Como fazer um plano de melhoria de processo
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O gerenciamento de projetos é composto de processos. Os gerentes de projeto e suas equipes dependem desses processos para garantir que um projeto seja executado sem problemas. Mas e esses processos? Eles são cinzelados em pedra ou podem ser melhorados?

Com demasiada frequência, os processos são invocados como se fossem de alguma forma perfeitos e não possam ser tocados. Esse tipo de pensamento é o que rapidamente levará um projeto para fora dos trilhos e possivelmente fará com que ele falhe.

A complacência não tem lugar no gerenciamento de projetos. A análise constante de seus processos é a melhor maneira de alcançar um fim bem-sucedido. Como você aprimora os processos é através de uma técnica chamada melhoria de processos. A implementação do que você aprende por meio da melhoria de processos é feita através da criação de um plano de melhoria de processos.

O que é um plano de melhoria de processo?

Simplificando, um plano de melhoria de processo é um documento que descreve como melhorar seus processos após identificá-los e analisá-los. Em poucas palavras, é como você pode melhorar o que faz.

O plano de melhoria de processo faz parte de um plano geral de gerenciamento de projetos maior. Ele orienta a equipe do projeto sobre como analisar os processos do projeto e descreve onde há espaço para melhorias mensuráveis. Tende a ser um processo iterativo que ocorre ao longo do ciclo de vida do projeto.

O objetivo de um plano de melhoria de processo é encontrar elos fracos na cadeia de processo ou gargalos que estão impedindo o trabalho e, então, descobrir maneiras de corrigir essas ineficiências. Isso faz com que os processos sejam concluídos mais rapidamente, de forma mais eficiente e com maior qualidade de resultados.

Um plano de melhoria de processo também ajudará a reduzir esforços desperdiçados e manter as equipes trabalhando de forma mais produtiva. Ajuda a reduzir qualquer atrito existente nos processos e garante que os processos atendam aos padrões de conformidade regulamentar quando necessário.

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Crie um plano de melhoria de processo em 7 etapas

Fazer o trabalho de identificar os pontos fracos de um processo e não fazer nada a respeito é contraproducente. Pode parecer que o esforço de criar e implementar um plano não vale o investimento.

Mas se você acredita que há falhas no seu processo e não responde para melhorá-las, está se preparando para um problema maior no futuro. Portanto, é sempre do seu interesse responder ao problema e trabalhar para resolvê-lo. Para fazer isso, é necessário um plano. O plano de melhoria do processo pode ser dividido em sete etapas.

1. Mapa

O primeiro passo é obter uma visão geral completa do processo que precisa de melhorias. Pegue esse processo e divida-o em um mapa. Você pode usar uma estrutura de detalhamento de trabalho gratuita no ProjectManager.com para mapear completamente todas as etapas do processo. Isso ajudará você a ter uma idéia de onde estão os pontos fracos do processo.

2. Analise

Agora que você tem o processo em questão mapeado e todas as etapas claramente delineadas, é necessário analisar o processo para ver onde estão os problemas. Observe atentamente cada uma das etapas e veja onde houve um problema, como atrasos, alocação excessiva de recursos, muito dinheiro gasto, membros ociosos da equipe e assim por diante.

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Depois de encontrar esses pontos problemáticos, rastreie o problema até sua origem, a fim de abordar sua causa e como evitá-lo no futuro. Você pode usar ferramentas, como o método de análise de causa raiz, para ajudá-lo.

3. Redesenho

Depois que a causa do problema for descoberta, é hora de redesenhar o processo para melhorá-lo e evitar o problema na próxima utilização. Nesse ponto, convém trazer toda a equipe do projeto.

Afinal, eles são os que têm o conhecimento mais íntimo do processo e a experiência prática com ele. Eles garantirão que não haja pedras sobre pedra e tudo foi documentado no processo. Eles são um recurso inestimável para melhoria de processos e devem ser ouvidos.

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Obtenha suas idéias sobre como reprojetar o processo e fazer um brainstorm com eles para obter mais soluções. Em seguida, analise todas as soluções oferecidas e descubra qual é a melhor e mais provável para melhorar o processo. Agora, você deve pensar no cronograma e nos riscos inerentes ao redesenho.

4. Atribuir

Você identificou o problema e tem uma solução, agora precisa trabalhar nele. Isso significa atribuir seus recursos. As pessoas interessadas serão os membros da equipe que são impactados por esse processo e sua mudança. No entanto, pode ser necessário ir além dessa esfera para outras pessoas na organização com os conjuntos de habilidades necessárias.

