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É uma equipe virtual certa para você?  Os prós e contras das equipes virtuais 3

Pensando em começar sua própria equipe virtual? Experimente ProjectManager.com e obtenha as ferramentas de trabalho remoto de que precisa, para que sua equipe possa trabalhar onde e quando quiser.

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Mais organizações adotaram equipes virtuais. Obviamente, eles dispararam na prática ao longo deste ano. Certamente parece que as equipes virtuais vieram para ficar, mas elas são adequadas para a sua empresa?

As equipes virtuais são a solução mágica para acabar com todos os males da sua empresa? Simplificando, não. Pode ser ideal para sua empresa ou não. É importante observar as equipes virtuais de perto e determinar se elas funcionarão dentro da estrutura da sua organização. Você precisa dos fatos antes de tomar uma decisão.

Vejamos as diferentes vantagens e desvantagens das equipes virtuais para ajudá-lo a decidir.

Vantagens e desvantagens das equipes virtuais

Como qualquer estrutura organizacional, existem prós e contras no uso de equipes virtuais. Aqui estão alguns motivos pelos quais é vantajoso usar equipes virtuais.

Vantagens das equipes virtuais

  1. As equipes virtuais economizam o dinheiro da organização. Os custos de escritório são menores, pois os membros geralmente podem trabalhar em casa ou em um local remoto que não seja de propriedade ou alugado pela empresa.
  2. Alguns membros da equipe podem desfrutar da flexibilidade que as equipes virtuais oferecem. Embora algumas equipes virtuais prefiram cumprir o horário comercial normal, outras têm mais liberdade para trabalhar ao longo do dia – contanto que concluam suas tarefas a tempo. Isso é frequentemente citado como um grande benefício das equipes virtuais e pode levar à proteção dos melhores talentos.
  3. A produtividade pode aumentar com equipes virtuais. Pesquisadores de Stanford mostraram que trabalhar em casa pode melhorar o desempenho em até 13%. Outro estudo revelou que os trabalhadores remotos são 29% mais felizes do que aqueles que trabalham em um escritório.
  4. Ao empregar equipes virtuais, você também pode aumentar a produtividade com o trabalho por turnos. Se o trabalho requer atenção 24 horas, você pode contratar três equipes virtuais em fusos horários diferentes e manter a produção em andamento o dia todo.
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Embora haja muitos benefícios das equipes virtuais, isso não significa que o trabalho remoto resolverá todos os problemas. Existem desvantagens que também precisam ser levadas em consideração.

Desvantagens das equipes virtuais

  1. A desvantagem mais óbvia é aquela que está mais fora do controle de uma organização – a Internet. Embora algumas questões tecnológicas relacionadas a servidores e computadores possam ser gerenciadas se os recursos financeiros estiverem disponíveis, as interrupções locais da Internet e o acesso irregular podem deixar as equipes virtuais impotentes. Isso pode ser um sério desafio para equipes virtuais com prazos rígidos.
  2. Embora a comunicação seja uma vantagem se os gerentes fizerem o esforço e usarem as ferramentas certas, a comunicação pode ser um grande obstáculo a ser superado. O problema é generalizado em mensagens de texto ou e-mail, onde o tom pode ser mal interpretado. Isso pode destruir a confiança, o que é essencial para equipes virtuais. Mesmo a videoconferência pode ser problemática. A menos que a reunião virtual seja bem conduzida, pode ser estranho e difícil de participar para alguns.
  3. Também pode ser mais difícil conseguir tempo para se relacionar quando os membros da equipe não estão fisicamente presentes. Freqüentemente, as equipes virtuais trabalham juntas apenas temporariamente, o que também dificulta a construção de confiança e conexão. Mesmo que tenham tempo para se conhecerem, a barreira técnica pode ser um desafio difícil de superar.
  4. Finalmente, as equipes virtuais podem criar uma dor de cabeça para os gerentes responsáveis ​​por dirigi-las. Os gerentes devem ter habilidades de comunicação muito boas e as ferramentas certas para atribuir, monitorar e rastrear o progresso da equipe. Esse é especialmente o caso quando se trata de gerenciamento de projeto virtual.

Superando os desafios das equipes virtuais

O trabalho em equipe é a chave para equipes de sucesso, virtuais ou não. Os exercícios de construção de equipes ajudam, mas mesmo nas melhores circunstâncias, haverá desafios. O mais comum é a má comunicação. Uma vez que a comunicação é a única forma de dar instruções, seja oralmente ou por escrito, se a comunicação é prejudicada, o projeto também sofre.

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É importante promover uma boa comunicação nas equipes virtuais, o que envolve obter feedback regular para melhorar, se necessário. Você ficaria surpreso com a quantidade de atrito que pode ser superada com uma comunicação aberta e interações positivas.

Uma captura de tela da interface do ProjectManager.com, mostrando uma tarefa com diferentes membros da equipe comentando sobre ela.
As equipes virtuais podem manter uma comunicação adequada com ProjectManager.com—Saber mais!

