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Estou muito satisfeito por fazer parceria com o software CornerThought, lições aprendidas para este artigo #ad

Há muita conversa nas comunidades de gerenciamento de projetos sobre o quão difícil é capturar as lições aprendidas em gerenciamento de projetos.

Na verdade, não é.

É muito fácil capturar lições aprendidas. É muito difícil encontrar lições úteis que você pode aplicar aos seus projetos agora.

O desafio está na parte de ‘aprendizado’ das lições aprendidas. Organizações não aprendem; eles geralmente não têm estrutura para isso.

Mas e se houvesse uma maneira de encontrar as lições certas na hora certa? Em vez de precisar pesquisar as lições aprendidas nas atas das reuniões, um wiki ou um banco de dados?

Bem, agora existe. O mundo do compartilhamento de conhecimento em gerenciamento de projetos está mudando.

Software das lições aprendidas

Lições aprendidas software para o resgate

Como os leitores comuns devem saber, eu reviso muitas ferramentas de software de gerenciamento de projetos. Às vezes acho que já vi tudo! Mas eu nunca tinha visto uma ferramenta como a CornerThought. Fui convidado para fazer a demonstração da ferramenta e mudou a maneira como penso sobre as lições aprendidas dos bancos de dados.

Esta é uma vitória para algoritmos! Deixe-me explicar o que quero dizer.

A equipe do CornerThought desenvolveu um software que permite apresentar as lições aprendidas ao longo do projeto de maneira estruturada. Ao fazer login, você vê as lições mais relevantes para onde você está e para o seu projeto.

Por exemplo: você está em um projeto de petróleo e gás, fase de execução. Quando você diz isso à ferramenta, ela mostra as lições da fase de execução para projetos similares de petróleo e gás.

Sem pesquisa, sem adivinhar o que outras equipes poderiam ter marcado sua lição. Está tudo estruturado e disponível para você.

Criando um projeto

Então, vamos mergulhar na minha análise do CornerThought. A lição aprendida ainda não está em um nível em que possa determinar automaticamente exatamente quem está envolvido, o local e o restante. Você precisa propagar os dados antes de começar e faz isso criando um projeto.

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Configure um novo projeto e adicione os metadados. Este é o conjunto de parâmetros que definem o escopo do projeto. Por exemplo:

  • Fornecedores / empreiteiros utilizados
  • Cliente
  • Localização
  • Despesas
  • Duração

E assim por diante. Tudo isso é totalmente personalizável para que você possa fazer os parâmetros como quiser.

Como ilustrar as lições corretas aprendidas com o software CornerThought • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 2
Crie seu projeto e adicione lições aprendidas

Então você adiciona tarefas do projeto. Eu pensei que isso seria uma sobrecarga enorme. Quem quer manter um gráfico de Gantt no seu software de gerenciamento de projetos e outro aqui? Mas, na verdade, não é tão difícil. É realmente sobre os processos padrão de gerenciamento de projetos.

‘Tarefas’ são genéricas, e coisas como:

Coisas assim.

Em seguida, adicione pessoas às tarefas: Fred faz gerenciamento de riscos, Marcela faz agendamento. Além disso, você não precisa de mais detalhes. Isso é apenas para garantir que, quando Fred fizer login, ele veja as lições de gerenciamento de riscos primeiro.

Pronto para uso, vem com processos / tarefas padrão muito semelhantes aos Guia PMBOK® – Sexta Edição áreas de conhecimento.

Você pode importar categorias de outros projetos, portanto, é necessário configurá-lo apenas uma vez e, em seguida, a maior parte já está feita para você.

configurando categorias
Você pode adicionar categorias de lições aprendidas manualmente no CornerThought, se quiser, ou importá-las.

Criando uma lição

Então, você realizou a reunião de lições aprendidas e obteve a lição que deseja gravar. Qual o proximo?

No software aprendido das lições do CornerThought, você pode categorizar uma lição como um problema (cuidado com a próxima vez) ou com sucesso (faça isso e obtenha o mesmo sucesso da próxima vez).

Você pode gravar:

  • As causas – não há problema em registrar vários
  • Os impactos e os KPIs afetados. Você também pode atribuir uma criticidade, mostrando o quanto um problema afetou o projeto, por exemplo, em termos de custo
  • A descrição
  • A própria aprendizagem
  • As ações que você está tomando para garantir que isso seja evitado ou capitalizado para a próxima vez.

Você pode adicionar anexos para o contexto.

Importante, você não pode ver quem adicionou a lição aprendida. Isso é intencional e foi projetado para incentivar mais compartilhamento. Se uma lição é ridícula ou inadequada, o gerente de projeto pode excluí-la.

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Como ilustrar as lições corretas aprendidas com o software CornerThought • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 4
Adicionando um sucesso no CornerThought. É muito importante acompanhar o que correu bem, para que você possa replicá-lo na próxima vez

Compartilhar lições aprendidas

Às vezes, existem coisas que você deseja gravar, mas que você precisa manter um pouco abaixo do radar. Estou pensando em relacionamentos e políticas organizacionais, em particular!

