Desafios, melhores práticas e ferramentas
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À medida que a tecnologia avançava, o mesmo acontecia com a força de trabalho e com o funcionamento das equipes. As organizações não estavam mais ligadas a mergulhar no pool de talentos local. Com banda larga, dispositivos móveis e soluções de software, as equipes podem ser recrutadas em qualquer lugar e trabalhar remotamente.

Embora isso tenha ampliado a rede em termos de captura de trabalhadores qualificados, cria um novo conjunto de problemas para os gerentes. Como você pode gerenciar alguém quando ele não está lá?

Obviamente, você deve confiar em sua equipe remota para fazer seu trabalho. No entanto, se você não conseguir monitorar o trabalho deles, não poderá equilibrar essa carga de trabalho ou saber se eles foram desviados.

Pode parecer um pouco cego, mas não precisa ser assim. É possível gerenciar equipes remotas com o software de gerenciamento de projetos on-line para atribuir, monitorar e relatar equipes remotas, independentemente de onde estejam ou quando estejam trabalhando.

O que é uma equipe remota?

Uma equipe é apenas outra maneira de dizer a um grupo de pessoas que estão trabalhando juntas para resolver um objetivo comum. Uma equipe remota, também conhecida como equipe distribuída, não é diferente de qualquer outra equipe, exceto de uma maneira muito importante.

Uma equipe remota é um grupo de pessoas que trabalham juntas para resolver um objetivo comum que trabalha em diferentes escritórios, cidades ou países.

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Gerenciando equipes remotas

Equipes remotas, como qualquer equipe, reportam ao mesmo gerente. Isso significa que o gerente deve ser capaz de administrar e coordenar a equipe, como se todos estivessem na mesma sala. O gerente deve atribuir suas tarefas, monitorar seu progresso e reportar às partes interessadas.

Como observado, as equipes remotas são mais populares do que nunca. Como essa tendência parece continuar, é importante que os gerentes aprendam a gerenciar remotamente. Se as equipes remotas estão reduzindo os custos indiretos, dando aos projetos um ciclo de trabalho de 24 horas ou apenas dando às organizações a oportunidade de contratar mais talentos, os gerentes ainda precisam gerenciá-los. Isso cria desafios.

Desafios para equipes remotas

A comunicação é o desafio mais óbvio ao gerenciar equipes remotas. Ser capaz de direcionar tarefas claramente e manter um canal aberto entre gerente e equipe é a chave para uma execução bem-sucedida.

O rastreamento do trabalho e da produtividade, como observado anteriormente, também é essencial para saber se o projeto está alinhado com o plano. Obviamente, há uma cultura corporativa a considerar, pois algumas empresas demoram a aceitar um novo paradigma.

Também há problemas para a equipe. Se eles estão trabalhando remotamente, mas outros estão no escritório, o membro da equipe distribuído pode sentir que não faz parte da equipe e suas contribuições não são percebidas ou apreciadas. Pode haver um tempo de inatividade desnecessário enquanto aguardam as instruções. E, pior, eles podem não se comprometer, o que afeta negativamente seu trabalho e moral.

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5 dicas para melhorar o gerenciamento remoto de equipes

Embora nada substitua o diálogo frente a frente, há maneiras de resolver esses desafios inerentes ao gerenciar equipes remotas:

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1. Videoconferência

É um pouco estranho, mas existem muitas ferramentas disponíveis para conectar as pessoas, não importa onde elas estejam. Realizar reuniões stand-up diárias ou, para discussões mais aprofundadas, uma sessão do quadro branco é uma ótima maneira de se comunicar, obter feedback e ver os rostos uns dos outros.

Não subestime o poder de uma conferência virtual. Colocar rostos nos nomes gera confiança e desenvolve laços críticos para as equipes trabalharem bem juntas. Embora não seja difícil alocar tempo e dinheiro no orçamento para cúpulas pessoais.

2. Seja claro em suas instruções

Quando você está no mesmo escritório e os gerentes e equipes estão em constante comunicação, a necessidade de ser preciso ainda é importante, mas não tão essencial quanto no gerenciamento de equipes remotas. Não use linguagem difusa como “rápido” ou “bom”. Esses termos são para interpretação pessoal.

Mostre um exemplo do que você deseja, use prazos e defina marcos. Compartilhe sua agenda para que todos possam ver quando é o vencimento. Defina expectativas claras.

3. Mantenha-se envolvido

É fácil negligenciar equipes remotas. Eles não estão no escritório com você. Eles não vêem você chegar de manhã, são convidados para almoçar ou simplesmente passam por você no corredor. Essas conexões casuais lentamente constroem confiança, enquanto as equipes remotas podem parecer mais abstratas, como um nome sem rosto.

