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O Microsoft Project é usado por muitos gerentes de projeto, especialmente em grandes organizações onde é um software legado. Mas o MS Project pode ser difícil de usar. Então, como você usa o Microsoft Project? Nosso guia passa por um processo passo a passo para ajudá-lo a manobrar através do programa bizantino.

Iniciando um projeto no Microsoft Project: tarefas e durações

Depois de baixar o Microsoft Project e abri-lo em sua área de trabalho, você pode começar a inserir dados no plano de tarefas do gráfico de Gantt, como o nome da tarefa e sua duração.

Ao inserir tarefas e durações na planilha à esquerda, você verá representado graficamente à direita em uma barra azul ao longo de uma linha do tempo no gráfico de Gantt. Isso é chamado de barra de tarefas e é uma ótima maneira de obter uma visão rápida de quais tarefas precisam ser feitas e quando.

Depois que todas as suas tarefas forem inseridas na planilha e refletidas no gráfico de Gantt à direita da tela, lembre-se de salvar o projeto. Dê um nome a ele e coloque-o em uma pasta. É uma boa ideia numerar esse arquivo para distingui-lo das versões mais recentes que você cria à medida que o projeto avança. O arquivo será salvo com a extensão .mpp.

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Data de início do projeto e dependências da tarefa

O padrão do MS Project é iniciar todas as suas tarefas na mesma data, o que naturalmente não é verdade, então você precisa informar ao programa quando cada tarefa começa. Você faz isso clicando no item Projeto na barra superior e, em seguida, em Informações do Projeto no menu suspenso. Uma nova janela aparecerá e agora você pode alterar a data de início.

O Microsoft Projects permite que você observe as dependências da tarefa, como quando uma tarefa não pode ser iniciada até que outra seja concluída. Você deseja gerenciar essas dependências de tarefas, portanto, o MS Project oferece a capacidade de vinculá-las. Uma maneira é no gráfico de Gantt, passando o mouse no centro da barra de tarefas. O cursor se tornará uma seta de quatro direções, que ao clicar com o botão esquerdo permitirá que você arraste uma tarefa sobre a outra, vinculando-as. Agora salve o arquivo e marque-o como a versão dois.

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Criação de marcos no MS Project

Um marco marca o fim de uma fase do projeto e é uma boa maneira de acompanhar seu progresso e cumprir o cronograma. Você vai querer adicioná-los ao seu gráfico de Gantt. Para fazer de uma tarefa um marco, clique na tarefa. Assim que estiver destacado, clique com o botão direito para abrir a janela de informações da tarefa.

Clique na guia Avançado. Haverá uma caixa de seleção no canto inferior esquerdo. Tudo o que você precisa fazer é marcar esta caixa e a tarefa agora será designada como um marco. Você o verá em seu gráfico de Gantt como uma forma de diamante negro. Não se esqueça de salvar.

Barra de ferramentas e ícones no Microsoft Project

A opção da barra de ferramentas está no menu Exibir, que permite que você escolha a exibição desejada: gráfico de Gantt, calendário, diagrama de rede, uso de tarefa, rastreamento, etc. Agora você pode escolher a exibição que é mais relevante para você, que mudará em todo o projeto, portanto, você usará esse recurso com frequência.

Há também uma opção da Barra de Ferramentas em exibição, que se você passar o mouse sobre ela abrirá outra janela à direita com mais opções. As opções Padrão e Formatação são padrões, mas você pode alterá-las conforme desejar para ver o que deseja ver a qualquer momento. Usar o Microsoft Project dá a você um controle razoável sobre como você vê o projeto.

Os ícones na barra de ferramentas oferecem uma dica de tela pop-up se você passar o mouse sobre eles, o que pode ser útil para se familiarizar com o vocabulário visual do MS Project. Os ícones devem ser comuns para qualquer pessoa com algum conhecimento de informática: novo arquivo, pesquisa de arquivo, visualização de impressão, ortografia, desfazer, etc.

Você deve dar uma olhada e conhecer todas as várias funções e opções de formatação que o software oferece. Depois de fazer isso, você pode personalizar a barra de ferramentas removendo ou adicionando opções. À direita da barra de ferramentas padrão está uma pequena seta dupla e uma pequena seta para baixo, que pode ser usada para personalizar sua barra de ferramentas.

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Compartilhando arquivos do Microsoft Project

Aprender como usar o Microsoft Project é um projeto em si. É um programa enorme e, como virar um navio-tanque, é preciso ter paciência e dar tempo. Se você investir algum, obterá uma ótima ferramenta de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a gerenciar seus projetos. No entanto, quando se trata de compartilhar arquivos com sua equipe, você pode ficar frustrado com a única solução fácil que não seja comprar mais licenças do MS Project.

