Crie eficiências com o Microsoft Project
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O Project, a ferramenta flexível de gerenciamento de projetos baseada na Web da Microsoft, foi atualizada. Chris Pond, David Lean e Elaine Sharp, da CPS, parceira da Microsoft Gold, explicam por que são ótimas notícias para seus clientes, além de como eles integram o software da Microsoft para tornar sua organização mais eficiente e lucrativa.

Conte-nos sobre o CPS

[CP] Ajudamos as organizações a mudar e melhorar, e isso é [typically] suportado pela implementação de tecnologias da Microsoft. Avaliamos o conjunto exclusivo de requisitos de cada cliente, selecionamos as soluções Microsoft mais apropriadas para impulsionar seus negócios e apoiamos a adoção por meio de treinamento e consultoria.

Como empresa, começamos a vida como especialistas em gerenciamento de projetos, mas nos diversificamos para o conjunto completo de produtos da Microsoft. Hoje, estamos divididos em aproximadamente 50/50 entre o Project para os recursos e suporte da Web e outras implementações, como Microsoft Teams, Power Platform, Microsoft 365 e Dynamics 365.

Como você trabalha com a pilha da Microsoft?

[CP] De duas maneiras. Primeiro, ajudamos as empresas a encontrar as ferramentas certas da Microsoft. Por exemplo, um cliente pode estar procurando implementar o Project online para ajudá-lo a gerenciar melhor seus processos, recursos, custos e programação do projeto. Em seguida, fornecemos serviços para fornecer esses recursos.

Também usamos a tecnologia da Microsoft internamente, o que nos mantém atualizados sobre as atualizações e também ajuda a executar o CPS com eficiência. Usamos o Project para agendar nossos recursos e entender melhor nosso pipeline de vendas de ponta a ponta. Ao integrar os dados com o Dynamics 365 for Sales, o Microsoft Power BI e o Azure SQL, podemos planejar como atender a todo o trabalho que fazemos, agora e no futuro.

[DL] É vital que uma empresa como a nossa planeje. Precisamos saber quando um trabalho vai de ‘potencial’ para ‘viver’ e unir todas as nossas operações de negócios para obter uma visão abrangente do todo.

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Os leads e as oportunidades vêm do Dynamics 365 Sales. Quando atingem uma certa probabilidade, ele dispara alertas e criamos um cronograma de projeto por trás disso. Atribuímos recursos; um líder de engajamento e um líder técnico. Eles entregam o projeto, mantendo os recursos que estão usando em planos detalhados do projeto.

Eles usam o sistema de folha de ponto no Project quando estão concluindo o trabalho. Isso passa pelo estágio de aprovação e, no final do mês, passamos por um ciclo de cobrança para validar o trabalho em nossos planos. Essa informação vai para o financiamento. Todos os dados são comparados e podemos usá-los para criar relatórios e novos planos de projeto. Tornou-se um processo realmente simplificado para o CPS.

O Project Online fica abaixo do lado dos serviços profissionais da nossa organização; usamos para executar todos os nossos relatórios e todas as previsões, relatórios de utilização e cobrança. É fundamental para administrar nossa empresa.

Que tipo de coisas o impressionam no Project?

[CP] Realmente abriu o gerenciamento de projetos para um público mais amplo. Considerando que, no passado, as equipes de marketing poderiam ter dito que não executam projetos ou que precisam, mas não precisam de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, agora estamos começando a ver uma maior adoção.

[ES] Um evento é realmente um bom exemplo. Realizamos uma exposição, para a qual precisamos saber quem estará no estande, quem entregará o que; os logotipos devem estar com o organizador em uma determinada data, o pedido de compra deve ser entregue no prazo. Além disso, o manual do evento deve ser criado.

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Esse evento pode ser dividido em um projeto. Não estamos construindo o HS2 aqui; ainda é um projeto com prazos, atribuições e responsabilidades, para torná-lo um sucesso. O projeto vem por si só quando você precisa de algum nível de colaboração em um conjunto de tarefas.

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Os departamentos de RH também precisam. Por exemplo, quando estão integrando pessoas, é um projeto: elas devem realizar determinadas tarefas em um determinado momento. Portanto, ele pode ser usado em muitas áreas novas de uma empresa para pessoas que não pensam que estão trabalhando em um projeto e consideram apenas ‘coisas que precisam fazer’.

Portanto, o Project é mais acessível para pessoas desconfortáveis ​​com o termo “gerenciamento de projetos”?

[DL] É ótimo para “gerentes de projetos acidentais” e também é escalável para trabalhos maiores e mais complexos.

[CP] Se conseguirmos trazer esses grupos de pessoas para uma visão centralizada, isso ajudará a todos, porque então podemos começar a usar ferramentas como o Roadmap, que é um recurso do Project. Ele permite agrupar vários projetos para que você possa ver os principais marcos e obter uma visão singular de tudo. Trata-se de tornar a vida profissional das pessoas mais fácil e melhor.

Muitos de nossos clientes estão interessados ​​em gerar relatórios. Com o clique de um botão, eles querem dizer: ‘é assim que meu conjunto de projetos é, aqui é quando eles começam e terminam, e devo adicionar algum recurso ou custo neles?’.

O projeto é realmente bom, porque você pode levantar essas informações rapidamente e extrair valor do primeiro dia.

[DL] Ele funciona em todos os níveis de nossos negócios, desde o MD, que pode ter uma visão dos negócios sempre que quiser. Ele não precisa vir até mim e pedir um relatório todo mês. O diretor de serviços profissionais pode ver o que sua equipe está fazendo e quem está atualmente no banco. Alguém como eu pode ver se há um gasto excessivo de cinco dias, onde está o risco e se podemos encerrar um projeto. Tudo isso é instantâneo.

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Qual é o impacto da pandemia de coronavírus na maneira como você aborda os projetos?

[CP] Realizamos muitos workshops, o que normalmente fazemos pessoalmente. Com as equipes, rejeitamos a forma como executamos nossos projetos. Em um cenário de oficina, por exemplo, podemos executar sessões horárias com intervalos de 15 minutos.

[ES] No outro dia, realizamos uma sessão “App In A Day” do Power App em que 24 pessoas compareceram. O feedback foi de quatro e cinco em cinco. Funcionou muito bem.

[DL] Além da realidade física de me acostumar com a nova situação, nada realmente mudou para mim. Podemos executar todos os nossos processos de qualquer lugar. Está tudo online, portanto, ter um sistema robusto é mais importante do que nunca.

Que dicas você daria para empresas que desejam implementar o Project?

[CP] Se você tiver mais visibilidade, não apenas reduzirá os riscos, mas também aumentará a eficiência, o que significa ganhar mais dinheiro e reduzir custos.

[DL] Executamos muitos projetos e vemos muito valor em como as pessoas adotam software como o Project. É mais do que fornecer a alguém uma ferramenta e um relatório que eles possam executar. A base de usuários é crucial: como você fará com que as pessoas a usem? Adoção é fundamental.

Conhecemos os principais marcos da entrega de uma nova solução em uma grande empresa e sabemos que ela funciona melhor quando é adotada adequadamente. Então o investimento realmente paga dividendos.

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