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mulher digitando um registro de lições aprendidas

A comunicação é cerca de 80% do meu trabalho. Não afirmo que acertei o tempo todo, mas ao longo dos anos desenvolvi algumas técnicas sólidas que funcionam na maioria das situações.

Hoje estou contando como faço isso. Estas são as dicas e truques que uso para me comunicar com minhas partes interessadas e clientes do projeto.

As ferramentas que uso

Conto muito com papel e canetas para fazer anotações pessoais. Eu sou um escritor; Eu não posso evitar. Tenho um caderno que uso para minha lista de tarefas diárias e um planejador para o planejamento mensal geral.

Tenho até canetas especiais para ocasiões especiais.

Isso se reflete em como eu trabalho e me comunico com os clientes. Eu enviei um monte de cartões manuscritos durante as férias.

Dois deles voltaram com ‘destinatário desconhecido’, pois eu havia contado com os detalhes da empresa online – erro de novato! Mesmo os sites corporativos precisam ser atualizados de tempos em tempos ou existem outros escritórios que não têm os endereços publicados. Doh.

Também envio cartões de férias digitais para stakeholders, clientes e fornecedores. Você quer fazer o mesmo? Pegue os cartões de Natal que uso.

E, claro, e-mail …

Eu envio muitos e-mails. Isso ocorre em parte porque muitos dos meus clientes estão nos Estados Unidos, o que significa que estou na minha mesa antes mesmo de eles acordarem. Eu amo e-mail.

Tenho uma caixa de entrada por cliente ou por projeto, dependendo do tipo de trabalho que seja, e isso facilita o arquivamento de coisas. Eu estaria perdido sem a funcionalidade de pesquisa.

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Estou tentando trabalhar mais pelo Skype ou pelo telefone porque é uma abordagem mais colaborativa e amigável para fazer negócios.

Usando ferramentas de colaboração

Visto que literalmente escrevi o livro Ferramentas de colaboração para gerentes de projeto, você esperaria que eu usasse meu software para comunicações com as partes interessadas todos os dias.

Bem, eu não diria que sim.

As ferramentas de colaboração são ótimas para trabalhar em conjunto, compartilhar atualizações de status e assim por diante, mas existem maneiras melhores, mais personalizadas e direcionadas de comunicar coisas que não são direcionadas à ação.

Eu uso o Slack para gerenciamento de projetos diariamente, pois é uma boa maneira de ficar em contato com a equipe. Temos até um canal chamado ‘aleatório’ e outro chamado ‘social’, então é usado para consolidação de equipe bem como coisas de trabalho em geral.

Comunicando o status do projeto

Eu uso uma variedade de métodos para compartilhar o status do projeto com as partes interessadas. Acho que é importante adaptar a maneira como você se comunica com as pessoas que recebem a mensagem.

Minha equipe imediata obterá mais detalhes e conversaremos no jargão do projeto. Isso faz sentido para nós, e precisamos desse nível de atualizações de status detalhadas uns dos outros para manter o trabalho em andamento.

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Informações nesse nível não fariam sentido para gerentes seniores ou executivos. Eles precisam de um nível diferente de informação, geralmente tão detalhado, mas com um foco diferente.

Eu passo um bom tempo removendo o jargão, reduzindo as atualizações e certificando-se de que refletem o que os líderes seniores precisam ver.

Em termos de ferramentas, utilizo email, documentos do Word, planilhas e templates formais e informais. Eu os uso para relatórios semanais e mensais.

Usando software para relatórios de projeto

Há apenas um projeto no qual estou trabalhando em que conto com uma ferramenta de software para fazer a comunicação por mim. Sei que meus stakeholders têm acesso a ele e envia alertas por email.

Quando eu concluo uma tarefa, carrego uma atribuição ou faço alterações em algo, eles sabem. Se você tem confiança em seu sistema, isso pode funcionar para você também.

Pessoalmente, eu não confiaria em uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos para me comunicar com as partes interessadas que não estão acostumadas a efetuar login e verificar o status.

Na minha experiência, eles não sabem o que estão procurando e não se incomodam em vasculhar as informações para obter os dados que procuram.

Confiança e credibilidade

Problemas de comunicação

O truque aqui é se comunicar rapidamente. Não é realmente um truque, é uma boa prática – patrocinadores não gostam de surpresas. Não importa se são boas ou más, realmente é melhor mantê-los informados.

Faço isso por meio de reuniões semanais ou quinzenais com alguns dos meus principais stakeholders e patrocinadores nos projetos em que estou trabalhando. No passado, eu fiz isso por telefone; agora estou fazendo isso em tempo real pelo Skype ou Zoom.

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As reuniões semanais fornecem uma oportunidade informal para levantar problemas, talvez antes mesmo de eles entrarem no registro de problemas. É também uma oportunidade para lembrar as partes interessadas sobre o que está por vir e como lidar com as expectativas.

Conhecer pessoas regularmente aumenta a confiança e a credibilidade – duas coisas que podem faltar no início de um projeto com uma nova equipe, portanto, tudo que eu puder fazer para obtê-las rapidamente é bom.

As falhas

Como eu disse, não sou perfeito. Acho que meu estilo de comunicação preferido é menos colaborativo do que eu gostaria e não tem tantos ciclos de feedback quanto eu gostaria.

O envio de informações de status por e-mail não fornece grandes dados em termos de se o processo é eficaz ou se as pessoas entenderam sua mensagem.

Gostaria de usar melhor os diferentes estilos de gerenciamento para fornecer feedback.

O problema da comunicação é que, desde que você a faça, e desde que seja eficaz, não importa como. E-mail, fax, correio postal … o que funcionar para você e sua equipe.

Este artigo foi uma visão sobre o que funciona para mim, mas para ser honesto, parece um estilo natural que desenvolvi ao longo do tempo, em vez de um conjunto deliberado de ferramentas e técnicas.

Tenho certeza de que vou continuar a evoluir meu estilo à medida que trabalho com pessoas diferentes e tenho que me adaptar para atender às suas necessidades.

Uma coisa que provavelmente não mudará é a necessidade de fazer relatórios de status. Pegue o modelo de relatório do projeto que uso.

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