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O CornerThought permite escolher com quem compartilhar a lição. Você tem a opção de pessoas da equipe do projeto trabalharem em tarefas relevantes, toda a equipe do projeto ou todos.

Isso é útil para quando você deseja usar as lições aprendidas para a solução de problemas, para encontrar e compartilhar facilmente informações históricas úteis.

Acompanhamento das ações das lições aprendidas

Freqüentemente, queremos tomar algumas ações com base na lição aprendida, talvez aprimorando um processo para garantir que o problema não ocorra novamente. Você pode acompanhar todas as ações relevantes no software.

Adicione a ação atribuí-la a um membro da equipe e adicione uma data de vencimento. Você também pode adicionar outros metadados e categorias, se desejar.

Em seguida, configure notificações para alertá-lo sobre o progresso quando as pessoas concluírem suas ações. Os documentos também podem ser adicionados; portanto, se uma política for atualizada, por exemplo, você poderá anexar uma cópia.

O melhor de tudo é que você pode vincular o documento ao SharePoint em vez de precisar carregá-lo, para ter certeza de que está apontando para a versão mais recente.

Encontrando Lições

OK, você colocou seu projeto e lições aprendidas no software, mas como recuperar algo?

Você pode criar alertas de usuário para receber uma notificação no aplicativo sempre que uma nova lição relevante for adicionada. Mas o poder principal está no algoritmo.

O software de lições aprendidas procura por lições que correspondam aos metadados para o projeto ou tarefa. Ele procura verificar semelhanças com clientes e locais, por exemplo.

Obviamente, o algoritmo exato é secreto, mas produz uma pontuação de relevância e mostra as lições mais relevantes com base em todos os dados que contém.

Há também a opção de ver as ‘novas’ lições aprendidas, que são um feed de coisas que foram adicionadas recentemente. E também é uma ferramenta de software pesquisável, para que você possa navegar também, com resultados de pesquisa classificados mostrando o que é mais relevante para o seu trabalho atual.

No entanto, o poder está no fato de que você não precisa fazer a pesquisa tradicional. O CornerThought fornecerá proativamente o que você precisa.

Como ilustrar as lições corretas aprendidas com o software CornerThought • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 6
Poderosas lições aprendidas pesquisam por projeto com filtros

Definindo permissões de usuário

Você pode definir permissões com base na função. Por exemplo, se você tiver uma função de gerente de projeto, poderá atribuir itens de ação aos membros da equipe.

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Existem várias funções prontas para uso, desde o administrador da empresa até um usuário básico que pode adicionar lições aprendidas para seu projeto / tarefa e ver apenas o que é compartilhado.

Se um usuário adicionar uma nova lição, o gerente de projeto será automaticamente alertado por email.

Resumo da Revisão do CornerThought

O maior problema com o software das lições aprendidas é que os bancos de dados não são intuitivos. Demora muito tempo para procurar nos arquivos para encontrar algo que possa ser útil. O CornerThought remove esse problema e facilita a localização de informações relevantes.

Ele foi projetado para ter tudo a ver com a experiência do usuário, surgindo as lições aprendidas que são relevantes para mim e para o meu projeto.

Nesta revisão do CornerThought, examinei os diferentes recursos, mas ainda não mencionei os relatórios. Você pode criar relatórios, embora não tenha certeza de quanto valor eles agregam além dos recursos do banco de dados e da pesquisa inteligente que já cobri.

Ainda não há um aplicativo para dispositivos móveis, mas o site é otimizado para dispositivos móveis, por isso não importa muito. Se você quiser pesquisar no banco de dados, digamos, em um canteiro de obras, poderá fazer isso facilmente e inserir suas próprias lições em um computador ‘adequado’ quando voltar à base.

No entanto, o software das lições aprendidas é tão bom quanto os dados inseridos. Levará algum tempo para preencher a ferramenta com lições de vários projetos.

Eu posso ver isso funcionando bem em indústrias como petróleo, gás e construção, onde os projetos têm semelhanças de uma maneira que os projetos de tecnologia geralmente não têm.

No geral, fiquei impressionado com o CornerThought. Leva o software das lições aprendidas para um nível totalmente novo, e eu nunca tinha visto nada assim.

Por que não tentar por si mesmo? Clique aqui para se inscrever em uma demonstração e vê-la em primeira mão.

Pin para leitura posterior:

Software das lições aprendidas
Como apresentar as lições corretas aprendidas com o software CornerThought
Como ilustrar as lições corretas aprendidas com o software CornerThought • Guia das garotas para gerenciamento de projetos 8

Procurando um software de lições aprendidas que possa encontrar as lições certas no momento certo? O CornerThought é a ferramenta certa para seus projetos.

Sistema operacional: Conectados

Categoria de aplicação: Gerenciamento de Projetos

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