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Mulher no quadro branco

O que é um projeto de data fixa?

Um projeto de data fixa é aquele que tem uma data de término para entrega definida – e muitas vezes inabalável. Acertar a data é obrigatório, o que significa que não podemos planejar o projeto como faríamos normalmente usando as melhores práticas de programação de técnicas.

Aqui estão alguns exemplos de projetos de data fixa:

  • Projetos jurídicos e de conformidade para ajudar a empresa a cumprir coisas como novos regulamentos introduzidos em um determinado dia
  • Obras de construção em que o projeto está acontecendo em uma área onde há restrições climáticas em certas datas, como na Antártica ou no Oriente Médio
  • Criação do produto onde a data de lançamento já foi publicada
  • Projetos de clientes onde a data é um requisito contratual
  • Projetos que precisam ser cronometrados para se adequar a determinados eventos, por exemplo, épocas de férias ou eliminação de um produto antigo.
  • Casamentos – na verdade, os planejadores de eventos são excelentes no gerenciamento de projetos com datas fixas, pois cada evento tem uma data fixa em que será realizado e o projeto de entrega do evento deve ser feito no prazo.

“Datas de entrega fixas são encontradas em qualquer projeto cuja data de término seja crítica para a geração de receita, serviço a um cliente ou operações de manutenção”, disse J. LeRoy Ward, PMP, PgMP e PMI Eric Jenett, vencedor do Prêmio de Excelência em Gerenciamento de Projetos, quando perguntei a ele sua opinião.

“Por exemplo, muitos projetos de telecomunicações têm datas de término fixas. No caso em que o ‘switch’ de telecomunicações (o computador que opera o telefone e o sistema de dados de um grande edifício ou grupo de edifícios) está sendo trocado por um novo switch, isso geralmente é feito no fim de semana. As operações ou funções de terceirização são outro bom exemplo aqui. Quando uma empresa passa a terceirizar serviços como folha de pagamento, há uma data crítica em que tudo deve ser testado e pronto para entrar em operação para garantir a continuidade das operações. ”

O desafio com projetos de data fixa

Projetos com datas de término fixas apresentam um tipo diferente de desafio de planejamento para os gerentes de projeto. Em vez de ser capaz de analisar e planejar, é-lhe dito o que fazer e quando fazê-lo.

A parte da análise do planejamento precisa assumir um rumo diferente quando o tempo de implementação já está passando.

“O principal desafio é a disponibilidade e alocação de recursos para realizar o trabalho na data de término fixada”, disse Ward.

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Como planejar um projeto de data fixa

Qualquer que seja o motivo da restrição de tempo, a abordagem de planejamento para projetos com prazo determinado deve começar exatamente da mesma maneira que para aqueles sem restrições de tempo.

Calcule a data de término ignorando a data de entrega fixa, mesmo se você tiver que reduzir o tempo de análise para um período mais curto e usar estimativas com um grau de incerteza maior do que o normal.

Isso é chamado de passar para frente pelo plano.

Se sua programação mostra que você pode entregar antes da data prevista, isso é ótimo. Do contrário, passe para o modo de planejamento proativo e seja criativo para encontrar uma maneira de entregar no prazo.

Raramente é impossível entregar no prazo, dada a quantidade certa de recursos, um orçamento ilimitado e um escopo de projeto rigidamente controlado, mas os projetos raramente atendem a esses critérios.

Com projetos de data fixa:

  • planeje de forma criativa para reduzir o tempo da programação, e
  • obtenha o apoio de seu patrocinador para quando você tiver que passar por cima da burocracia do escritório.

Há muito pouco na abordagem do PRINCE2 para gerenciar projetos de data fixa, ou em qualquer outra metodologia de projeto ou padrão que eu encontrei, então reuni alguns conselhos de melhores práticas para garantir que você atinja suas datas de entrega se essas datas forem entregues a você sem negociação.

4 maneiras de gerenciar sua agenda com uma data fixa

Existem 4 maneiras de gerenciar o cronograma de um projeto com uma restrição de data fixa:

  • De volta ao seu projeto
  • Destrua o projeto
  • Acelere o projeto
  • Renegociar a data fixada.

Vejamos cada um deles.

1. De volta aos seus projetos

Stanley E. Portny, em Project Management for Dummies (não ria, na verdade é muito bom), diz que gerenciar as datas de entrega dessa forma é “dar apoio”.

Recuando é quando você começa no final do projeto e trabalha para trás calculando as estimativas de tarefas até chegar hoje. Assim, você encurta automaticamente o comprimento das tarefas quando percebe que está sem tempo. É por isso que não é uma boa ideia.

Ele aponta três armadilhas principais de planejar desta forma:

  • Você pode perder atividades, porque seu foco está mais em cumprir uma restrição de tempo do que em garantir a identificação de todo o trabalho necessário.
  • Suas estimativas de intervalo de tempo baseiam-se no que você pode permitir que as atividades realizem, e não no que elas realmente exigem.
  • A ordem em que você se propõe a realizar as atividades pode não ser a mais eficaz. (p. 92)

Faça um retrocesso no plano, começando na data de término e retrocedendo para ver quanto do escopo original você pode se encaixar, mas esteja ciente do impacto que o retrocesso terá.

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Esteja preparado para ter algumas conversas difíceis com as partes interessadas sobre por que você não pode mais fazer tudo no escopo.

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2. Destruir o projeto

Linda Kretz Zaval e Terri Wagner também falam sobre os aspectos práticos de gerenciar datas fixas em seu livro, Project Manager Street Smarts: A Real World Guide to PMP Habilidades.

