Como fazer um gráfico RACI para um projeto (com exemplo)
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Quanto melhores os membros da equipe souberem suas funções e responsabilidades, melhor será o projeto. Portanto, comunicar distinções de papéis no início do projeto é crucial. Mas como um gerente de projeto pode tornar essas definições claras e óbvias para a equipe?

Existe uma ferramenta chamada RACI, ou um gráfico ou matriz RACI, que ajuda a definir as funções e responsabilidades da equipe do projeto. É uma maneira eficiente de garantir que todos estejam na mesma página e entendam o que precisam fazer. A última coisa que você deseja quando está executando um projeto é confusão.

O que é um gráfico RACI?

RACI é um acrônimo para responsável, responsável, consultado e informado. Um gráfico RACI é uma maneira de atribuir responsabilidades e funções aos membros da equipe encarregados de criar entregas em um projeto. Ele define seus papéis e responsabilidades na equipe e no projeto geral.

É uma ferramenta simples que executa cada tarefa em um projeto e atribui as funções e responsabilidades associadas a ele. Isso deixa claro quem está fazendo o que no projeto e evita qualquer confusão, que pode diminuir a produção e reduzir os custos.

Vamos dar uma olhada no que RACI significa para o significado de cada uma dessas palavras.

Responsável

Cada tarefa deve ter pelo menos um membro da equipe responsável que é quem faz o trabalho para concluir a tarefa. No entanto, pode haver mais de uma parte responsável.

Responsável

Esse membro da equipe é responsável por delegar o trabalho e é quem aprova as entregas antes que possam ser consideradas concluídas. Às vezes, o membro da equipe responsável também é o responsável. Mas toda tarefa deve ter uma pessoa responsável e nem sempre é o gerente do projeto.

Consultado

Esse membro da equipe analisará uma entrega, fornecendo feedback que coloca a entrega no contexto de todo o projeto ou apenas dentro de suas próprias expectativas.

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Informado

Esses são os membros da equipe que devem saber o que está acontecendo com a execução das tarefas, mas não estão apegados a eles com o mesmo nível de responsabilidade que os listados acima. Eles podem receber um relatório geral sobre o progresso, em vez de precisar mergulhar no mato com eles.

Como fazer um gráfico RACI

Todos os projetos podem se beneficiar das expectativas estabelecidas fornecidas usando um gráfico RACI. Mas é realmente útil ao gerenciar vários recursos ou ter dependências de tarefas.

Para aprofundar o processo de criação de um gráfico RACI, vamos criar um projeto. Digamos que você esteja criando uma adição à sua casa, essas três etapas descreverão como você cria um gráfico RACI.

Etapa 1: identificar funções

No topo da sua planilha, liste todas as pessoas envolvidas no projeto. Isso inclui o cliente ou proprietário que está tendo a construção concluída. Depois, há o arquiteto, responsável pela elaboração dos planos. O gerente de projeto está supervisionando todo o projeto, do início ao fim. Há um contratado que, com sua equipe, é responsável pela construção real. É provável que haja muito mais subcontratados, como eletricistas, telhados etc., mas manteremos isso simples.

Etapa 2: Listar tarefas e marcos

Em seguida, você deseja ter uma lista completa de todas as tarefas, incluindo marcos e qualquer tomada de decisão necessária listá-las na coluna da extrema esquerda. Isso inclui revisar os planos pelo arquiteto, estimar o orçamento, obter permissões, preparar o local e fazer qualquer escavação que possa ser necessária. Pode ser necessário estabelecer uma fundação, adicionar vigas e lajes de pedestal, alvenaria, pisos ou coberturas, portas e janelas, instalações elétricas e hidráulicas, utensílios etc.

Exemplo de um gráfico RACI para gerenciamento de projetos
Um exemplo de um gráfico RACI

Etapa três: atribuir cada tarefa a uma função e responsabilidade

Sob cada pessoa da equipe do projeto, adicione R (Responsável), A (Responsável), C (Consultado) ou I (Informado), dependendo de sua relação com as tarefas na coluna da esquerda. Por exemplo, o arquiteto seria o membro da equipe responsável por entregar o plano de projeto concluído, enquanto o gerente de projeto seria responsável por garantir que o plano seja compatível com quaisquer problemas regulatórios. O cliente ou o proprietário seria consultado para garantir que os planos atendessem às especificações, mas grande parte da construção real seria informada apenas do progresso.

