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Um leitor entrou em contato recentemente e pediu mais informações sobre o controle de versão do documento e como fazê-lo.

O que é controle de versão?

A definição rápida é esta:

O controle de versão do documento é o processo de rastreamento e gerenciamento de diferentes versões (ou rascunhos) de um documento para que você saiba qual é a iteração atual de um arquivo.

O controle de versão é usado para muitos documentos de gerenciamento de projetos, além de outros ativos.

Você o encontrará em outras áreas do seu trabalho, principalmente na codificação, onde os desenvolvedores precisam manter registros meticulosos do que foi alterado e de qual versão é a versão atual do código.

Nesse ambiente, faz parte do gerenciamento de configuração do projeto. Os principais elementos do gerenciamento de configuração não são tão diferentes quando falamos especificamente sobre documentos.

Sinceramente, pensei que já havia abordado esse tópico no blog – certamente é o assunto de um capítulo do meu livro, Atalhos para o sucesso: gerenciamento de projetos no mundo real.

(O capítulo tem apenas algumas páginas; nem mesmo eu posso usar o controle de versão mais do que isso!)

Por que o controle de versão é importante?

Por que você gostaria de saber qual é a versão mais recente de algo?

O controle de versão é importante porque você sabe que todos estão trabalhando na mesma versão de um documento. E você sabe que eles têm a versão mais recente.

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Imagine as horas perdidas se alguém da sua equipe estivesse trabalhando com requisitos desatualizados, por exemplo.

Na verdade, eu não tenho que imaginar essa situação, tendo estado nela! Tornou-se parte das lições aprendidas para nossos projetos. Aprenda com meus erros e acompanhe como seus arquivos estão evoluindo com o controle de versão.

trabalhando em uma mesa

Como começar com o controle de versão do documento

O gerenciamento de configuração sempre me pareceu um título sofisticado para algo que é muito fácil de fazer.

A maneira mais fácil de controlar seus documentos com a versão é fazer com que suas ferramentas de software façam isso por você.

As ferramentas de colaboração de gerenciamento de projetos geralmente têm esse recurso incorporado.

Toda vez que você salva um documento no repositório, ele cria uma nova versão para que você possa sempre voltar e ver as alterações que foram feitas.

usando um laptop

Como o controle de versão funciona?

O controle de versão funciona porque o processo garante que ninguém substitua ou altere as informações inseridas no documento por outra pessoa. Em outras palavras, alguém ‘faz check-out’ do documento e trabalha nele.

Depois, outras pessoas podem acessar e fazer suas alterações, comentar as alterações já feitas, aceitar, rejeitar e editar.

Você continua assim até ter uma versão final do documento com a qual todos possam concordar.

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Como fazer o controle de versão para documentos

Algumas ferramentas de software possuem controle de versão embutido. O SharePoint, por exemplo, salvou vidas quando eu o estava usando, porque mantinha cópias das versões anteriores. Você pode configurar quantas versões ele manteve. Então, se alguém estragou uma versão ou você quis comparar o que foi alterado, você pode facilmente revisar um arquivo de várias iterações atrás.

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O Google Docs possui controle de versão interno, para que você possa ver o histórico de revisões dos seus documentos online.

Verifique o software que você usa – talvez ele já tenha recursos de controle de versão ou eles possam estar ligados.

Como usar a numeração de documentos em uma tabela de controle de versão

Se você não tiver um software que possa fazer isso por você, poderá controlar as versões do documento manualmente.

Adicione uma tabela de controle de versão à frente do documento que diz a versão, o autor, um breve resumo das alterações nessa iteração do documento e a data.

Aqui está como seria a tabela:

Versão Encontro Autor Fundamentação
0,1 1 de março de 2017 Nanette Bailey Primeiro rascunho
0,2 15 de março de 2017 N Bailey Revisão por
arquiteto
0,3 22 de março de 2017 N Bailey e F
Jacobs
Revisão mais ampla
pela equipe do projeto; seção 6
atualizado (novo
datas)
0,4 28 de março de 2017 F Jacobs Revisão final por todos
acionistas;
equipe de projeto
comentários
incorporado
0,5 3 de abril de 2017 N Bailey e F
Jacobs
Versão final
para assinatura;
custos atualizados
1.0 14 de abril de 2017 F Jacobs Emitido
1.1 27 de abril de 2017 N Bailey Atualizada
entregas
(seção 5)

As versões são 0,1, 0,2 etc. até o momento em que o documento é aprovado. Em seguida, torna-se a versão 1.0.

As versões editadas subsequentes tornam-se 1.1, 1.2 ou, se for uma grande atualização, 2.0.

Assim como eles nomeiam novos iPhones ou versões de software! Não se preocupe com os números subindo e subindo. Em um dos meus projetos, estamos atualmente na versão 15 de uma especificação técnica e você sabe o que – está tudo bem.

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trabalhando em um ipad

Você precisa usar números para se referir (e datas para backup extra), para que, quando estiver conversando com os membros da sua equipe, possa fazer referência à versão que está usando ou esperar que eles usem.

Eles podem ver rapidamente na frente do documento se eles têm a versão correta / mais atual.

A maioria dos modelos de documentos que eu uso já tem essa tabela configurada na frente. Depois de concluir, é fácil copiar e colar o formato em outros documentos.

Não é a parte mais interessante do gerenciamento de projetos, mas um bom controle de versão de documentos o manterá organizado!

Como fazer o controle de versão do documento
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