Como construir uma equipe virtual

Se você está convencido de que uma equipe virtual é adequada para sua organização, a próxima etapa é aprender como montá-la.

A criação de uma equipe virtual requer etapas semelhantes que viriam com a montagem de qualquer equipe. No entanto, como essas equipes trabalham distantes umas das outras e de seu gerente, existem alguns desafios únicos.

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Garantia de adesão da equipe destacando os benefícios

A primeira coisa a fazer é certificar-se de que todos concordem com a decisão de ir à distância – o mais importante, a equipe de liderança. Pode ser uma boa ideia fornecer algum treinamento para mostrar os benefícios das equipes virtuais a fim de obter a adesão da liderança.

Você pode sugerir combinar funcionários remotos e tradicionais. Para fazer isso, você deve ver as equipes virtuais como parte de uma estratégia que oferece uma vantagem competitiva. Se você sugerir uma equipe virtual apenas uma vez, não solicitará o nível de talento de que precisa.

Configure a infraestrutura e obtenha ferramentas remotas

Depois de chegar a um acordo no nível executivo, você precisará ter um processo em vigor para avaliar o desempenho de sua equipe virtual. Isso significa que você terá que envolver seu departamento de RH com o trabalho com equipes virtuais também.

Naturalmente, você não pode ter uma equipe virtual se não fornecer uma infraestrutura digital forte para eles trabalharem. Existem muitas ferramentas que podem conectar membros da equipe, como ProjectManager.com, Zoom, Slack, G-Suite e Mais. Quaisquer que sejam as ferramentas de colaboração que funcionem melhor com sua organização, eles serão um investimento necessário.

Cimente a cultura do trabalho remoto

Finalmente, a cultura corporativa de sua organização terá que ser totalmente investida no uso de equipes virtuais. Isso inclui não apenas a aceitação das equipes virtuais como parte integrante da organização geral, mas um compromisso com a comunicação para manter as equipes virtuais no rebanho.

Como tornar uma equipe virtual bem-sucedida com ProjectManager.com

Como você pode tornar uma equipe virtual mais bem-sucedida? Trate suas equipes virtuais da mesma forma que trata as equipes que estão trabalhando com você no escritório. Uma equipe virtual pode ser um componente de uma estratégia vencedora tanto quanto o modelo mais tradicional.

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Você vai querer dar a eles as mesmas ferramentas poderosas que eles teriam se estivessem trabalhando ao seu lado no escritório. É aí que entra o ProjectManager.com. Somos um software online que organiza projetos, estejam as equipes sob o mesmo teto ou trabalhando nos quatro cantos do globo.

Planeje projetos com direções claras

As equipes precisam de autonomia para ter sucesso, mas também precisam de uma direção clara para serem produtivas. ProjectManager.com tem as ferramentas para ajudar os membros da equipe a saber exatamente o que fazer em cada tarefa atribuída. Nossos poderosos gráficos de Gantt permitem que os usuários insiram tarefas com datas de início e vencimento que são plotadas em uma linha do tempo visual, facilitando a visualização de todo o projeto.

Uma captura de tela da visualização do gráfico de gantt do ProjectManager.com, com tarefas interligadas em ordem sequencial com base nas datas de início e término.  Um prompt no canto superior direito diz "Clique aqui para experimentar o software de planejamento."

Habilitar colaboração

As tarefas podem ser marcadas com prioridade, para que as equipes saibam o trabalho mais pertinente para começar. Mas isso é apenas o começo de como ajudamos as equipes. Nosso software oferece a eles uma plataforma colaborativa na qual podem comentar, anexar arquivos e marcar qualquer membro da equipe do projeto para comentários. Eles podem até criar uma lista de tarefas para cada tarefa e gerenciar seu trabalho.

Uma captura de tela de uma tarefa em ProjectManager.com, com responsáveis, progresso da tarefa, uma descrição e uma lista de tarefas pendentes, entre outras estatísticas importantes.

Obtenha várias maneiras de trabalhar

Embora os gerentes de projeto geralmente gostem de planejar e agendar um projeto com nosso gráfico de Gantt online, eles também podem preferir uma ferramenta mais adequada para diferentes fins. É por isso que oferecemos várias visualizações de projeto. As equipes podem usar uma visualização de lista de tarefas, visualização de calendário ou até mesmo uma visualização de quadro kanban para visualizar seu fluxo de trabalho. Damos uma escolha às equipes virtuais.

ProjectManager.com é um software baseado em nuvem que mantém equipes virtuais conectadas, enquanto dá aos gerentes de projeto transparência em seu trabalho. Nosso software ajuda a planejar, monitorar e relatar todas as fases do projeto, não importa onde você esteja ou quando estiver trabalhando. Somos os profissionais da gestão de equipes virtuais. Veja o que podemos fazer para ajudar sua equipe virtual fazendo este teste gratuito de 30 dias hoje.

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