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Nós tendemos a gastar muito tempo conversando sobre a configuração do projeto, pensando em um caso de negócios completo ou todas as coisas que você precisa fazer enquanto o trabalho do projeto está sendo realizado. Mas há outra área que é sem dúvida tão importante, se não mais do que essas: como fechar um projeto.

O risco de fechamento ruim do projeto

Se você não finalizar e entregar o projeto às equipes operacionais de maneira eficaz, corre o risco de:

  • As equipes de suporte e operação não sabem o que devem fazer com o que o seu projeto entregou
  • Rastreamento de benefícios ineficazes
  • Níveis baixos de treinamento e suporte para usuários ou clientes
  • Altas curvas de aprendizado para os usuários, o que afeta sua capacidade de trabalhar no novo ambiente.

Há um grande prêmio em jogo: os benefícios do projeto. Não foi por isso que você fez o projeto em primeiro lugar? Se os clientes do seu projeto não puderem entender ou trabalhar com o que você lhes deu, eles não o usarão. Se eles não o usarem, a organização não receberá os benefícios planejados.

E se os benefícios planejados não forem entregues, o projeto todo será meio inútil, certo?

A importância do fechamento do projeto

No final do seu projeto, você deve pensar em encerrar seu trabalho e entregá-lo a outra pessoa. Caso contrário, você nunca se livrará disso e será a pessoa que irá para sempre e por um dia.

Um bom documento de fechamento de projeto ajuda isso imensamente. Primeiro, ele indica exatamente quais eram os objetivos do seu projeto. Em seguida, descreve os critérios de sucesso que você especificou para atingir esses objetivos e o que você fez para alcançá-los.

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Não tem certeza sobre os critérios de sucesso? Confira meu guia definitivo para os critérios de sucesso do projeto.

O que existe em um documento de encerramento de projeto

A maneira mais fácil de criar o documento necessário é usar um modelo de encerramento do projeto.

Você precisa de um? Há um no meu pacote de documentos essenciais do projeto.

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No documento, explique o que você pretende fazer. Registre o que você cumpriu com esses critérios de sucesso. Mantenha-se factual. Este não é o lugar para explicar por que você está com três meses de atraso ou muito do orçamento.

Para deixar claro para todos os envolvidos, adiciono uma coluna que mostra a variação do objetivo, ou seja, a que distância você estava do cumprimento dos critérios de sucesso. Isso, é claro, pressupõe que você os excedeu ou não os atingiu.

Se suas habilidades de gerenciamento de projetos são simplesmente fantásticas, você pode escrever “n / a” nessa caixa para mostrar que chegou exatamente no objetivo.

Transferir informações para o documento

Você também usa o documento de encerramento do projeto como uma maneira de registrar informações relevantes para a equipe operacional por meio de uma transferência.

Você descobrirá que cada projeto é um pouco diferente e o que você precisa para registrar as mudanças de projeto para projeto. Portanto, esta seção é deliberadamente vaga, mas pode incluir:

  • Informações sobre os fornecedores que você está usando para suporte e manutenção no futuro.
  • Detalhes de contato de especialistas internos relevantes no assunto.
  • Quaisquer tarefas pendentes que a equipe operacional precisará executar.

Lembre-se de assinar e datar o documento de encerramento do projeto e peça a todas as outras partes interessadas importantes que façam o mesmo. Isso fornece um registro físico (mesmo que as assinaturas sejam eletrônicas) de aceitação nos negócios pelo patrocinador e pela equipe, para que você possa seguir em frente com a consciência limpa.

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Reuniões de encerramento do projeto

A reunião de encerramento do projeto é o lugar para discutir formalmente tudo o que você precisa – na minha experiência, você o possui antes de criar o documento, para que possa registrar o feedback relevante, mas você também pode fazer um rascunho do documento e apresentá-lo na reunião de encerramento.

No final do seu modelo de encerramento do projeto, você pode registrar qualquer outra coisa que saiu da reunião de encerramento do projeto.

Aqui está um infográfico sobre como encerrar um projeto de forma eficaz, para que você não deixe ninguém parado.

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