Portanto, como gerente, é importante você entrar em contato e manter contato com a equipe remota. Convide-os para as reuniões por meio de uma ferramenta de teleconferência e configure check-ins semanais, para que você possa ter uma ideia de como eles estão se saindo e se precisam de algo para fazer melhor o trabalho deles.

4. Foco nos objetivos

O microgerenciamento é um caminho perigoso para os gerentes. Isso pode fazer com que as equipes sintam que você não confia nelas ou na capacidade delas de realizar o trabalho para o qual foram contratadas. Pode ser difícil não microgerenciar quando você gerencia equipes remotas.

Isso se refere a um problema de confiança, é claro, mas se você pode acompanhar o progresso dos objetivos da equipe remota, e não o que eles estão fazendo a cada minuto do dia, então está acompanhando o desempenho deles sem fazer com que as equipes se sintam apenas macacos operários. Se você estiver cumprindo suas metas, isso significa que suas equipes remotas estão gerenciando a carga de trabalho delas.

5. Obtenha o software certo

Antes de empregar equipes remotas, verifique se você possui as ferramentas necessárias para mantê-las informadas. Se suas equipes estão isoladas do resto da organização, se não conseguem se comunicar, compartilhar arquivos e colaborar, nunca trabalharão produtivamente.

Nesse caso, se os gerentes não puderem monitorar e acompanhar seu progresso e possuir ferramentas para obter relatórios para avaliar seu desempenho e o desempenho do projeto, isso é uma receita para o desastre. Portanto, encontre uma ferramenta on-line que tenha um espectro completo de recursos de gerenciamento de projetos que conectem equipes e gerentes.

O ProjectManager.com ajuda você a gerenciar equipes remotas

Seguindo essa última dica, você desejará um software de gerenciamento de projetos on-line que possua um conjunto completo de recursos para ajudar gerentes e equipes a gerenciarem o trabalho em conjunto, independentemente de onde estejam localizados. O ProjectManager.com é um software premiado que mantém os projetos organizados e as equipes remotas produtivas.

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É difícil obter tarefas atribuídas às equipes quando elas são distribuídas, mas não com o ProjectManager.com. Quando os membros da equipe são convidados para o projeto, o gerente pode atribuir tarefas a eles.

Essas tarefas podem ter instruções detalhadas e anexos ilimitados. Depois que a duração de cada tarefa é definida, eles preenchem um gráfico de Gantt ou linha do tempo do projeto. Dessa forma, todos podem acompanhar os prazos e permanecer motivados.

Captura de tela do gráfico de Gantt para agendamento de trabalho
Faça planos, agende trabalho e atribua tarefas com gráficos de Gantt online.

Mas enviar tarefas para o vazio não vai funcionar. É por isso que o ProjectManager.com mantém os gerentes e equipes remotas conectados.

Os comentários podem ser adicionados no nível da tarefa, o que mantém os gerentes e os membros da equipe conversando, mas também cria uma plataforma colaborativa para que toda a equipe trabalhe melhor em conjunto.

Se eles precisarem atrair alguém da equipe do projeto que não esteja designado para a tarefa, basta marcá-los em um comentário e eles serão alertados por email.

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Captura de tela da lista de tarefas com colaboração em equipe
O ProjectManager.com possui várias visualizações para gerenciar o trabalho e a colaboração.

As atribuições são feitas, as equipes estão colaborando, mas os gerentes ainda estão no escuro sobre o progresso e o desempenho. Mas não no ProjectManager.com, que possui um painel em tempo real para rastrear o progresso à medida que acontece e relatórios de projetos automatizados que entram em detalhes.

A última coisa que um gerente deseja é sobrecarregar um membro da equipe enquanto outros não estão fazendo nada. Mas, ao gerenciar equipes remotas, pode ser difícil saber quem está fazendo o que e quando.

O ProjectManager.com resolve esse problema, com ferramentas de alocação de recursos que mostram quando os membros da equipe estão trabalhando e quando têm feriados, férias ou dias de ausência. Uma página de carga de trabalho é codificada por cores, para que você possa ver rapidamente se a carga de trabalho de sua equipe está equilibrada. Caso contrário, realoque-o diretamente a partir dessa página.

Captura de tela da página de carga de trabalho para gerenciar recursos
Veja disponibilidade, carga de trabalho, feriados e muito mais com nossas ferramentas de gerenciamento de recursos.

O ProjectManager.com é um componente essencial para qualquer metodologia de gerenciamento remoto. Os gerentes têm as ferramentas para manter suas equipes trabalhando e monitorar seu progresso, enquanto as equipes obtêm os recursos de colaboração de que precisam para trabalhar melhor juntos. Inicie sua avaliação gratuita de 30 dias e comece a gerenciar melhor suas equipes remotas.

Assista a um vídeo de treinamento sobre gerenciamento de equipes remotas

À medida que as equipes remotas se tornam mais comuns, Jennifer Bridges, PMP, relaciona maneiras adicionais de usar o software de gerenciamento de projetos para gerenciá-las. Ela fala sobre o gerenciamento de fornecedores externos também.