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Por que fazer um gráfico RACI?

Quanto mais estrutura, direção e definição clara você puder dar à sua equipe, mais adequados eles serão para realizar o trabalho dentro do prazo e sem desperdiçar recursos valiosos. Um gráfico RACI está definindo expectativas, para que todos estejam cientes do que eles e o restante da equipe fazem. Isso evita redundância ou faz com que os membros da equipe trabalhem uns contra os outros. Tarefas, papéis e responsabilidades são esclarecidos, para que não haja mal-entendidos sobre quem está fazendo o quê. Isso também imbuirá sua equipe com um senso de responsabilidade pelo trabalho deles e saberá quando é o trabalho deles ou quando eles precisam buscar a orientação de outra pessoa.

Um bônus adicional é que essas definições removem grande parte dos problemas de personalidade e da política do escritório que atrapalham a produtividade. Você deu à sua equipe uma estrutura para que eles saibam onde estão e onde estão os outros membros da equipe. As equipes são mais felizes dessa maneira e simplificam as comunicações. Os membros da equipe podem olhar para o gráfico RACI a qualquer momento durante o projeto e saber quem é responsável pelo quê, em vez de ter que afastar todos do que estão fazendo.

Como o ProjectManager.com ajuda na prestação de contas

Basicamente, um gráfico RACI é uma ferramenta para definir a responsabilidade pela equipe do projeto. Esta é uma etapa fundamental no gerenciamento de projetos. Mas uma vez que as funções e responsabilidades tenham sido determinadas, você deseja ter uma maneira de facilitar essas funções e responsabilidades ao longo do ciclo de vida do projeto.

O ProjectManager.com pode ajudar a manter os membros da equipe responsáveis. Por um lado, facilitamos o upload da sua lista de tarefas e a criação de um projeto. A partir daí, o gerente de projeto pode atribuir cada uma das tarefas no seu gráfico RACI a um membro da equipe. Cada tarefa possui uma caixa de comentários onde as direções podem ser adicionadas. O ProjectManager.com possui armazenamento ilimitado de arquivos, portanto, adicione quantos documentos e imagens relevantes forem necessários.

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captura de tela de gerenciamento de tarefas
O ProjectManager.com possui gráficos de Gantt, listas de tarefas e kanban – para que todos possam trabalhar como quiserem.

Os membros da equipe também podem usar a tarefa para se comunicar e colaborar com outras pessoas designadas para a tarefa ou @ o gerente de projeto, que é notificado por email e trazido para a conversa.

Todos na equipe podem acompanhar suas próprias tarefas na seção meu trabalho. Suas tarefas estão listadas e podem ser marcadas como concluídas. O projeto e a data de vencimento também são listados. Basta clicar em uma tarefa individual e obter ainda mais detalhes. Os membros da equipe podem adicionar sua própria lista de tarefas à tarefa para gerenciar seu trabalho e mantê-los no caminho certo.

Os gerentes de projeto podem acompanhar o progresso da equipe com o painel em tempo real, que segue seis métricas do projeto que são atualizadas instantaneamente quando os membros da equipe atualizam seu trabalho. Para uma análise mais aprofundada, o ProjectManager.com possui relatórios com um clique que fornecem dados detalhados sobre o progresso da tarefa, custos e carga de trabalho, entre outros.

captura de tela do painel
O painel do ProjectManager.com acompanha o progresso do projeto em tempo real.

Há uma página de carga de trabalho que permite aos gerentes de projeto garantir que nenhum membro da equipe esteja sub ou superalocado. O ProjectManager.com ajuda você a gerenciar melhor suas equipes, tomar decisões baseadas em dados e otimizar os recursos do projeto em tempo real.

O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que assume as funções e responsabilidades definidas no seu gráfico RACI e as transforma em uma ferramenta dinâmica para gerenciar equipes e carga de trabalho. Os gerentes de projeto obtêm transparência no projeto para monitorar o progresso e realocar recursos para impedir que os membros da equipe sejam bloqueados. Veja como o ProjectManager.com pode manter os membros da sua equipe responsáveis ​​e produtivos ao fazer esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.

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