Depois de montar uma equipe, forneça instruções detalhadas sobre como redesenhar o processo e por que é importante. Você pode usar o mapa que você criou anteriormente no plano para ajudar nesta etapa.

5. Implementação

É aqui que o plano de melhoria do processo é colocado em ação, o que significa criar uma lista de tarefas e atribuições detalhadas. Essa parte do processo é exatamente como você criaria qualquer plano de projeto, dividindo as entregas em tarefas e atribuindo a cada membro da equipe essas tarefas. Um software de planejamento de projeto pode ajudar.

Você deseja criar uma programação com uma linha do tempo e adicionar tarefas, duração e quaisquer dependências.

6. Comunicação

Quanto melhor sua comunicação, melhor o projeto. Portanto, reserve um tempo para comunicar seu plano à equipe e verifique se eles entendem completamente sua parte. Ouça, esteja aberto a feedback e verifique se a equipe entende que eles serão mantidos informados durante todo o processo. Isso cria adesão e os ajuda a abraçar o novo processo.

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7. Monitor

Depois que a equipe estiver executando o projeto, é importante acompanhar o progresso deles. O monitoramento não é microgerenciador. Ele fornece uma janela para o projeto e permite qualquer ajuste para mantê-lo em movimento conforme programado.

Além disso, depois que a melhoria tiver sido implementada no processo, você deverá monitorar a equipe para garantir que eles a estejam seguindo. À medida que surgem problemas, o processo inicia novamente.

ProjectManager.com gerencia planos de melhoria de processos

Um plano de melhoria de processo não é diferente de qualquer outro plano de projeto. Requer planejamento, programação, designação de equipes e acompanhamento de seu progresso. O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que pode fazer tudo isso e muito mais.

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Gerenciar tarefas e criar cronogramas

Depois de ter um processo que precisa ser aprimorado e ter um plano e uma equipe prontos para executá-lo, o ProjectManager.com vem com os controles necessários para manter o plano funcionando sem problemas. Primeiro, você pode carregar sua lista de tarefas no software e criar um projeto.

Depois que as tarefas recebem uma duração, elas aparecem na linha do tempo do gráfico de Gantt. Agora você pode vincular as tarefas dependentes para evitar gargalos. Se houver alterações, o ProjectManager.com facilita a edição da programação. Basta arrastar e soltar as datas de início e término da tarefa.

Captura de tela do gráfico de Gantt no ProjectManager.com com cronogramas
Transforme suas tarefas em linhas do tempo dinâmicas com nossos gráficos Gantt online.

Os membros da equipe podem gerenciar seu trabalho e colaborar

Os membros da equipe podem ser designados a partir da visualização do projeto do gráfico de Gantt, mas também têm a opção de gerenciar suas tarefas com uma lista de tarefas, calendário ou visualização Kanban. Cada tarefa pode ter instruções detalhadas do gerente de projeto e até documentos e imagens anexados, conforme necessário.

Os membros da equipe podem colaborar no nível da tarefa, comentando, adicionando arquivos e até trazendo outros membros da equipe, marcando-os. Eles são notificados por e-mail e podem participar da conversa. Como o ProjectManager.com é baseado em nuvem, as equipes remotas podem colaborar onde quer que estejam e a qualquer momento.

O Gerenciamento de tarefas apresenta captura de tela com colaboração
Todos podem gerenciar e acompanhar suas tarefas como quiserem com o ProjectManager.com

Acompanhe o progresso à medida que acontece

Os gerentes de projeto podem usar o painel para monitorar seis métricas diferentes do projeto em uma exibição de alto nível, tudo em tempo real. Para uma visão mais detalhada, o ProjectManager.com possui relatórios de um clique que podem ser filtrados para mostrar exatamente as informações desejadas. Os relatórios são ótimos para rastrear o projeto e reportar às partes interessadas, para que eles estejam sempre atualizados.

Captura de tela do painel do ProjectManager.com para rastreamento
Os recursos de rastreamento e relatórios do ProjetManager.com permitem que você saiba exatamente o desempenho de um projeto.

O ProjectManager.com fornece as ferramentas necessárias para aprimorar qualquer processo. Desde a elaboração de um plano de melhoria de processo até a execução desse plano e o monitoramento de seu progresso, o ProjectManager.com possui recursos como gráficos de Gantt e quadros kanban, todos feitos para promover a colaboração e a produtividade da equipe. Use o ProjectManager.com para o seu próximo plano de melhoria de processo, aproveitando hoje a avaliação gratuita de 30 dias.

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