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Normalmente existem três razões principais para as empresas ultrapassarem os seus processos. Vamos considerar essas maneiras positivas de manter os processos adequados para o propósito.

Razões:

  • Não introduzindo processos centrais imediatamente

Imagine preparar uma nova cerveja. Se você não seguir os 10 estágios principais do processo de fermentação, o produto não terá um gosto muito bom. Se você tiver sorte e criar a cerveja perfeita, mas não registrar o que fez, não será capaz de recriá-la.

Desde o início, seja claro qual é o processo e registre-o. Isso significa que você pode repeti-lo e, à medida que sua equipe se expande, outras pessoas também podem repeti-lo.

  • Priorizando as necessidades dos clientes acima das suas

Imagine assar pão artesanal acessível. Inicialmente as vendas são excelentes. Em seguida, começam os pedidos de sem glúten, todos orgânicos etc. Você deve adaptar sua receita para atender a esses pedidos? Eles se encaixam na visão original?

Ouvir os clientes é importante, mas você também precisa considerar suas próprias necessidades / visão de negócios. Tentar atender a todos quase certamente resultará em um processo que não funciona mais e em um produto insatisfatório.

No entanto, pode haver solicitações que valem a pena incorporar. O feedback do cliente pode ajudar a avaliar como e quando expandir o negócio. Mas antes de fazer isso, certifique-se de que as mudanças se encaixam em seu processo principal.

  • Desenvolvendo um processo de caixa de seleção para atender outras pessoas

Algumas empresas desejam ou precisam de credenciamentos ou certificações, por exemplo ISO9001, para competir em um mercado. Eles escrevem um procedimento que marca as caixas para cada requisito, mas não é criado de forma holística e não se alinha ao processo principal. As pessoas percebem isso como uma tarefa rápida – não algo que seja essencial ou que precise de cuidado e atenção adequados, por isso é negligenciado.

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Os processos devem ser projetados para se alinhar com os processos centrais, de modo que todos os aspectos e atividades sejam considerados parte do trabalho que a pessoa realiza.

Soluções:

Cultura

Se você não quiser superar seus processos, precisará criar uma cultura ágil e responsiva.

Isso requer pensamento unido e trabalho colaborativo, estar aberto a mudanças e capacitar suas equipes para serem criativas e fazerem a mudança acontecer.

Uma boa maneira de construir essa cultura é por meio de grupos de trabalho de processos. Esses grupos são responsáveis ​​por definir o processo, revisar seus sucessos e buscar melhorias.

Os membros desses grupos devem ser selecionados, não apenas por seu conhecimento e compreensão do processo atual, mas por sua energia, sua vantagem, sua capacidade de entusiasmar os outros e de realizar o trabalho.

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O grupo de trabalho deve estar focado no panorama geral e deve estar aberto a feedback. Ele precisa ser objetivo ao revisar o sucesso do processo.

Lembre-se de que as coisas mudam, os processos crescem e evoluem e às vezes as coisas simplesmente não funcionam como você gostaria que funcionassem. Não os veja como fracassos; em vez disso, veja-os como lições para aprender e melhorar.

Os grupos de trabalho também devem estar envolvidos na implementação inicial e precisarão ser um defensor constante do novo processo. Comunicar a mudança e as razões para isso é fundamental. As pessoas devem saber por que estão fazendo algo, não apenas o que precisam fazer.

Avaliação de Desempenho

Para algumas pessoas, as avaliações de desempenho e auditorias podem ser uma parte estressante de seu trabalho.

Como proprietário ou gerente de uma empresa, se você deseja manter seus processos ágeis e responsivos, você precisará mudar essa percepção. Você precisa saber que o trabalho está sendo feito e os processos estão sendo seguidos, mas também não quer que sua equipe fique tão estressada que transforme cada processo em uma caixa de seleção apenas para ter certeza de que poderá passar pela avaliação de desempenho.

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Uma maneira de ajudar a reduzir o estresse é garantir que a equipe entenda que a revisão também diz respeito ao processo em si – não apenas à pessoa que o executa. Essa abordagem mais holística permite que você conclua a auditoria baseada em processos (verificando se o processo é eficaz e eficiente) e evite a mentalidade de ‘caixa de seleção’.

As auditorias de processo devem olhar para:

  • O propósito do processo
  • Qual objetivo de negócios está apoiando?
  • Está gerenciando o risco e explorando as oportunidades?
  • Está cumprindo seu propósito? ou
  • Existem barreiras, bloqueadores ou desperdícios no processo?

Essas auditorias devem ser um verdadeiro reflexo do processo e ser realizadas por pessoas independentes da tarefa / projeto ou do grupo de trabalho do processo.

O feedback dessas auditorias, juntamente com quaisquer outras medidas de desempenho, deve ir para o Grupo de Trabalho de Processos para revisão. O auditor e o grupo de trabalho devem chegar a um acordo sobre as ações corretivas necessárias e identificar quaisquer mudanças ou melhorias no processo.

Espero que essas ideias sejam úteis para ajudar as empresas a alinhar seus processos com o crescimento dos negócios.

Joanna Strahan é fundadora do C2C Process Group e especialista em melhorias de negócios, sistemas de gestão, obtendo credenciamentos, auditorias e inspeções do setor.

Colaboradores de processos oferecem suporte especializado na implementação de abordagens baseadas em riscos e processos, impulsionando eficiências operacionais, monitoramento de conformidade e trabalho colaborativo, além de ajudar as empresas a garantir altos padrões de qualidade, segurança e sustentabilidade.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/process-collaborators/

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