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Este é um artigo de convidado de Christine Unterhitzenberger.

A maioria dos gerentes de projeto passou por uma situação em que considerou realmente difícil uma parte interessada. Isso geralmente causa estresse e é um desafio para os gerentes de projeto encontrar maneiras de lidar com isso.

Um estudo recente da Dra. Clara Cheung e colegas descobriu que os gerentes de projeto experimentam níveis de estresse particularmente altos em relação às suas relações de trabalho. Portanto, estávamos interessados ​​em investigar por que esse é o caso e como os gerentes de projeto podem lidar com mais eficiência com essas situações.

Meus colegas e eu conduzimos uma pesquisa abrangente (que pode ser encontrada aqui). Neste artigo, compartilharei algumas de nossas principais conclusões.

Não existe uma “parte interessada difícil”

Curiosamente, descobrimos que não existe uma “parte interessada difícil”. Às vezes, as partes interessadas são simplesmente rotuladas como “difíceis” e, posteriormente, seu status de “partes interessadas difíceis” é aceito pela equipe do projeto.

No entanto, descobrimos que esse geralmente não é o caso – dificilmente qualquer parte interessada é simplesmente ‘difícil’.

O que acontece é que eles criam situações desafiadoras para o gerente de projetos. Essas situações incluem:

  • questões relacionadas à governança (por exemplo, falta de capacidade de resposta, ausência de relações de trabalho acordadas)
  • falta de conhecimento técnico
  • atitudes em relação ao projeto e aos membros da equipe do projeto
  • expectativas e entendimento (por exemplo, falta de entendimento do trabalho do projeto)
  • o ambiente de trabalho (por exemplo, meio de comunicação).

E o mais importante, geralmente há uma razão para porque essas situações desafiadoras ocorrem – e, conhecendo e entendendo a fonte da situação desafiadora, um gerente de projeto pode estabelecer como lidar com ela de maneira mais eficaz.

Fontes de situações desafiadoras

Descobrimos que o ambiente do projeto desempenha um papel crucial na criação de situações desafiadoras envolvendo as partes interessadas para os gerentes de projeto e que os gerentes de projeto geralmente podem tomar medidas ativas para influenciar e melhorar isso.

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O ambiente estrutural

Em primeiro lugar, o ambiente estrutural, ou seja, a organização, os participantes, os objetivos e a governança podem criar situações desafiadoras.

Exemplo: Se uma parte interessada é negligenciada na análise inicial e se envolve tarde demais, as solicitações apresentadas ou a maneira como tentam fazer parte da equipe do projeto podem fazer com que sejam percebidas como ‘difíceis’. Na realidade eles não são. Eles criam uma situação desafiadora devido ao envolvimento tardio no projeto, que precisa ser abordado.

O ambiente social

Em segundo lugar, o ambiente social pode ser uma fonte para situações desafiadoras. O ambiente social refere-se às redes e interações em termos de como os participantes do projeto lidam entre si.

É sobre como as relações interpessoais são construídas e como a comunicação é personalizada para diferentes grupos de partes interessadas.

Características das partes interessadas

Em terceiro lugar, as características das partes interessadas e os traços de personalidade podem criar situações desafiadoras. Essa fonte não está relacionada ao ambiente do projeto e é aquela sobre a qual o gerente de projeto tem menos controle.

Em alguns casos, os confrontos ocorrem onde há um desalinhamento entre as personalidades, sua posição e importância como partes interessadas e é importante reconhecer isso.

O impacto de situações desafiadoras

Essas situações desafiadoras podem ter um impacto duplo.

1. Eles podem afetar o projeto em termos de cumprimento de critérios ou objetivos de sucesso que, em última análise, poderiam levar à realização de benefícios.

2. Eles afetam a saúde e o bem-estar das pessoas envolvidas.

Situações desafiadoras podem afetar o gerente do projeto como indivíduo, pois podem ter um impacto sobre seu papel, sua saúde e bem-estar. Isso pode chegar ao medo de perder o emprego ou ser substituído em um projeto.

Menos dramático, mas não menos significativo, é o impacto na saúde e no bem-estar, pois situações desafiadoras podem criar emoções como frustração, raiva, isolamento, defesa ou ameaça.

É importante ressaltar que o impacto de uma situação desafiadora envolvendo as partes interessadas pode ir além do projeto individual e afetar várias organizações envolvidas nesse projeto em particular.

Aprenda com situações desafiadoras

Embora sempre exista um impacto, ele não precisa ser apenas negativo. Nosso estudo também descobriu que situações desafiadoras podem levar ao aprendizado organizacional se aproveitadas adequadamente.

Como lidar com o impacto de situações difíceis nos projetos

Portanto, a grande questão é: como os gerentes de projeto lidam com esse impacto?

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Descobrimos que os gerentes de projeto empregam focado na emoção e focado no problema estratégias de enfrentamento para minimizar o estresse pessoal que percebem devido a situações desafiadoras envolvendo as partes interessadas.

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Estratégias focadas em problemas

Estratégias focadas em problemas são esforços para fazer algo ativo para aliviar circunstâncias estressantes.

