você deseja que os benefícios do seu projeto superem os custos, tempo e esforço necessários para implementá-lo. Esse é o pensamento básico do retorno do investimento e será o fator final na decisão da viabilidade do projeto no futuro.

Como o ProjectManager.com ajuda um estudo piloto

Um estudo piloto é um projeto. Como escrevemos anteriormente, apenas difere em termos de tamanho. Portanto, um software de gerenciamento de projetos é essencial para garantir que você o planeje e implemente bem. Com o ProjectManager.com, você pode planejar todas as fases do estudo piloto em um quadro Kanban. Cada etapa é um cabeçalho de coluna e as tarefas são cartões que viajam horizontalmente através deles.

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captura de tela da placa kanban
Os quadros Kanban facilitam o gerenciamento de tarefas e o acompanhamento do progresso.

Com nossas diversas visualizações, você pode acompanhar ainda mais o projeto alternando para a visualização Gantt, que coloca todas as tarefas em uma linha do tempo do projeto. A data de início e as datas de término são representadas por pontos na linha do tempo, com uma barra conectando-os para ilustrar a duração da tarefa. Tarefas dependentes podem ser vinculadas e todas as tarefas podem ser atribuídas a quem é responsável por executá-las.

Depois de receber o feedback do seu grupo de estudo piloto, você pode manter tudo em um só lugar, graças ao armazenamento ilimitado de arquivos que oferecemos. Isso facilita a localização e garante que nada de importante seja perdido nas rachaduras.

Gráfico de Gantt no ProjectManager.com
Os gráficos de Gantt são bons para vincular tarefas e planejar projetos complexos.

O trabalho real, é claro, começa após o estudo piloto. Agora você tem que implementar as alterações. Este também é um projeto adequado ao software de gerenciamento de projetos on-line do ProjectManager.com. Oferecemos uma plataforma colaborativa, para que suas equipes tenham autonomia para trabalhar em conjunto de forma mais produtiva, compartilhando documentos e comentando no nível da tarefa.

Enquanto isso, os gerentes de projeto obtêm a transparência que desejam em todos os aspectos do projeto. Nosso painel obtém dados atuais e tritura esses números para exibir em gráficos e tabelas coloridos. Seis métricas do projeto são rastreadas, como progresso da tarefa, integridade e variação.

recurso de painel no ProjectManager.com
Acompanhe seu projeto em tempo real com nosso painel ao vivo.

Essa transparência é mais profunda com relatórios com um clique, quadros de horários que registram o horário da equipe, uma janela na carga de trabalho para manter as equipes equilibradas e muito mais. Não é necessário pular de um programa para outro para executar um estudo piloto e implementar essas alterações. O ProjectManager.com tem tudo o que você precisa sob o mesmo teto.

O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que mantém o andamento do projeto em todas as fases, desde o início até o fechamento. Os gerentes de projeto obtêm as ferramentas necessárias para planejar, acompanhar e relatar melhor o progresso, enquanto as equipes recebem recursos colaborativos que os tornam mais produtivos. Experimente o ProjectManager.com com seu próximo projeto com esta avaliação gratuita de 30 dias.

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