Como tirar o máximo proveito dos grupos de foco e do brainstorming
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A coleta de dados geralmente é a primeira técnica que empregamos em um processo. Antes de podermos transformar as entradas do processo em saídas, geralmente precisamos coletar informações adicionais.

Nesse contexto, uma entrada é qualquer documento, informação ou outro item necessário para conduzir um processo. Uma saída é qualquer documento, informação, produto ou outro item que é o resultado de um processo.

Algumas das técnicas de coleta de dados envolvem a coleta de dados de indivíduos ou grupos, como grupos focais e brainstorming. Algumas técnicas envolvem a coleta de informações usando ferramentas como listas de verificação e folhas de verificação.

O benchmarking e a amostragem estatística coletam dados de procedimentos que foram executados muitas e muitas vezes por várias pessoas ou até máquinas.

Como em todas as técnicas, você pode usar vários métodos para coletar dados. Use os métodos mais fáceis para reunir as informações mais completas e precisas necessárias para o seu projeto.

DEBATE – O QUE É ISSO

O brainstorming é usado como uma técnica para gerar idéias e opções e resolver problemas. Geralmente, é uma atividade de grupo que possui um facilitador para gerenciar o processo.

O brainstorming se concentra na geração de quantidade, com a suposição de que ter uma boa quantidade de idéias levará a um resultado de boa qualidade.

Na sessão de brainstorming, não há críticas, todas as idéias são iguais e todas são bem-vindas, incluindo aquelas que parecem ser idéias selvagens. Várias técnicas podem ser usadas para avaliar as idéias reunidas, a fim de ajudar a identificar alternativas viáveis.

Muitas vezes, durante o processo, as idéias se baseiam umas nas outras e a sinergia do grupo produzirá melhores resultados do que uma pessoa sozinha poderia ter.

COMO USÁ-LO

Use as etapas abaixo como orientação. Adapte as etapas conforme necessário para trabalhar em seu ambiente ou para trabalhar com a variação de brainstorming que você escolher.

  1. Identifique o problema, a meta ou o resultado da sessão de brainstorming.
  2. Todos os membros do grupo declaram suas idéias.
  3. Registre todas as idéias.

Se o tempo permitir, as idéias podem ser elaboradas, analisadas ou priorizadas.

Cenário: você está gerenciando um projeto para desenvolver um novo site de intranet da empresa.

Como gerente de projeto, você deseja obter algumas idéias para conteúdo, design e requisitos. Você atrai pessoas de vários departamentos para ajudar a debater algumas idéias que você priorizará mais tarde e enviará para o restante da organização comentar.

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Você decide usar algumas variações da técnica tradicional de brainstorming usando uma técnica de passagem em grupo, um brainstorming eletrônico e um brainstorming individual.

Técnica de passagem em grupo.

Para reunir requisitos de alto nível, você fornece a cada pessoa uma categoria de requisitos para trabalhar. Você pede que cada pessoa anote seus requisitos e depois passe para a próxima pessoa, que adiciona seus requisitos. Isso continua até que todos tenham comentado sobre cada categoria.

Brainstorming individual.

Em vez de ser feito em grupo, o brainstorming individual é feito como indivíduo. Isso pode assumir a forma de escrita livre, fala livre ou desenho de um mapa mental.

Você pede ao seu grupo de brainstorming que tenha algumas idéias para o design e a interface gráfica do usuário (GUI) do site. Você diz a eles que eles podem usar escrita livre, criação de imagens, mapeamento mental ou qualquer outra forma de comunicação para suas idéias.

Brainstorming eletrônico.

Nesta técnica de brainstorming, você pede ao grupo que contribua em um ambiente online. Você publica o tópico do conteúdo em um quadro de avisos ou sala de bate-papo on-line e as pessoas respondem.

O brainstorming eletrônico pode permitir que um grande número de idéias seja reunido muito rapidamente, porque não há turnos. As pessoas podem responder assim que veem outras idéias, e a energia pode se desenvolver.

Verificou-se que o brainstorming eletrônico gera mais idéias e tem maior qualidade do que o brainstorming pessoal. No entanto, requer um moderador para garantir que o anonimato não leve a interações desrespeitosas.

O brainstorming eletrônico também pode ocorrer por um longo período de tempo, permitindo mais reflexão. Você escolhe por quanto tempo permitir que o quadro de avisos seja publicado, permitindo que as pessoas efetuem login e contribuam conforme possível.

informação adicional

O brainstorming pode ser usado com grupos focais. A combinação de brainstorming com a técnica de grupo nominal permite que as idéias sejam priorizadas para maior elaboração ou para chegar a uma decisão.