Aqui está uma foto do quadro branco para sua referência!

gerenciando equipes remotas

Em análise: 3 novas dicas para gerenciar equipes remotas

Primeiro, Jennifer observou a variedade de equipes distribuídas que podem trabalhar juntas em um projeto em diferentes locais. Tem:

  • Parceiros de fornecedores
  • Equipes de vendas
  • Equipes de desenvolvimento de produtos

São apenas três, mas cada projeto pode ter mais ou menos, por isso é crucial que você tenha uma estratégia que garanta que todos estejam trabalhando juntos.

Em seguida, ela descreveu alguns problemas em potencial quando as equipes estão trabalhando remotamente:

  • Não se sente parte da equipe
  • Não está contribuindo
  • Aguardando instruções
  • Sentir que o trabalho é diretivo
  • Não tem buy-in

Embora nada substitua o diálogo frente a frente, Jennifer ofereceu essas três maneiras de resolver os problemas inerentes às equipes remotas:

  • Videoconferência com quadro branco
  • Colaboração e contribuição bidirecionais

Aloque orçamento / tempo para algumas cúpulas presenciais

O conjunto de talentos se expandiu, e agora você pode aproveitar a experiência de todo o mundo, por isso vale a pena o esforço extra para aprender habilidades de gerenciamento remoto.

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Dica profissional: Antes de gerenciar sua equipe remota, você precisa contratá-los. Esta é realmente a primeira fase da sua estratégia de gerenciamento. Você deseja que os funcionários da equipe tenham experiência trabalhando remotamente e tenham se mostrado disciplinados para concluir tarefas com autonomia.

Obrigado por assistir!

Transcrição:

Hoje, estamos falando de três novas dicas para gerenciar equipes remotas. Bem, a verdade é que as equipes remotas existem há muito tempo, mas estamos constantemente procurando novas maneiras de gerenciar essas equipes com mais eficiência. Vamos dar uma olhada em como podem ser as equipes remotas.

Portanto, você, como gerente de projeto, pode estar no local com alguns membros da equipe, mas também pode ter alguns de seus parceiros de fornecedores em locais diferentes. Você pode ter suas equipes de vendas em aviões, trens ou automóveis. Você pode ter uma equipe de desenvolvimento de produtos co-localizada em conjunto ou mesmo em áreas diferentes.

E então você pode ter pessoas no local. Você sabe, este é um canteiro de obras ou, onde quer que estejam. Então, como você pode ver, com a distribuição desses membros da equipe, você quer pensar em maneiras de fazê-los colaborar de maneira mais eficaz.

Existem alguns problemas em potencial que ocorrem com membros remotos da equipe. Às vezes, devido à configuração, pode ser que alguns membros da equipe não se sintam parte da equipe porque, talvez, nas reuniões, podemos estar recebendo ligações ou fazendo coisas por e-mail, e assim as pessoas se sentem desengajadas.

E com isso, eles recuam um pouco e não contribuem. E quando não contribuem, ficam sentados e aguardam o gerente de projeto ou outros membros da equipe para fornecer instruções sobre o que fazer.

E então, portanto, eles sentem que seu trabalho está sendo diretivo e, nesse ponto, não compram. Portanto, a rede disso é que você está perdendo informações valiosas desses membros da equipe e, mais importante, de suas contribuições.

Portanto, as três novas dicas são … o velho ditado diz: “que nada pode substituir cara a cara”, e isso também é válido para projetos. Então, literalmente, queremos voltar para a prancheta com algo tão simples quanto um quadro branco.

Portanto, se você usa quadros brancos e depois adiciona videoconferência, é muito fácil fazer isso hoje com ferramentas como Zoom ou GoToWebinar. Existem outras ferramentas que também permitem isso, mas queremos passar da comunicação unidirecional ou das diretrizes para uma colaboração bidirecional.

Portanto, ao adicionar o componente presencial, realmente ajuda as pessoas a se sentirem mais engajadas e oferece segurança e segurança para contribuir.

Também queremos forçar algumas cúpulas pessoalmente. E algumas pessoas dizem: “Bem, não podemos fazer isso, porque não temos dinheiro” ou “Não temos tempo”.

Portanto, como gerente de projeto, essa é uma parte importante que você deve incorporar não apenas ao seu orçamento, mas ao seu cronograma, bloquear determinados horários, não apenas na fase de planejamento, mas durante todo o projeto.

E então, novamente, isso volta a proporcionar a oportunidade para os outros membros da equipe se sentirem parte, contribuindo, para que você possa obter as idéias e contribuições deles.

Portanto, se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo a gerenciar suas equipes remotas, inscreva-se no nosso software agora no ProjectManager.com.

(Esta publicação foi atualizada em março de 2020)

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