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“O gerenciamento do tempo acabou”, escreve Graham Allcott em seu livro How To Be A Productivity Ninja. Os antigos conceitos de gerenciamento de tempo não funcionam mais, diz ele, porque não temos o mesmo ambiente de trabalho.

O número de fontes de informação aumentou e espera-se que façamos malabarismos e gerencemos tarefas mais complexas enquanto nossas tarefas são menos definidas. “Tudo isso significa que você precisa chegar a um acordo com uma coisa importante: você nunca terá tudo terminado.

Quando você diz assim, é deprimente!

Como ser um ninja da produtividade é a resposta para seus problemas de gerenciamento de tempo. É um livro abrangente que aborda várias maneiras diferentes de aproveitar melhor o dia sem ter que trabalhar mais horas.

Uma das técnicas em que se especializou é o gerenciamento da atenção.

Gerenciando sua atenção

Allcott fala sobre como usar gerenciamento de atenção em vez de gerenciamento de tempo. Em outras palavras, focar sua atenção nas coisas certas, porque sua capacidade de atenção é muito mais limitada do que o tempo disponível em um dia.

Você não consegue se concentrar em um nível alto o dia todo enquanto sua atenção se dispersa. Meu assassino de produtividade pessoal no momento é o Mumsnet ‘Estou sendo irracional?’ fórum.

O gerenciamento da atenção, diz Allcott, é a chave para a produtividade. Então, o que você faz em períodos de pouca atenção, quando não tem o foco mental para lidar com as coisas importantes?

Ele sugere:

  • Arquivamento
  • Encomendar artigos de papelaria e outras coisas online
  • Imprimindo coisas
  • Excluindo e-mails
  • Jogando fora a papelada que não é mais necessária
  • Participar de reuniões das quais você não pode sair, mas sabe que não pode agregar valor
  • Fazendo café!
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Eu amo todas essas idéias. Encontre horários durante o dia em que não esteja sentindo e tenha a lista à mão. Também incluo o WhatsApping para meus amigos porque é uma maneira de manter contato, e Deus sabe que todos nós precisamos dessa conexão pessoal.

3 melhores dicas de produtividade

Uma das coisas que gostei neste livro foram as dicas. Parece que cada página contém algo útil. Aqui estão alguns dos meus favoritos.

1. Confie em seus sistemas

Você precisa ter confiança de que seus processos funcionarão e não o decepcionarão.

Dedicar tempo à criação de sistemas agora o ajudará a criar mais tempo no futuro.

2. Seja organizado

Seja organizado para que, quando estiver de bom humor e no fluxo, não fique lento por não encontrar as informações essenciais de que precisa para continuar.

3. Reduza suas expectativas

Você não pode fazer tudo, então não tente. Acredite que você está tomando as decisões certas sobre o que trabalhar.

Fizemos muito isso depois que os filhos nasceram e, até certo ponto, ainda fazemos.

Devemos ficar fora do caminho?

No entanto, não concordei com todos os seus conselhos. “Uma das piores coisas que você pode fazer é sempre estar disponível”, escreve Allcott. Isso permite que distrações e interrupções entrem, então ele o aconselha a ficar fora do caminho até que você tenha algo para compartilhar ou algum tipo de colaboração para fazer.

Tranque-se no escritório ou encontre um espaço tranquilo longe do resto de sua equipe. Posso ver que isso funcionaria de vez em quando, quando você tem algo crítico em que se concentrar, mas, pessoalmente, não gostaria de tornar isso uma coisa normal.

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Ele também tem muito a dizer sobre a ‘Caixa de Entrada Zero’, que é como filtrar seus e-mails recebidos em pastas para leitura, ação e monitoramento.

Allcott diz que sua caixa de entrada não é sua lista de tarefas. Mas o meu é e funciona para mim. Eu tenho apenas 22 coisas lá no momento e posso ver rapidamente o que precisa ser feito.

O segundo cérebro

A Allcott é ótima em ter sistemas e colocá-los em funcionamento antes que você precise deles. Ele dá o exemplo dos esgotos de construção vitorianos e da rede de tubos sendo ambos projetados com 10 vezes a capacidade exigida no momento. E graças a Deus que sim, ou teríamos alguma grande engenharia civil para fazer agora.

A ideia do segundo cérebro é tire as coisas da cabeça para encorajar o pensamento claro e também para garantir que nada seja esquecido.

É um sistema que gira em torno de listas, checklists e basicamente ter um notebook ou aplicativo disponível para armazenar suas ideias. Essencialmente, é para quando seu próprio cérebro falha: você tem sistemas prontos para ajudar.

Uma segunda ferramenta do cérebro é a lista de ‘espera’. Não é uma lista de tarefas, mas uma lista de coisas que outras pessoas estão fazendo, por exemplo, retornando para você sobre o documento de requisitos do projeto na terça-feira.

Isso evita que você tenha que manter as informações em sua cabeça e significa que você pode perseguir os membros da equipe do projeto conforme apropriado.

“Um Ninja atinge a calma Zen e fica relaxado e confiante sobre o que não pode fazem agora porque seu segundo cérebro está atualizado e lhes garante que o que não estão fazendo está sob controle ”, diz ele.

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A hora do poder

“Qual é a única atividade que, se você fizer isso consistentemente por uma hora por dia todos os dias este ano, torna uma pessoa em seu trabalho bem-sucedida?” Allcott escreve. Qualquer que seja essa atividade, faça-a e esta se torna sua hora de poder.

É uma boa ideia, embora eu tenha dificuldade em pensar em uma coisa que um gerente de projeto faz – comunicação, provavelmente.

“Você se sente mais presente em seu trabalho, mais engajado, mais calmo e mais à vontade com o mundo ao seu redor”, escreve ele. “Esse mundo pode parecer que está queimando com urgência, barulho, pânico e estresse, mas você está preso em uma espécie de casulo. Você está silenciosamente fazendo o que um Ninja faz de melhor: você está enviando e esclarecendo, completando e organizando, uma coisa de cada vez. ”

Allcott passa algum tempo escrevendo sobre quais aplicativos você pode usar para ajudar a armazenar suas listas de verificação e notas. Acho que isso pode datar o livro, enquanto o resto do conselho tem uma vida útil bastante longa.

No geral, se você está se esforçando para fazer tudo, então esta é uma boa leitura, ilustrada com personagens Ninja fofos feitos de materiais de escritório e com exercícios no final de cada capítulo para que você possa colocar em prática o que aprendeu.

No mínimo, ele vai garantir a você que ninguém mais está conseguindo fazer tudo e que escolher e escolher suas principais prioridades é a única maneira de permanecer são em seu projeto ocupado.

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