Como fazer um plano de gerenciamento de custos
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Você sabe como as coisas acontecem: você está a alguns meses do prazo e sua equipe não está nem perto de terminar o projeto. Você está ficando sem orçamento e tempo rapidamente e começa a se estressar.

Você deve informar as partes interessadas ou esperar um pouco mais?

Bem, você não está sozinho, pelo menos, pois essa situação ocorre com mais de 45% de todos os projetos de TI em larga escala. Para muitos, isso é prejudicial à linha do tempo de um projeto e ao produto final, com 56% dos projetos entregando menos valor do que o previsto. Caramba. Como você pode impedir que isso aconteça? Um plano de gerenciamento de custos pode ajudar.

O que é um plano de gerenciamento de custos?

Um plano de gerenciamento de custos é um método de estruturar o planejamento e a execução do orçamento de um projeto. Obviamente, isso é feito para concluir seu projeto dentro do prazo e do orçamento. No entanto, sem um plano de gerenciamento de custos adequado, essas duas coisas irão falhar – custando imensamente a você e sua organização.

Além disso, o sucesso do projeto depende do gerenciamento de custos, pois o custo é o principal fator determinante para o sucesso ou o fracasso do empreendimento em geral.

Como você cria um plano de gerenciamento de custos?

Às vezes, o gerenciamento de custos também é conhecido por nomes de subtarefas mais específicos, como gerenciamento de gastos, transparência de custos e contabilidade de custos. Geralmente, é composto por quatro processos: planejamento de recursos, estimativa de custos, orçamento e controle de custos.

1. Planejamento de Recursos

Começando com o plano de recursos, os gerentes de projeto geralmente usam uma estrutura de detalhamento do trabalho para mostrar o projeto e suas entregas em uma hierarquia do mais importante ao menos. Essa parte ajuda os gerentes de projeto a entender para onde a maior parte dos custos será canalizada e quais componentes do projeto exigirão o menor gasto.

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2. Estimativa de custos

O segundo estágio, estimativa de custo, é um processo iterativo, o que significa que ele foi projetado para mudar conforme o projeto muda. Esse estágio utiliza muitas técnicas de estimativa diferentes, determinadas por objetivos conceituais, conhecimento histórico, julgamento de especialistas, técnicas determinativas ou uma base componente a componente.

Historicamente falando, as técnicas determinantes demonstraram ser as mais precisas. No entanto, esse processo só faz sentido usar depois que todos os detalhes do projeto foram mapeados – incluindo o escopo e as entregas. Para projetos que não possuem boa impressão, técnicas de estimativa de custo menos precisas ainda serão valiosas durante esse estágio.

3. Orçamento

Agora, a fase de estimativa de custos pode ter parecido que você já havia mapeado seu orçamento, mas na verdade você acabou de mapear as plantas do seu orçamento. O orçamento do seu projeto será um pouco mais preciso com essa medida e permitirá que o projeto seja realmente bem-sucedido.

Os orçamentos são formados e aprovados após a fase de estimativa e normalmente são liberados para o projeto em uma série de fases, dependendo do progresso do projeto. Isso ajudará o projeto a atingir seus objetivos em cada fase orçamentária, em vez de tentar igualar o orçamento geral do projeto.

4. Controle de Custos

Essa é simples: você medirá o desempenho em valor do dólar do seu projeto em relação ao custo total e à linha do tempo. Isso ajudará a fornecer uma referência durante todo o processo do projeto.

Primeiro, seus requisitos são estabelecidos com antecedência, durante a fase de planejamento do projeto. Em seguida, eles são usados ​​como um método para desafiar os motivos de mudanças no custo. Isso ajudará a corrigir o curso caso um aumento de custos esteja fora da faixa orçamentária e mantenha o projeto fora de controle.

Por fim, seu plano de gerenciamento de custos ajudará você a planejar o custo do projeto e a gerenciar o custo do projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. À medida que seu projeto está em andamento, as despesas do projeto serão completamente documentadas ao longo do projeto, para que seu projeto possa permanecer dentro do orçamento.

Termos e fórmulas do plano de gerenciamento de custos, definidos

Ao mapear seu plano de gerenciamento de custos, você precisará fazer muitos cálculos diferentes, praticar muitas fórmulas e verificar três vezes sua matemática quando terminar. Mas, dito isso, essas ações têm muitos nomes específicos. Vamos defini-los.

