Controles do projeto: um guia rápido
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Se algo de ruim acontecer em um projeto, provavelmente está relacionado a tempo, custo ou escopo. Os gerentes de projeto estão bem cientes disso e passam grande parte de seu tempo planejando para evitar riscos negativos e seu potencial impacto. Existem muitas ferramentas que podem atenuar os riscos em um projeto, mas também requer habilidade em algo chamado controle do projeto.

Como o nome indica, os controles do projeto são sobre controlar o projeto e evitar que ele exceda os orçamentos e os prazos. Os controles do projeto podem variar de acordo com o setor e as organizações, mas sempre fornecem uma maneira de concluir um projeto bem-sucedido e oferecer benefícios em custo, tempo e desempenho.

O que são controles de projeto?

Os controles do projeto são um conjunto de ferramentas, processos e habilidades das pessoas que são usados ​​juntos para ajudar os gerentes de projeto a obter as informações corretas, no momento certo, para tomar a decisão certa.

Para a definição técnica, há a Bíblia de gerenciamento de projetos do Project Management Institute, PMBOK, que afirma: “Os controles do projeto são a coleta de dados, os processos de gerenciamento e analíticos usados ​​para prever, entender e influenciar construtivamente o tempo e o custo. resultados de um projeto ou programa; através da comunicação de informações em formatos que auxiliam o gerenciamento e a tomada de decisões eficazes ”.

Pense nos controles do projeto como o mecanismo que mantém um projeto dentro do cronograma ao planejar e executar, mantendo os custos dentro do orçamento. De fato, ele funciona durante todo o ciclo de vida de um projeto.

No gerenciamento de projetos, os controles do projeto abordam o seguinte:

Trata-se de coletar e gerenciar dados, encontrar tendências nessas informações, relatar o progresso e, em seguida, colocar em prática o que você aprendeu.

Existem profissionais de controle de projetos responsáveis ​​pelo gerente de projetos, mas eles tocam em toda a equipe do projeto. Isso ocorre porque os controles do projeto ajudam a orientar o gerente de projeto na tomada de decisões informadas e responsáveis.

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Por que os controles do projeto são importantes?

O escopo dos controles do projeto é grande em um projeto: somente isso deve significar sua importância. Todo o objetivo de um gerente de projeto é controlar o projeto, desde o início até a conclusão. Gerenciar faz parte do cargo e os controles do projeto são apenas outro meio para esse fim.

De fato, os controles do projeto são essenciais para um forte plano de projeto. Antes da execução, um plano sólido deve estar em vigor, e os controles do projeto ajudam a alinhar todo o projeto com os objetivos estratégicos maiores da organização. Isso significa economizar tempo e dinheiro no projeto e na organização.

Além disso, os controles do projeto ajudam a responder a perguntas importantes sobre o projeto. Por exemplo, quanto custará o projeto, quanto tempo levará para ser concluído e qual é o valor ou a qualidade que o projeto fornecerá?

Implementando controles de projeto

Temos discutido os controles do projeto em abstrato. Sabemos o que são e por que são importantes, mas que tal aplicá-los ao gerenciamento de projetos da vida real? Como observado, eles se encaixam em todos os aspectos do ciclo de vida de um projeto. Vamos dar uma olhada mais de perto para ver como.

Planejamento do Projeto

Os controles do projeto são necessários no início do projeto, enquanto você faz seu cronograma, monta uma equipe, divide tarefas, identifica partes interessadas e descobre qual é o objetivo do projeto. É na estimativa de custos e duração do projeto que os controles são essenciais. Essas duas restrições são alguns dos maiores riscos para o seu projeto. Portanto, é fundamental para fazer estimativas precisas.

Desenvolvimento de projeto

Este é o ponto em que a borracha está prestes a cair na estrada. As estimativas de custo são desenvolvidas em orçamentos e as estimativas de tempo tornam-se cronogramas do projeto. É durante esta fase do projeto que os controles do projeto são fortemente necessários.

Eles ajudam no monitoramento e relatório do plano e cronograma do projeto. Quanto melhor o projeto controla, mais rápido é possível identificar quando um projeto está fora de controle. O mesmo vale para o monitoramento de despesas, desempenho e orçamentos. Os controles do projeto também trabalham com seu plano de gerenciamento de riscos para reconhecer riscos no custo e no cronograma do projeto.

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Implementação de projeto

Executar o projeto significa manter a equipe focada para evitar atrasos e atrasar seu orçamento. Para fazer isso, é necessário um monitoramento e rastreamento precisos do progresso.