Estratégias de enfrentamento focadas na emoção

Estratégias de enfrentamento focadas na emoção envolvem esforços para regular as consequências emocionais de eventos estressantes ou potencialmente estressantes.

O que funciona melhor?

Verificou-se que as estratégias de enfrentamento focadas no problema são mais eficazes no tratamento das fontes de situações desafiadoras. Os gerentes de projeto geralmente usam métodos / ferramentas / técnicas de gerenciamento de partes interessadas estabelecidas, como comunicação, construção de relacionamento, identificação de bases comuns ou intervenções críticas (por exemplo, trazer uma nova pessoa para o projeto).

Estratégias de enfrentamento focadas na emoção podem ser menos eficazes para abordar a fonte e podem levar apenas a alívio a curto prazo, mas nossa pesquisa mostrou que os gerentes de projeto freqüentemente as empregavam também.

Os gerentes de projeto costumam usar sua rede pessoal e profissional para compartilhar experiências de situações que consideram estressantes, a fim de lidar com as emoções resultantes. Eles também refletem e se auto-validam ou desabafam e confrontam.

Os gerentes de projeto classificam a saúde do projeto acima da sua

Curiosamente, descobrimos que os gerentes de projeto geralmente estão mais preocupados com a saúde e o bem-estar do projeto do que com sua própria saúde e bem-estar.

Os gerentes de projeto são responsabilizados perante as partes interessadas pelo resultado de um projeto e usam recursos e competências pessoais para atender a essa responsabilidade. Às vezes, isso é prejudicial à própria saúde e bem-estar e uma possível explicação para os altos níveis de estresse em relação às relações de trabalho encontradas no estudo.

Os gerentes de projeto empregam estratégias pessoais de enfrentamento, bem como estratégias de enfrentamento do projeto. Os gerentes de projeto se concentram em como o projeto pode lidar melhor com a situação desafiadora que envolve as partes interessadas e abordar a organização do projeto, buscar apoio externo ou até mesmo passar o papel se encontrarem conflitos de personalidade.

Concluir…

Ao entender o motivo pelo qual as partes interessadas são consideradas “difíceis”, os gerentes de projeto podem desenvolver estratégias mais eficazes para lidar com as situações resultantes nos níveis pessoal e de projeto.

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Mesmo que uma situação desafiadora não tenha um impacto direto no papel ou no bem-estar do gerente de projetos, mas apenas afete o projeto, eles ainda empregam estratégias pessoais de enfrentamento e vice-versa. Isso significa que, se uma situação desafiadora que envolve uma parte interessada afeta negativamente o projeto, o gerente do projeto se sente afetado por ela e percebe a necessidade de lidar com essa situação também em nível pessoal.

Concluímos que o gerenciamento de partes interessadas é uma atividade desafiadora para os gerentes de projeto e que estruturas de suporte apropriadas devem ser estabelecidas para permitir que o gerente de projeto explore completamente as ferramentas e técnicas de gerenciamento de partes interessadas.

Não existe um guia simples sobre como lidar com ‘partes interessadas difíceis’.

Uma ‘parte interessada difícil’ é uma construção complexa enraizada no ambiente do projeto ou nas características das partes interessadas. Somente entendendo por que uma parte interessada é considerada “difícil” é possível desenvolver estratégias apropriadas de enfrentamento.

A base para identificar estratégias apropriadas é o conhecimento e a experiência no gerenciamento geral das partes interessadas com suas ferramentas / técnicas e métodos associados.

Principais tópicos

  • Não existe uma parte interessada difícil: apenas situações desafiadoras envolvendo as partes interessadas.
  • Situações desafiadoras são um risco para os objetivos e resultados do projeto e para a saúde e o bem-estar da equipe do projeto.
  • Os gerentes de projeto empregam uma variedade de estratégias focadas na emoção e no problema para lidar com situações difíceis e com pessoas consideradas desafiadoras.

Leia o trabalho de pesquisa

Unterhitzenberger, C., Wilson, H., Bryde, D., Rost, M. e Joby, R. (2020) O desafio das partes interessadas: lidar com situações desafiadoras envolvendo as partes interessadas. Planejamento e controle da produção, DOI: 10.1080 / 09537287.2020.1776907

Sinta-se à vontade para entrar em contato com [email protected] se você gostaria de ter uma cópia do artigo completo.

Sobre o autor

A Dra. Christine Unterhitzenberger é Professora Associada de Gerenciamento de Projetos na Universidade de Leeds. Ela trabalhou por quase 10 anos na indústria antes de ingressar na academia em 2016. Sua pesquisa se concentra nos aspectos psicossociais do gerenciamento de projetos e está interessada em entender as relações entre indivíduos que trabalham em ambientes de projetos.

Ela é editora de departamento do Project Management Journal e publicou seu trabalho nas principais revistas acadêmicas de gerenciamento de projetos. Atualmente, ela é Presidente do Grupo Consultivo de Pesquisa da Association for Project Management (APM) e também membro do Comitê de Padrões e Conhecimento Profissionais.

Reconhecimento

O estudo relatado aqui foi gentilmente apoiado pelo APM Research Fund. Gostaria também de agradecer aos meus co-autores deste estudo sem os quais o trabalho não teria sido possível.

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