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  • TrabalhoDemolirEstrutura: De estilo semelhante ao método em cascata ou a um fluxograma hierárquico simples, este é um layout de trabalho, tarefas e atividades orientadas ao produto a ser executado pelos membros da equipe.
  • Linha de base de custo: Isso é criado pela estimativa de seus custos em relação ao período geral em que seu projeto será realizado. Em última análise, sua linha de base de custo é o que você usará para comparar seu desempenho, geralmente ilustrado em uma curva S.
  • Limiar de controle: Assim como você define sua linha de base, seu limite de custo é o gasto mais alto ou mais baixo permitido pelo projeto. Qualquer coisa acima ou abaixo é considerada inaceitável.
  • Nível de precisão: Essa unidade de medida mostrará como as estimativas de custo serão arredondadas para cima ou para baixo. Seu nível de precisão também será definido pelo escopo e tamanho total do seu projeto.
  • Medição do valor agregado: Essa equação ajuda os gerentes de projeto a medir melhor a quantidade de trabalho que já foi executada no projeto com a maior precisão possível.
  • Estimação de três pontos: Usando esta fórmula, você obterá três números. O primeiro seria o seu melhor palpite (BG) sobre a quantidade de trabalho que uma atividade levaria se fosse executada 100 vezes. O segundo seria o seu estimativa pessimista (P), quanto tempo o projeto levaria e quanto custaria se todos os riscos negativos ocorressem. E seu terceiro é seu otimista (O) estimar se todos os riscos positivos ocorreram.
  • Estimativa de baixo para cima: Essa fórmula envolve o uso de estimativas menores do seu projeto e, em seguida, agregá-las em uma soma total para determinar a estimativa de custo geral do projeto.
  • Estimativa análoga: Essa estimativa é calculada comparando todas as estimativas de custo de projetos anteriores e comparando-as com o tempo e o custo do seu projeto atual. Isso geralmente é feito quando há poucos detalhes do projeto disponíveis.
  • Estimação paramétrica: Essa estimativa é calculada vinculando um custo a cada tarefa e mapeando esse custo com o cronograma do projeto. No entanto, muitas tarefas existem ajudarão você a encontrar sua estimativa de custo total. Isso pode ser feito no ProjectManager.com usando nosso gráfico de Gantt on-line. Aqui, você pode atribuir um custo a cada tarefa e, à medida que o projeto é concluído, o custo total é calculado automaticamente e comparado ao orçamento.
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Como controlar corretamente os resultados

Metade do seu plano de gerenciamento de custos está gerenciando seus custos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Ao monitorar o custo do seu projeto, use seus benchmarks, pois eles serão a chave para decodificar se o seu projeto está no caminho certo, atrasado ou acima do orçamento. Por esse motivo, convém ver seu progresso planejado em relação ao progresso realizado para garantir que você ainda esteja no caminho certo. Muitas pessoas usam o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos (seja por meio da metodologia em cascata, de um gráfico de Gantt ou de uma ferramenta kanban) para avaliar essa métrica.

Quão ProjectManager.com Ajuda no planejamento e acompanhamento de custos

Seja seu próximo projeto grande ou pequeno, você precisará garantir que sua estimativa de custos seja a mais precisa possível e fácil de gerenciar a longo prazo.

Com o ProjectManager.com, você pode personalizar os relatórios do projeto para obter apenas os dados necessários, além de poder ver o progresso real do projeto nos membros da equipe e em suas tarefas.

E esteja usando técnicas determinantes, dados históricos, estimativa análoga ou três pontos para avaliar suas estimativas de custo do projeto, você terá uma ferramenta que pode conectar os dados do projeto e calcular suas estimativas para você. Além disso, com nossos painéis em tempo real, você poderá obter um visual dos benchmarks estimados do seu projeto, para ver se está adiantado ou atrasado com o clique de um botão.

painel de projetos com rastreamento de custos
O ProjectManager.com permite rastrear projetos em tempo real com nossos painéis on-line e relatórios automatizados.

Estimar seus custos e obter uma leitura precisa antes do início do projeto é um dos componentes mais importantes para garantir o sucesso do projeto. É por isso que o ProjectManager.com se dedica a fornecer às equipes o software necessário para planejar estimativas de custo, empregar um plano de gerenciamento e colaborar efetivamente, independentemente de onde estejam localizadas. Inscreva-se hoje mesmo para uma avaliação gratuita de 30 dias do ProjectManager.com.

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