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Controle de danos: reparando relacionamentos em projetos problemáticos 2

por Emily Luijbregts

Costumo assumir a função de gerente de escalação. Eu sou levado a projetos quando as coisas vão mal. É meu objetivo trazer o projeto de volta aos trilhos e reparar a relação de trabalho com as equipes e os clientes finais para garantir que possamos ter uma parceria produtiva e duradoura.

Reconstruir um relacionamento ruim com seus clientes leva tempo, esforço e sinceridade. Você precisa ser capaz de convencer os envolvidos de que é a pessoa certa para o trabalho – que você pode ser a mudança que eles precisam ver no projeto. Você também precisa deixar claro com sua própria administração se vale a pena o tempo e o esforço necessários.

O que está acontecendo?

A primeira coisa que faço quando entro em projetos é conversar com os membros-chave da equipe e com o cliente para estar ciente dos conflitos, problemas e expectativas. Esta etapa é a mais importante – você deve olhar para a situação atual antes de começar a investigar o histórico

Em seguida, é hora de examinar o impacto mais amplo. O que está acontecendo na organização? De onde surgiram os problemas? É aqui que entra a exigência de honestidade de todas as partes, porque você precisa entender o ambiente no qual o projeto está operando e observar as influências que afetaram o projeto até este ponto.

Aqui estão alguns motivos comuns pelos quais relacionamentos descarrilam, com base em algumas das minhas experiências:

Má gestão de expectativas

Uma Ferrari foi prometida ao seu cliente e você entregou uma bicicleta? As entregas foram claras e compreendidas pelo cliente? A falta de alinhamento é uma das maneiras mais fáceis pelas quais os projetos podem descarrilar – e causar muita frustração entre os clientes finais e a equipe do projeto.

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Problemas de recursos

Às vezes, são as pessoas erradas no projeto. Ou eles não são adequados para a equipe ou não têm as habilidades para realizar as tarefas necessárias. Como gerente de escalonamento, você deve ter autoridade para trabalhar com gerentes de recursos humanos para mudar ou trazer pessoas diferentes para atingir as metas do projeto. Se você não tem esse apoio ou autoridade, precisa do apoio do patrocinador para treinar as pessoas. Você também precisa alertar os patrocinadores sobre o tempo e dinheiro adicionais necessários e o impacto no cronograma e orçamento do projeto.

Problemas essenciais com o próprio projeto

Isso se resume a como o projeto foi iniciado. A base do projeto é sólida? Ou os objetivos do projeto não são claros / não são mais relevantes? Com base em suas descobertas, pode ser que você precise ter uma conversa difícil com o patrocinador / principais interessados ​​para interromper um projeto que não atende mais às metas finais ou que não será capaz de atingir os objetivos.

O que agora?

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Depois de entender totalmente o que está acontecendo, apresento as próximas etapas, o prazo de quando as coisas vão acontecer, o que eles podem esperar / não esperar e o que espero deles. Como gerente de escalonamento, sou totalmente honesto – sobre os problemas que estamos enfrentando, sobre minha função. o que sou capaz de alcançar (e não consigo). E, mais importante, exijo que todos sejam honestos – alguns dos maiores problemas que vi em projetos problemáticos vêm de pequenas mentiras.

A partir daí, sigo estas etapas:

Planeje de forma realista. Certifique-se de que o que quer que você esteja fazendo no futuro tenha um plano realista – e que tenha sido criado com total apoio e aceitação de todas as tarefas. Isso pode levar algum tempo, mas garante que todos estejam cientes do que precisa ser feito e em qual cronograma, bem como o caminho crítico / dependências que existem entre as tarefas / pacotes de trabalho / equipes.

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Nesta etapa, também analiso as condições de trabalho das equipes e o que é necessário para que o projeto seja um sucesso. Em projetos anteriores, tomei medidas como essas para garantir que o planejamento permanecesse no caminho certo e realista:

  • Cancelar 90 por cento das reuniões agendadas
  • Crie salas de guerra do cliente para inspirar todos a trabalharem juntos
  • Reúna as equipes em um local por um período predeterminado de tempo para trabalhar nas atividades principais
  • Permitir que as equipes determinem como entregam seu trabalho e qual é sua definição de feito

Construa uma relação de trabalho mais forte. Nos projetos que apoiei, tento fazer uma sessão de atualização / alinhamento todos os meses para garantir que as partes interessadas estejam felizes e entendam onde estamos atualmente no andamento do projeto. Esses check-ins me permitem ler como o cliente está fazendo ou se há outras questões que precisam ser abordadas. À medida que construo esses relacionamentos mais fortes, asseguro-me de reiterar o que cada membro da equipe pode esperar de mim e também o que é realista / viável.

Cumpra o que você prometeu. Este é o resultado do seu trabalho árduo! Você está entregando o que era esperado e se comunicando de forma eficaz, para que todos assinem as entregas e o status atual. É neste momento que entrego o projeto ou ele está fechado.

Cada projeto e cada relacionamento são diferentes, mas descobri que a comunicação e a honestidade são os componentes principais para reconstruir uma parceria com suas equipes e clientes finais.

Quais são suas principais dicas para reconstruir um relacionamento desgastado com um cliente? O que você faria de diferente? Vamos compartilhar conhecimento nos comentários abaixo!

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postado por Emily Luijbregts
em: 09 de setembro de 2020 15:23 | Link permanente



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