Guia PMBOK® – Referências da sexta edição

4.1 Desenvolver a Carta do Projeto

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

5.2 Requisitos de coleta

8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade

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11.2 Identificar riscos

13.1 Identificar as partes interessadas

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GRUPOS DE FOCO

O QUE É ISSO

Um grupo de foco é um grupo de pessoas pré-qualificadas que são reunidas para fornecer informações sobre um produto, serviço ou resultado. Um moderador profissional usa um guia de perguntas para focar a direção das perguntas. O moderador também observa comportamentos e pistas não verbais e as registra em suas observações.

COMO USÁ-LO

Grupos de foco são mais comumente usados ​​para desenvolvimento de novos produtos ou novos serviços. Eles podem fazer parte de uma campanha de pesquisa de mercado para reunir requisitos ou fornecer informações sobre as opiniões, expectativas, benefícios desejados, suposições subjacentes, visões comuns e assim por diante.

  1. Estabeleça suas metas ou resultados desejados para o grupo focal.
  2. Desenvolva um guia de discussão que ofereça foco ao grupo, mas também permita algumas conversas abertas que não são conduzidas pelo moderador.
  3. Encontre um moderador qualificado. Você pode contratar um moderador profissional para liderar o grupo. Seu moderador deve ter pelo menos as seguintes qualificações:
  4. A capacidade de ser amigável, sem julgar, flexível e aberta. Ele ou ela precisa permanecer no tópico, fazer perguntas abertas e gerenciar a conversa para que seja produtiva e não combativa.
  5. Ele ou ela devem ter alguma compreensão do novo produto ou serviço, mas não têm interesse nos resultados.
  6. Determine como gravar a sessão, com vídeo, áudio ou um anotador.
  7. Configure a logística da reunião, como horário, local, data e duração.
  8. Identifique e convide os participantes. Idealmente, você deseja uma seção transversal de possíveis usuários finais e clientes.
  9. Na abertura da reunião:
  10. Agradeça aos participantes pela participação.
  11. Revise o objetivo da reunião.
  12. Analise o fluxo da reunião, diretrizes, regras básicas para participação e assim por diante.
  13. Durante o encontro:
  14. Faça perguntas abertas para iniciar um tópico; use perguntas fechadas para obter clareza.
  15. Verifique se todos estão participando. Pode ser necessário chamar algumas pessoas para receber seus comentários.
  16. Resuma as informações, reformule as perguntas, se necessário, use escuta ativa e peça comentários sobre as respostas.
  17. Pergunte se existem outros comentários ou pensamentos antes de prosseguir e antes de encerrar a reunião.
  18. Agradeça aos participantes por terem vindo.
  19. Avalie os dados e procure padrões, temas, resultados inesperados e novas perguntas que possam ter surgido.
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Cenário: você é o gerente de um projeto para implementar uma creche para os funcionários da sua organização.

A Carta do Projeto foi desenvolvida. Você está se reunindo com 12 pais de sua organização que atualmente usam creches. Eles trabalham em diferentes departamentos, têm filhos de três meses a quatro anos e têm vários empregos.

Você deseja usar o grupo de foco para entender as expectativas e atitudes em relação ao currículo, atividades de lazer e alimentação. Você decide ser o anotador e solicitou a Roberta, Diretora de Recursos Humanos, para facilitar a sessão.

Roberta não tem um relacionamento pessoal com nenhum dos participantes e é hábil em ouvir, atrair pessoas e criar um ambiente sem julgamento.

Você marca a reunião para a hora do almoço duas semanas no futuro. Você fornecerá pizza e refrigerante para os participantes. Roberta abre a reunião com perguntas gerais sobre o que as pessoas estão procurando em uma creche.

A partir daí, ela faz perguntas sobre a proporção entre o desenvolvimento de habilidades e o tempo de brincar, os tipos de equipamentos para brincadeiras internas e externas que os pais gostariam de ver e seus pensamentos sobre lanches e almoços.

Quando a reunião termina, os pais ficam entusiasmados com o novo centro de assistência à infância e se colocam à disposição para qualquer dúvida futura. As informações obtidas o ajudarão a montar uma RFP para equipamentos de playground e fornecedores de alimentos.

Você fornecerá as informações sobre o currículo e o desenvolvimento de habilidades ao diretor do centro de assistência à infância para ajudá-lo a desenvolver o roteiro para a aprendizagem.

informação adicional

Alguns grupos focais oferecem incentivos, incluindo dinheiro para participação.

Grupos de foco geralmente fornecem informações qualitativas amplas. As interações e a linguagem corporal fornecem uma compreensão mais profunda das opiniões das pessoas do que os questionários.

As informações qualitativas podem ser analisadas e seguidas de questionários e pesquisas para obter dados quantitativos, fazendo perguntas de classificação ou perguntas fechadas.

Guia PMBOK® – Referências da sexta edição

4.1 Desenvolver a Carta do Projeto

4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

5.2 Requisitos de coleta

Este é um extrato editado do Livro de ferramentas e técnicas de um gerente de projeto (Um acompanhante do Guia PMBOK® – sexta edição) de Cynthia Snyder Dionisio, a ser publicado por Wiley, em junho de 2018.

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