Existem, é claro, soluções alternativas para aqueles de nós que não têm uma licença do Microsoft Project, mas ainda precisam trabalhar e compartilhar arquivos MPP. O mais comum é a abundância de visualizadores do MS Project disponíveis online. Eles permitem que você visualize arquivos, mas a maioria não permite trabalhar com eles.

ProjectManager.com Para trabalhar em arquivos MPP online com sua equipe

ProjectManager.com é a exceção, pois nossa ferramenta de gerenciamento de projetos online pode importar arquivos MPP e então fornecer todos os recursos de que você precisa para editar o arquivo, oferecendo ainda mais opções do que o Microsoft Project. Isso nos torna uma excelente alternativa ao projeto microsoft, ou pelo menos um software para usar em conjunto com o MS Project.

O MS Project não é fácil de compartilhar online. Seus arquivos são muito grandes e pesados. Mas é fácil fazer isso com a integração do ProjectManager.com com o Microsoft Project. Existem vários recursos no ProjectManager.com que não apenas permitem que você visualize e compartilhe arquivos MPP, também há roundtripping, que mantém suas alterações e formato de um programa para outro.

Em termos de recursos, temos gráficos de Gantt premiados que funcionam exatamente como o MS Project, e um painel em tempo real que oferece uma janela precisa e oportuna do andamento do projeto. Há também o gerenciamento de planilha e carga de trabalho para ajudá-lo a controlar o tempo junto com o projeto. E oferecemos ferramentas online de PM que promovem a colaboração com sua equipe.

Se você só precisa acessar os arquivos MPP, dê uma olhada em ProjectManager.com. Conforme observado acima, é mais do que apenas uma ferramenta para visualizar seu MS Project online, mas dá a você acesso para trabalhar nos arquivos e salvá-los sem perder nada do seu trabalho.

Como importar seu plano de projeto da Microsoft para ProjectManager.com

Agora que você entende o básico, é hora de ver como o ProjectManager.com funciona perfeitamente com o MS Project e como, como uma ferramenta independente, somos um balcão único para todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. Aqui está um rápido tutorial sobre como colocar seu arquivo MPP em nosso software.

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Inscreva-se para uma avaliação gratuita e siga as etapas para colocar seus arquivos do Microsoft Project em uma ferramenta colaborativa online.

Inicie o processo

Comece selecionando a visualização do projeto de Gantt. Lá você verá um botão de importação que se parece com uma caixa com uma seta através dele. Basta clicar nele.

botão de importação em nosso gráfico de Gantt permite importar arquivos MPP

Qual arquivo você deseja importar?

Veja a janela pop-up? Ele deseja saber o arquivo que você deseja importar. Escolha-o e clique em Avançar.

escolha qual arquivo de projeto da Microsoft você deseja importar

Escolha as opções de arquivo

Encontre as opções de importação na nova janela pop-up, por exemplo, se deseja importar o arquivo MPP para um novo projeto ou para um existente. Em seguida, decida se deseja manter ou substituir os dados.

escolha suas configurações de importação para uma experiência de importação perfeita

Você quer tudo ou apenas a lista de tarefas?

Em seguida, decida se deseja importar todos os dados ou apenas as tarefas. Depois de selecionar isso, clique em Avançar.

escolha a quantidade de dados que deseja importar de seu arquivo MPP

Comece a trabalhar!

Comece a compartilhar e editar seu arquivo MPP. Você notará que mantemos sua personalização e, ao exportá-la, todas as alterações serão carregadas com o arquivo de volta para o MS Project.

A visualização do gráfico de Gantt depois de importar um arquivo MPP para ProjectManager.com

Tutorial do Microsoft Project

A Microsoft é complicada e confusa. Nós entendemos. É por isso que embaixo está um pequeno tutorial em vídeo sobre como usar a versão mais recente do Microsoft Project 2019, que é totalmente compatível com nosso software.

(Esta postagem foi atualizada em setembro de 2020)

Quer você use o Microsoft Project ou não, ProjectManager.com é uma ótima solução alternativa para esse programa volumoso, especialmente se você precisa do Microsoft Project para Mac. Somos mais enxutos e online, então você pode compartilhar facilmente. Além disso, oferecemos uma viagem de ida e volta perfeita quando você trabalha em arquivos do MS Project em nosso software, para que todas as suas alterações e formatação sejam salvas quando você importar e exportar seu trabalho. Mas ProjectManager.com também é uma ótima alternativa ao MS Project, oferecendo os mesmos recursos, mas mais amigável, compartilhável e sem o custo excessivo e a curva de aprendizado. Veja por si mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias.

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