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Projeto analgésico

Este é um extrato do Project Pain Reliever. Eu contribuí com dois capítulos.

Os requisitos do seu projeto estão mudando constantemente? Espera-se que você faça algo sem realmente saber o que é que você deveria estar fazendo?

Se você se encontrar em uma situação semelhante, aqui está o que pode fazer a respeito.

Nota: Este artigo presume que você está trabalhando em um ambiente preditivo. Se você estiver usando ágil metodologias, você tem outras ferramentas disponíveis para gerenciar as mudanças nos requisitos porque flexibilizar o escopo do projeto está muito integrado no ágil maneira de trabalhar.

No entanto, esse não é o caso de pessoas que estão em um ambiente mais preditivo sem as estruturas e cultura de ágil para apoiar a entrega do projeto.

O que devo fazer?

Quando os requisitos estão sempre mudando, é importante defini-los o mais rápido possível para voltar aos trilhos, mesmo se você não puder ver um futuro tão distante. Trabalhe no que você pode gerenciar e coloque em prática um processo para se adaptar a mudanças futuras.

Estabeleça onde você está agora e como lidará com as mudanças quando algo mudar – porque mudará!

1. Conjunto claro de requisitos

Volte ao seu documento de escopo, termos de referência, caso de negócios ou termo de abertura do projeto. O que este projeto está tentando alcançar?

Isso forma a estrutura básica de seus requisitos. Liste todos os requisitos que você tem atualmente no projeto e certifique-se de que todos estejam relacionados aos objetivos do projeto.

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Peça a todas as suas partes interessadas para revisar a lista e confirmar se ela apresenta a visão atual do que eles querem que o projeto entregue.

Se houver requisitos conflitantes – o marketing quer o widget em azul e o atendimento ao cliente na cor laranja – peça ao seu patrocinador para arbitrar. Pode ser mais fácil fazer com que todos na mesma sala cheguem a um acordo sobre a lista final, embora, se você espera que haja alguns conflitos, você pode organizar sessões individuais com cada um dos seus stakeholders em primeiro lugar.

Este exercício fornecerá uma linha de base para os requisitos do projeto. Quaisquer alterações após isso precisam ser avaliadas e levadas através do processo de controle de alterações.

2. Defina as expectativas

Como parte da conversa com todas as partes interessadas do projeto sobre seus requisitos e a lista definitiva, reserve um tempo para explicar a eles que sempre há um custo associado a fazer uma mudança. Se eles mudarem de ideia no futuro e quiserem adicionar ou modificar um requisito, haverá um preço a pagar. Nem sempre é um preço financeiro.

Como resultado da mudança:

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  • O projeto pode demorar mais ou terminar mais cedo
  • Mais recursos podem ser necessários
  • O resultado pode ser um resultado de qualidade diferente do que foi previamente acordado
  • O projeto pode custar mais.

As mudanças geralmente são desejáveis, portanto, não são algo com que se preocupar. Aceite as mudanças: as partes interessadas devem saber que têm a opção de fazer alterações, se necessário.

No entanto, eles devem fazer isso com pleno conhecimento de qual deve ser o impacto e com a orientação de você sobre como é possível fazer a mudança. Por exemplo, é muito mais fácil acomodar as mudanças no início do projeto.

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Se você está construindo um hotel, não vai ser fácil mudar o layout de todos os quartos quando os decoradores estiverem terminando. Quaisquer alterações menores que não possam ser acomodadas agora podem ser agrupadas em uma Fase 2 ou outro projeto no futuro.

3. Criar (ou revisar) o processo de controle de mudança

Agora que você tem uma linha de base dos requisitos do projeto, precisa saber o que fazer caso seja solicitado a fazer outra alteração.

Um processo de controle de mudanças informa como as solicitações são tratadas para novos requisitos ou modificações nos requisitos existentes. Você pode ter um formal mudar a gestão processo que talvez não esteja funcionando, ou você pode escolher algo menos formal.

De qualquer forma, as etapas a serem seguidas são as mesmas:

  1. Uma solicitação para fazer uma mudança nos requisitos da linha de base é recebida.
  2. A mudança é avaliada em relação a critérios definidos, normalmente o impacto em:
  • O horário
  • Recursos
  • Outros requerimentos
  • O orçamento
  • Riscos do projeto
  • Os objetivos e o projeto como um todo se a mudança for não feito.
  1. É tomada a decisão de implementar a mudança ou não:
  • Em caso afirmativo, documente a mudança, atualize os planos e a programação e informe a todos.
  • Em caso negativo, informe à pessoa que solicitou a alteração que o trabalho não será realizado e os motivos.

Um exemplo de processo de mudança é mostrado no diagrama abaixo.

Um pedido de processo de mudança

Certifique-se de que as partes interessadas do projeto e, em particular, o seu patrocinador, entendam e concordem com o processo de controle de mudanças que você usará de agora em diante.

Você sabe que está em um bom lugar quando …

Você sabe que está em um bom lugar quando:

  • Você tem um conjunto claro de requisitos para atuar como uma linha de base
  • Todos entendem o que fazer alterações nesses meios
  • Todos entendem como as mudanças podem impactar o projeto
  • Você tem um processo em vigor para controlar as mudanças no projeto.
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Mudanças nos requisitos acontecem e geralmente são uma coisa boa – você só precisa estar preparado para elas quando o fizerem, para que não estressem você ou causem preocupação aos stakeholders quando você os apresenta com o impacto da mudança.

Project Pain Reliever, editado por Dave Garrett, é publicado por J. Ross.

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