Destrua o projeto reduzindo a duração das atividades localizadas no caminho crítico, focando em trabalhar as tarefas mais baratas para reduzi-las e concentrando-se nelas. Isso geralmente é feito colocando mais pessoas no projeto para que o trabalho seja feito mais rapidamente.

Comprima o caminho crítico e você antecipará a data de término do projeto.

Calcule o custo por dia de paralisação do projeto (que é chamado de declive) – então talvez seus stakeholders não estejam tão interessados ​​em fazer você se apressar.

“O travamento pode, na verdade, alongar um cronograma porque adicionar mais pessoas aumenta o número de canais de comunicação de uma maneira não linear”, disse Ward.

“Isso é expresso pela fórmula (N2 – N) / 2, onde N é o número de pessoas. Ao adicionar mais pessoas, um gerente de projeto deve estabelecer uma divisão de trabalho bem planejada. Fred Brooks, pai do OS 360 na IBM colocou isso da melhor forma quando disse: ‘adicionar pessoas a um projeto de software atrasado só o fará mais tarde.’ ”

3. Acelere o projeto

Agilizando o projeto significa realizar tarefas em paralelo em vez de realizá-las em série.

Dê uma outra olhada em seu plano de projeto e identifique as tarefas que você poderia fazer razoavelmente em paralelo com outras atividades, mesmo que em um mundo ideal você não quisesse.

Por exemplo, você pode iniciar o teste do usuário antes que a compilação esteja totalmente concluída em um novo aplicativo móvel, contanto que saiba que alguns recursos que estão sendo testados ainda não existem. Ou podem ser descobertos bugs que deveriam ter sido detectados no teste de regressão e pode haver mais retrabalho a ser feito.

O risco de fazer tarefas em paralelo é que você pode acabar tendo que fazer um retrabalho e há um custo associado a isso.

4. Renegociar a data fixada

O livro de Meri Williams, The Principles of Project Management, é outro de que gostei. Fala sobre como lidar com projetos com datas fixas, que chama de prazos fixos. Voltar, marcar data, definir prazos, é tudo a mesma coisa.

Ela escreve:

Primeiro, calcule quantos problemas você está enfrentando. Divida as entregas, reúna as estimativas e decida quanta contingência você gostaria de ter. Você calcula que o prazo realista para o projeto Next Big Thing é, na verdade, 1º de dezembro. Mas e agora? Como você pode convencer a gerência de que precisa de seis meses extras no plano do projeto?

Ela continua:

Se você está em um ambiente de trabalho maravilhoso e favorável, pode optar por enfrentar esse problema de frente. Vá e explique que o prazo é inatingível, que você simplesmente não pode cumpri-lo.

Vale a pena tentar, certo?

Williams prevê que qualquer um dos gerentes irá substituí-lo por alguém que diz que pode cumprir seus prazos ridículos. Ou a gerência lhe oferecerá mais dinheiro e mais pessoas em uma tentativa de fazer tudo dentro do prazo.

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“O ponto mais importante é tirar a emoção da discussão”, ela escreve.

“Faça com que todos se acalmem e encarem a realidade, falando sobre o que precisa ser feito, em vez da reação emocional de um chefe que está sendo informado de que não pode ter o que deseja e de uma equipe que está sendo solicitada a alcançar o impossível. ”

Como convencer a administração a estender a escala de tempo

Então, como você pode convencer seu chefe de que o projeto precisa de mais tempo?

Bem, se for um requisito regulamentar estar em conformidade em uma determinada data, você não ganhará nenhum ponto perguntando.

Mas se você pensa honestamente que há espaço para mudar a data – e gerentes de projeto experientes costumam me dizer que suas datas de entrega foram feitas por um gerente acima deles na cadeia alimentar, que não tem ideia do trabalho envolvido – então coloque tudo para fora a mesa.

“A melhor maneira de fazer isso é mostrar à administração quanto custará mais para fazer isso em uma determinada data, em oposição a quanto custará se planejado com base nos recursos disponíveis”, disse Ward.

“A questão para a gerência é: o tempo economizado vale o custo? Com o dinheiro aparentemente escasso nos dias de hoje, uma análise como esta pode ter um grande impacto. ”

Ele acrescentou que você também pode mostrar o nível de risco introduzido concluindo na data – risco que pode não existir, ou existir em uma extensão muito menor, se o projeto continuar dentro de um plano mais realista. “Juntos, custos e riscos podem ser um argumento poderoso para fazer as coisas de forma racional”, disse ele.

Como ficar em dia com sua programação

“A chave do sucesso está na capacidade do gerente de projeto de negociar os recursos-chave que serão necessários para cumprir o cronograma e em garantir que estejam disponíveis quando necessário”, disse Ward.

“Além disso, os gerentes de projeto precisam praticar o ‘microgerenciamento’ mais do que fariam ou gostariam, para ter certeza de que sabem o que a equipe está fazendo diariamente.”

Os leitores regulares saberão que não sou um fã de microgerenciamento, mas usei-o como uma técnica para manter a equipe no caminho certo e focada nas coisas certas quando estávamos dentro do prazo.

Mais dicas

Meu livro, Gerenciamento de projetos no mundo real, inclui um capítulo sobre como gerenciar projetos de data fixa com mais conselhos. Esperançosamente, você não está mais seriamente perdido agora quanto a por onde começar com seu projeto de data fixa. Aproveite – às vezes o desafio de acertar a data faz parte da diversão do gerenciamento de projetos.

Uma versão da minha entrevista com J. LeRoy Ward foi publicada pela primeira vez em 2010.

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