Os controles do projeto funcionam como um meio de identificar quando há problemas e gargalos. Seja equilibrando a alocação de recursos para corresponder à capacidade da equipe ou a problemas de qualidade, você precisa de controles do projeto para detalhar os dados das horas trabalhadas com o orçamento gasto e muito mais para ver onde há problemas e resolvê-los rapidamente.

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Encerramento do projeto

O final do projeto não é um produto de sucesso e interessados ​​satisfeitos, é claro. Há muita papelada para juntar, equipes para renunciar ou reatribuir e, naturalmente, controles de projeto para coletar informações sobre desempenho. Essa última limpeza antes de colocar o projeto na prateleira é como um post-mortem para ver o que funcionou e o que não funcionou, para que o próximo projeto possa se beneficiar do que você aprendeu.

As pessoas fazem parte dos controles do projeto

Os controles do projeto são uma combinação de muitas coisas. Mas você pode dividi-los em dois grupos: ferramentas de gerenciamento de projetos e pessoas. As ferramentas serão abordadas na próxima seção. Por enquanto, vamos nos concentrar nas pessoas: o gerente do projeto e a equipe do projeto.

Como observado, os controles do projeto são sobre o gerenciamento do escopo, custo e cronograma do projeto. Isso significa ter o gerente, a equipe, os dados e a revisão e o gerenciamento de projetos corretos. A equipe deve ser composta por trabalhadores habilidosos e experientes, com experiência e conhecimento em como realizar o trabalho que lhes foi atribuído. Eles são um controle do projeto e, muitas vezes, o primeiro olhar sobre os problemas que surgem no projeto. Um gerente de projeto é tão bom quanto a equipe que lidera. Tanto os gerentes quanto as equipes devem estar sempre atentos ao escopo do projeto, um dos principais culpados pela perda de controle dos projetos.

Controles do projeto com o ProjectManager.com

As pessoas são essenciais para um bom gerenciamento de projetos e as boas ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para ajudar essas pessoas a trabalhar melhor. O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que oferece aos gerentes de projeto a transparência necessária para executar melhor os controles do projeto.

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Com os premiados gráficos de Gantt, os gerentes de projeto podem mapear todas as tarefas do projeto e designar responsáveis. À medida que as tarefas são concluídas, o progresso é atualizado em tempo real, e os gerentes podem garantir que tudo corra conforme o planejado. Se necessário, essas tarefas podem ser reatribuídas para manter o projeto funcionando sem problemas.

Captura de tela do gráfico de Gantt no ProjectManager.com
Os gráficos de Gantt completos do ProjectManager.com oferecem controle total sobre os projetos.

Quadros de horários para acompanhar melhor o progresso da equipe e da tarefa quando o projeto é executado. As equipes relatam quanto tempo gastam em uma tarefa, o que permite capturar rapidamente qualquer anomalia ou tarefa demorada. Se uma tarefa estiver demorando muito, tente o recurso de carga de trabalho. O recurso de carga de trabalho ajuda os gerentes de projeto a manter equilibrada a carga de trabalho de sua equipe. Você pode ver se os membros da equipe estão sub ou superalocados e, se houver, realocam e reatribuem para manter o trabalho avançando sem problemas.

O painel do ProjectManager.com pode ser o recurso mais essencial para os controles do projeto, pois mantém você informado sobre o progresso do projeto. Acompanhando seis métricas do projeto, como variação, integridade e tarefas, você sabe onde o projeto está a qualquer hora e em qualquer lugar. Para mais detalhes, use o recurso de relatórios em um clique do ProjectManager.com. Esses relatórios personalizáveis ​​podem ser filtrados para mergulhos profundos nos dados ou atualizações de progresso mais gerais para apresentações das partes interessadas.

captura de tela do painel
O ProjectManager.com oferece total visibilidade do andamento de seus projetos.

O ProjectManager.com é mais do que uma ferramenta de controle de projetos; Ele atende a todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. O software baseado em nuvem é acessível em qualquer lugar e a qualquer momento, o que facilita o gerenciamento de equipes remotas e oferece a todos os membros da equipe uma plataforma colaborativa para trabalhar de maneira mais produtiva em conjunto. Os gerentes de projeto podem controlar o planejamento, o monitoramento e os relatórios de seus projetos e manter as partes interessadas atualizadas. Veja como ele pode ajudar seu próximo projeto, fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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