O que o futuro reserva para os líderes de projeto?
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Como obter êxito na programação de entregas 1

Por Kevin Korterud

Quando eu comecei como gerente de projetos de tecnologia, não era incomum que um projeto tivesse apenas uma entrega. Todas as tarefas do projeto criaram o caminho que levou à entrega única, que em muitos casos era um programa, relatório ou tela. A vida costumava ser tão fácil!

À medida que os projetos se tornavam mais complexos, aumentava a necessidade de várias entregas do projeto que levavam a uma solução completa. Os produtos finais agora representam os “blocos de construção” que formam um elemento fundamental de qualquer projeto.

Enquanto as tarefas de agendamento são um processo bastante simples que envolve a captura de durações, recursos e redes sucessoras / predecessoras, as entregas de agendamento vêm com seu próprio conjunto de complexidades. As entregas nem sempre se comportam de maneira linear, como as tarefas; portanto, considerações especiais entram em jogo com a programação delas. Além disso, normalmente existem pessoas e fatores de expectativa que precisam fazer parte de um modelo de programação de entrega.

Aqui estão três lembretes essenciais para agendar adequadamente os produtos:

  1. Entregas Envolver um Pacote de Tarefas

Enquanto as tarefas são itens singulares que são independentes em um plano de trabalho, as entregas têm algumas etapas extras de empacotamento no caminho para a conclusão.

Um dos erros de programação mais perigosos a serem cometidos com as entregas é ter uma única tarefa em um plano de trabalho que represente a entrega. Isso ocorre devido à variação na duração e no esforço necessário para concluir uma entrega.

As entregas têm um caminho natural para a conclusão que envolve um pacote de tarefas, cuja dinâmica difere das tarefas normais em um plano de trabalho. Os gerentes de projeto precisam incluir essas tarefas extras que mapeiam o ciclo de vida de uma entrega desde o início até a conclusão.

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Por exemplo, um conjunto de amostras de pacotes de tarefas a serem entregues apareceria da seguinte maneira:

Tarefa Entregável

Duração

Recursos)

Construir

Esforço e duração estimados necessários para projetar e construir o produto final

Membros da equipe designados para construir a entrega

Reveja

Com base em um número fixo de revisores suficientes para validar a qualidade da entrega; isso pode variar de acordo com o tipo de entrega

Conjunto finito de revisões com um lead de revisor

Revisões

Esforço e duração esperados para revisões, com base no nível de novo conteúdo ainda não visto pelos revisores

Membros da equipe designados para construir a entrega que trabalha com o líder do revisor em refinamentos

Aprovação

Visão geral de 1-2 horas do conteúdo entregável

Apresentado pelo líder do revisor da entrega

Você pode ver na tabela acima que, antes de agendar pacotes de tarefas a serem entregues, os gerentes de projeto precisam ter um processo de governança para entrega. Um processo de governança de entrega que identifica revisores específicos de entrega e um único aprovador são essenciais para o planejamento eficaz de entregas.

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2. As entregas podem exigir vínculos do tipo tarefa

Estamos todos familiarizados com a criação de vínculos predecessores ou sucessores entre tarefas para formar uma série linear de trabalho necessária para obter um resultado. Esses vínculos servem para conduzir mudanças no cronograma à medida que as condições prevalecentes do projeto ocorrem.

As entregas podem exigir o mesmo tipo de vínculo encontrado nas tarefas. Por exemplo, se você tiver entregas que levem à criação de uma página da web de marketing que envolva várias entregas de fornecedores, as tarefas selecionadas no pacote de entregas poderão conter links de tarefas. Esses vínculos impõem condições que determinam o ritmo no qual as entregas relacionadas podem ser concluídas.

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Digamos que existem três documentos de design de diferentes fornecedores necessários para criar um documento de design geral. A construção do documento geral do projeto não pode terminar antes que esses três documentos do fornecedor sejam todos aprovados. Portanto, no plano de trabalho, atrasos e movimentos de cronograma nas entregas do projeto do fornecedor direcionarão a data real de conclusão do documento geral do projeto.

  1. Disponibilidade de recursos afeta os resultados finais

Além do cenário de ter entregas com dependências, é igualmente provável que tenha um conjunto de entregas que não tenham nenhuma dependência. Essas entregas precisam ser concluídas até o final do projeto, mas não figuram diretamente no resultado final do projeto. Geralmente, são entregas de melhoria de processo necessárias para projetos futuros que não estão prontos para execução.

Quando um gerente de projeto tem uma variedade de produtos não relacionados, a abordagem ideal é agrupá-los em sprints do tipo ágil. O conteúdo de cada sprint de entrega é determinado por um equilíbrio de disponibilidade de recursos para as pessoas que constroem, revisam e aprovam as entregas, bem como qualquer forma de prioridade relativa. Por exemplo, se os revisores de entrega tiverem baixa disponibilidade durante um sprint de entrega agendado, essas entregas poderão ser enviadas para um sprint de entrega subsequente.

A prioridade também pode determinar o conteúdo dos sprints entregáveis. Entregas com prioridade mais alta deslocariam as entregas com prioridade mais baixa para sprints futuros, mesmo que o trabalho tenha começado nessas entregas. Por exemplo, se houver uma forte necessidade de uma determinada ferramenta ser usada por vários projetos, essas entregas serão transferidas para o sprint atual de entrega. O processo de entrega rápida permite agilidade, equilibrando o valor criado a partir das entregas.

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Como compartilhei anteriormente, a vida era muito mais fácil quando os projetos criavam uma entrega. Tempos diferentes exigem abordagens diferentes para gerenciar cronogramas de entregas – especialmente em grandes transformações nas quais pode haver centenas de entregas dependentes e independentes. A última coisa que alguém quer fazer é gerenciar insuficientemente as entregas: deixar um desses “blocos de construção” pode causar a queda da casa.

Que dicas você tem para o cronograma de entrega no ecossistema de projetos de hoje? Compartilhe seus pensamentos nos comentários abaixo.

Publicado
                por Kevin Korterud
em: 03 de março de 2020 15:09 |
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