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Como gerenciar tolerâncias de projeto (com guia PRINCE2) • Guia das meninas para gerenciamento de projetos 2

As tolerâncias são uma parte importante de poder trabalhar autonomamente como gerente de projetos. Você precisa ter autoridade e liberdade de ação para poder mudar a direção em que o trabalho está indo.

No entanto, o patrocinador do projeto é a pessoa responsável pelas decisões que afetam o orçamento e o cronograma do projeto, onde a alteração seria diferente do plano acordado.

Então, como você equilibra sua necessidade de fazer pequenas alterações regularmente e o papel do patrocinador de ser o principal tomador de decisões sobre mudanças?

A resposta é que você não.

Bem-vindo ao maravilhoso mundo das tolerâncias de projetos.

O que é uma tolerância de projeto?

Uma tolerância é uma faixa de desempenho que você manterá. A definição de tolerância do projeto que uso no meu livro, Gerente de Projetos, é a seguinte:

Tolerâncias são o quanto você pode flexionar dentro do seu projeto sem precisar voltar para aprovação.

Uma tolerância de projeto fornece um limite para a área do projeto na qual você pode fazer alterações sem precisar pedir a aprovação do seu patrocinador.

Eles definem sua zona de responsabilidade. Essencialmente, o patrocinador delega autoridade a você para fazer pequenas alterações dentro de um intervalo de impacto. Você pode alterar as datas ou o orçamento, desde que não fique fora da zona.

Ter uma tolerância significa que você pode ficar um pouco ou menos e não precisar voltar continuamente ao patrocinador do projeto e obter aprovação de qualquer variação.

Isso lhe dá uma folga para gerenciar as coisas da melhor maneira possível e ser um profissional sobre como você entrega projetos.

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Qual nível de gerenciamento define as tolerâncias do projeto?

É possível definir tolerâncias para o projeto, para um estágio e também no nível do pacote de trabalho, para que possam se tornar muito detalhados.

As tolerâncias gerais do projeto devem ser acordadas com o patrocinador no início do projeto, para que você saiba em quais parâmetros está trabalhando.

Eles fazem parte do “contrato” que você tem com o patrocinador – e esclarecer isso com antecedência facilitará muito o gerenciamento do projeto (e do patrocinador) à medida que o projeto avança.

Como são definidas as tolerâncias?

Converse com seu patrocinador. Discuta quanto espaço de manobra você acha apropriado. Um bom ponto de partida é de +/- 10% dos prazos já acordados.

Eles podem querer definir um valor mais baixo para as tolerâncias orçamentárias: na minha experiência, os patrocinadores de projetos não desejam gastar 10% acima do orçamento e não sabem disso.

Que tipos de tolerância existem em um projeto?

Tolerâncias positivas (a quantidade pela qual você pode ultrapassar) são as mais comuns.

Uma tolerância positiva é expressa como uma porcentagem positiva. Ele reflete quanto mais tempo / dinheiro / etc você pode ter sem precisar pedir permissão para fazê-lo.

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Tolerâncias negativas são menos comuns, mas você ainda pode usá-las. Eu acho que o sentimento geral é quem se importa se você estiver significativamente abaixo do orçamento ou chegar três meses antes?

Na verdade, as tolerâncias negativas são igualmente importantes. Receber um orçamento baixo significa que você amarrou os fundos da empresa desnecessariamente por um período de tempo e, no atual clima econômico, nenhum patrocinador agradecerá por isso.

Isso não quer dizer que você deva gastar dinheiro da empresa em itens aleatórios apenas para permanecer dentro da tolerância, mas depois que você cair abaixo dos níveis de tolerância, seria um bom momento para rever o orçamento do projeto e liberar qualquer dinheiro que você ganhar ‘ não esteja usando.

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As 6 tolerâncias no PRINCE2

As duas tolerâncias usadas com mais freqüência são orçamento e tempo, embora o PRINCE2 ofereça uma opção de seis tolerâncias: tempo, custo, escopo, risco, qualidade e benefícios.

Vamos ver isso individualmente.

Tabela de tolerâncias PRINCE2

Tolerância de horário / horário

Uma tolerância de tempo é a quantia em que você pode estar acima ou abaixo das datas do cronograma do projeto.

Por exemplo, se a tolerância for de duas semanas, você poderá entregar duas semanas antes ou duas semanas depois sem que isso tenha impacto. Se você for muito cedo, você terá criado um problema para outro projeto; tarde demais e você perdeu o prazo final.

Tolerância de custo

As tolerâncias de custo são aplicadas como uma porcentagem ou uma quantia em dinheiro contra o orçamento planejado.

Por exemplo, em um projeto de 100 mil libras com uma tolerância de 10%, você pode gastar até 110 mil antes de precisar pedir aprovação para mais gastos.

Tolerância do escopo

A tolerância do escopo é um pouco estranha, porque é muito mais difícil quantificar uma variação percentual para o escopo.

A tolerância do escopo é medida como uma variação acordada da descrição do produto e qualquer variação potencial deve ser documentada na estrutura de detalhamento do produto.

Pense na lista de prioridades para tolerância do escopo. A priorização do MoSCoW fornecerá uma lista que fornece potencial de variação na entrega.

Tolerância de risco

Cada risco deve ter um impacto associado, e a tolerância ao risco no gerenciamento de projetos cobre o impacto agregado do portfólio de riscos do projeto.

Por exemplo, digamos que o valor financeiro de todos os riscos do projeto não exceda 5% do orçamento do projeto. Você pode acompanhar isso e, no momento em que o valor financeiro dos riscos exceder 5%, você saberá para escalar o problema. Talvez o projeto precise ter uma abordagem menos arriscada.

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Você também pode definir uma tolerância por risco, como “apenas dois dias de inatividade permitidos para qualquer serviço operacional”. As tolerâncias a riscos dão uma idéia de quais riscos você deve escalar para o Conselho de Projetos.

Tolerância de qualidade

Tolerâncias de qualidade são metas que definem critérios de qualidade e desempenho aceitáveis ​​para um produto e estão documentadas nas descrições do produto.

Um exemplo seria que um produto de software deve ter um tempo de resposta entre 0 e 0,5 segundos quando um usuário clicar em “Enviar”.

Tolerância de benefícios

É difícil pensar em um cenário em que você queira limitar os benefícios do projeto. Portanto, na minha experiência, esse tipo de tolerância raramente é discutido ou usado no final positivo da escala.

Você provavelmente achará útil conversar sobre quanto do benefício você pode perder antes que o projeto se torne inviável.

As tolerâncias de benefício são definidas como um intervalo e farão parte do caso de negócios do projeto. Por exemplo: “Consiga uma economia mínima de 6% no custo de eletricidade para cada uma de nossas lojas, com média de 8% em todas as lojas”. Você documentaria isso em um modelo de gerenciamento de benefícios.

Principais tópicos

  • Converse com o patrocinador do projeto durante a fase de Iniciação do Projeto para saber qual é a sua zona de liberdade de ação aceitável.
  • Documente as tolerâncias acordadas para que você tenha um registro.
  • Acompanhe e monitore o desempenho do projeto em relação a essas tolerâncias para poder escalar quando o projeto parecer que ficará fora da tolerância por qualquer motivo.
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