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Se você não estiver usando o PRINCE, ou se desejar algumas orientações gerais sobre os documentos de encerramento do projeto e assim por diante, leia o seguinte: Como fechar um projeto.

Um projeto tem um começo, um meio e um fim, portanto, fechar um projeto é uma parte importante do ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

Fechar um projeto com sucesso significa uma transição boa e limpa para a equipe do projeto. Isso envolve a transferência da propriedade dos produtos para a equipe operacional e deixa claro que a equipe do projeto não é mais responsável por eles.

O gerente de projeto e a equipe poderão passar para a próxima tarefa.

Um final claro para o projeto também oferece uma oportunidade para garantir que quaisquer objetivos que não foram alcançados durante o projeto possam ser abordados no futuro.

Como o PRINCE2 lida com o fechamento de um projeto?

O fechamento de um projeto no PRINCE2 usa uma variante do processo de Gerenciamento do limite do estágio, pois essa atividade de fechamento ocorre no final do último estágio. O trabalho necessário para fechar o projeto deve ser planejado como parte desta etapa final.

O processo Fechando um projeto aborda o final do estágio de uma maneira ligeiramente diferente dos outros estágios: em vez de obter aprovação para passar para o estágio seguinte, esse processo obtém aprovação para fechar o projeto e, em vez disso, transferir as operações.

Quais são os objetivos do processo de fechamento de um projeto?

Os objetivos do processo de fechamento de um projeto são:

  • Para verificar se há aceitação pelo usuário dos produtos do projeto
  • Garantir que a equipe operacional possa oferecer suporte aos produtos quando o projeto e a equipe do projeto forem dissolvidos
  • Analisar o desempenho do projeto em relação às suas linhas de base
  • Para avaliar quaisquer benefícios que já foram alcançados, atualize a previsão dos benefícios restantes e planeje uma revisão desses benefícios em algum momento no futuro
  • Garantir que medidas foram tomadas para tratar de todos os problemas e riscos em aberto, com ações ou recomendações subsequentes.
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Como encerro um projeto?

Existem três áreas a serem abordadas ao fechar um projeto.

Primeiro, o gerente de projeto deve verificar se os resultados esperados foram alcançados.

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Isso pode ser feito atualizando o plano do projeto, verificando se todos os produtos foram aprovados e atendendo aos critérios de qualidade e verificando se os critérios de aceitação do projeto foram atendidos.

Segundo, os produtos do projeto devem ser entregues à equipe operacional. Isso pode ser feito de uma só vez ou pode ter acontecido como parte de uma entrega em fases.

Se algo ainda não estiver concluído, prepare uma lista de ações subsequentes para a equipe operacional, incluindo o agendamento de uma revisão dos benefícios posteriormente.

Terceiro, avaliar o projeto. Isso oferece a oportunidade de revisar a intenção original do projeto, conforme acordado no estágio de iniciação, em relação ao que foi realmente realizado.

A avaliação pode ser apresentada como um Relatório final do projeto, que cobre como o projeto foi executado em relação às metas, tolerâncias e cronograma da linha de base. A avaliação também pode incluir um Relatório de Lições Aprendidas, para que outros projetos possam aprender com o que correu bem e o que não correu tão bem nesse projeto.

E se o projeto estiver encerrado antes de ser concluído?

Às vezes, os projetos precisam ser interrompidos antes do término do planejamento. Há muitas razões para isso, incluindo que o ambiente ou estratégia de negócios pode ter mudado, negando a necessidade do projeto.

Se esse for o caso, o projeto ainda poderá ser fechado de maneira controlada, o que permitirá ao gerente do projeto recuperar algo de valor e verificar se a gerência sênior está ciente de quaisquer lacunas deixadas pelo cancelamento do projeto.

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Quando um projeto é encerrado prematuramente, pode haver alguns produtos que foram concluídos. Eles podem ser entregues à equipe operacional, se apropriado.

Também é útil notificar as equipes de gerenciamento que a equipe do projeto será liberada mais cedo e os membros da equipe estarão disponíveis para assumir outras atribuições.

Quando um projeto é interrompido mais cedo, é realmente importante garantir que haja comunicação adequada para a empresa e a equipe do projeto.

As pessoas não gostam de se associar a projetos com falha; portanto, tente comunicar os aspectos positivos do que o projeto conseguiu antes de ser interrompido e explique claramente a lógica de negócios para interromper o projeto no momento.

Onde posso obter mais orientação?

Os manuais do PRINCE2, Gerenciando projetos bem-sucedidos com PRINCE2 e Dirigindo projetos bem-sucedidos com PRINCE2, incluem seções sobre gerenciamento de encerramento de projetos.

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